Workshops planen

Jeder, der schon einmal einen Workshop geplant hat, wird Ihnen sagen, dass das eine große Aufgabe ist. Und einen guten Workshop zu planen? Nun, das erfordert Organisation, Konzentration und eine Menge Kreativität. Wie bereitet man also einen Workshop vor, der nicht nur relevant und produktiv ist, sondern auch in Erinnerung bleibt?

Es gibt Menschen, die hassen es, an Workshops teilzunehmen. Wenn sie falsch gemacht werden, können sie eine riesige Verschwendung von Zeit und Geld sein. Wenn sie jedoch gut geplant sind, können sie für alle Beteiligten unglaublich wertvoll sein. Workshops eignen sich hervorragend für Brainstorming, interaktives Lernen, den Aufbau von Beziehungen und das Lösen von Problemen. Deshalb ist die Vorausplanung so wichtig.

Vor dem Workshop

Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Workshop eine wertvolle Erfahrung für alle Beteiligten ist:

Ziele festlegen

Jeder Workshop muss ein Ziel haben. Müssen Sie die Einstellungsverfahren in Ihrem Unternehmen verbessern? Wollen Sie Managern beibringen, wie sie besser organisieren können? Müssen Sie mit einem neu gebildeten Team eine Teambildung durchführen?

Viele Workshops sind reine Zeitverschwendung, weil kein klares Ziel im Mittelpunkt der Diskussion steht. Ohne dieses klare Ziel hat es keinen Sinn, Menschen zusammenzubringen.

Entscheiden Sie, wer teilnehmen wird

Die Entscheidung, wer teilnehmen wird, steht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Ziel. Wenn Ihr Workshop beispielsweise darauf abzielt, eine detaillierte Lösung für ein Problem zu entwickeln, dann wollen Sie wahrscheinlich 10 oder weniger wichtige Teilnehmer. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Wenn Sie aber 50 Personen haben, müssen Sie vielleicht einen Ort finden, der groß genug ist.

Denken Sie bei der Wahl des Ortes an die Logistik und die praktischen Details Ihres Workshops. Werden alle Teilnehmer Ihre visuellen Hilfsmittel sehen können? Wenn Sie eine bestimmte Technologie benötigen, wie z. B. Telekonferenzen, wird der Ort diese unterstützen? Gibt es geeignete Einrichtungen für Pausensitzungen? Werden alle Teilnehmer den Veranstaltungsort erreichen können? Müssen Sie eine Unterkunft für Personen organisieren, die von weit her anreisen? Und welche Verpflegungsmöglichkeiten bietet der Veranstaltungsort?

Erstellen Sie eine Tagesordnung

Nachdem Sie nun wissen, was Ihr Hauptziel ist und wer daran teilnehmen wird, können Sie damit beginnen, eine Übersicht darüber zu erstellen, wie Sie das Ziel des Workshops erreichen werden.

• Hauptpunkte – Erstellen Sie eine Liste der Hauptpunkte, die Sie besprechen wollen, und unterteilen Sie dann jeden größeren Punkt in Details, die Sie Ihren Zuhörern vermitteln wollen.
• Visuelle Hilfsmittel – Listen Sie die visuellen Hilfsmittel auf, die Sie gegebenenfalls für jeden Punkt verwenden werden. Wenn Sie technische Unterstützung benötigen, hilft dies den Personen, die sie bereitstellen, zu bestimmen, worauf sie sich konzentrieren müssen.
• Diskussionen und Aktivitäten – Nehmen Sie sich die Zeit, genau aufzulisten, welche Gruppendiskussionen und Aktivitäten Sie an welchem Punkt des Workshops durchführen werden. Wie viel Zeit werden Sie für jede Übung einplanen? Vergewissern Sie sich, dass die Aktivitäten für die Größe der Gruppe geeignet sind, und stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort über die erforderlichen Ressourcen (z. B. Seminarräume) für die Durchführung der Sitzungen verfügt.

Denken Sie daran: Je detaillierter Ihr Plan ist, desto mehr können Sie sicherstellen, dass Ihr Workshop planmäßig abläuft – und erfolgreich ist.

Entwickeln Sie einen Plan für die Nachbereitung

Die einzige Möglichkeit, herauszufinden, ob Ihr Workshop ein Erfolg war, ist ein effektiver Plan für die Nachbereitung. Erstellen Sie einen Fragebogen, den Sie allen Teilnehmern am Ende der Veranstaltung aushändigen, und geben Sie ihnen reichlich Gelegenheit, ihre Meinung über den Erfolg der Veranstaltung zu äußern. Das kann zwar etwas beängstigend sein, aber nur so können Sie daraus lernen und sich für das nächste Mal verbessern.

Es ist auch wichtig, dass Sie einen Plan haben, wie Sie die Entscheidungen, die während des Workshops getroffen wurden, kommunizieren. Werden Sie eine Massen-E-Mail mit den Einzelheiten an alle Teilnehmer verschicken? Werden Sie sie in das Intranet Ihres Unternehmens stellen? Die Teilnehmer müssen wissen, dass ihre harte Arbeit tatsächlich zu einer Entscheidung oder Aktion geführt hat, also halten Sie sie auf dem Laufenden über das, was nach dem Workshop passiert.

Während des Workshops – Einbindung der Teilnehmer

Wenn Sie einen soliden Plan haben, überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Veranstaltung spannend gestalten können. Sie kennen die Themen, die Sie behandeln wollen, aber wie können Sie die Informationen so gestalten, dass sie Ihrem Team Spaß machen und im Gedächtnis bleiben?

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Workshop liegt darin, alle Teilnehmer einzubeziehen. Wenn Sie sich hinstellen und drei Stunden lang reden, halten Sie nur einen Vortrag und leiten keinen Workshop. Jeder muss sich beteiligen.

Die Gestaltung von Gruppenübungen ist für jeden Workshop anders. Beachten Sie diese Tipps:

• Viele Menschen sind nervös, wenn sie in der Öffentlichkeit oder in einer ihnen unbekannten Gruppe sprechen. Wenn Sie Gruppenübungen planen, halten Sie die Gruppengröße klein, damit die Teilnehmer sich wohler fühlen, wenn sie miteinander sprechen und interagieren.
• Mischen Sie verschiedene Arten von Personen in jeder Gruppe. Wenn zum Beispiel mehrere Abteilungen an Ihrem Workshop teilnehmen, sollten Sie die Mitglieder derselben Abteilung nicht in eine eigene Gruppe stecken. Indem Sie die Teilnehmer ermutigen, mit anderen Abteilungen zu interagieren, können sie lernen, die Dinge aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.
• Legen Sie fest, wie Sie die Ideen der einzelnen Gruppen aufzeichnen werden. Sollen die Teilnehmer sie laut ausrufen, während Sie sie aufschreiben? Oder werden sie ihre eigenen Ideen aufschreiben und sie dann an Sie weitergeben? Dies ist ein kleines, aber wichtiges Detail, das oft übersehen wird.
• Wenn Sie fünf oder weniger Gruppen haben, nehmen Sie sich Zeit, damit das gesamte Team die Ideen jeder kleineren Gruppe bewerten kann. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Liste der Ideen einzugrenzen und die guten Ideen hervorzuheben.

Vergessen Sie nicht, so viel Zeit wie möglich mit lustigen und interessanten Gruppenübungen zu verbringen.

Gesamtwerkstatt-Tipps

Hier sind einige weitere Ideen für einen erfolgreichen Workshop:

• Wenn Sie die Sitzung planen, möchten Sie sie vielleicht auch moderieren. Wie Sie dies effektiv tun können, erfahren Sie in Die Rolle des Moderators.
• Sichern Sie sich das Ziel Ihrer Sitzung oder Ihres Meetings. Lesen Sie unseren Artikel Effektive Meetings, um mehr darüber zu erfahren.
• Beginnen Sie die Sitzung mit einigen Eisbrechern, damit sich alle entspannen und wohlfühlen.
• Wenn Ihr Workshop ein schwieriges oder heikles Thema ansprechen soll, ist es besonders wichtig, die Gruppe zu beruhigen, bevor Sie beginnen. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Geschichte zu erzählen, die in einem lockeren Zusammenhang mit dem Thema steht, bevor Sie mit der Diskussion über das schwierige Thema beginnen.
• Manchmal müssen nicht alle Teilnehmer für den gesamten Workshop bleiben. Zum Beispiel könnte der Geschäftsführer zu beschäftigt sein, um an der gesamten Sitzung teilzunehmen. Ermitteln Sie, welche Abschnitte Ihre vielbeschäftigten Teilnehmer besuchen müssen, und schlagen Sie ihnen im Voraus vor, wann sie ankommen und gehen möchten. Sie werden Ihre Rücksichtnahme zu schätzen wissen.
• Wenn möglich, sollten Sie Ihren Workshop nicht nach dem Mittagessen, sondern zwischen 14.00 und 15.00 Uhr abhalten. Für viele Menschen ist dies die langsamste und unproduktivste Zeit des Tages. Ihre Gruppe wird wahrscheinlich energiegeladener sein, wenn Sie die Veranstaltung auf den Vormittag oder den späten Nachmittag legen. (Wenn Sie den Workshop am frühen Nachmittag durchführen müssen, stellen Sie sicher, dass ausreichend starker Kaffee zur Verfügung steht!)
• Wenn das Ziel Ihres Workshops darin besteht, eine Entscheidung zu treffen, ist es umso unwahrscheinlicher, dass Sie zu einer Entscheidung kommen, je mehr Teilnehmer anwesend sind. Versuchen Sie in diesem Fall, die Zahl der Teilnehmer auf ein Minimum zu beschränken (z. B. indem Sie nach der Veranstaltung Protokolle an Interessierte ausgeben). Es ist auch wichtig, dass Sie sich mit den verschiedenen Strategien für die Entscheidungsfindung im Team vertraut machen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Organisation von Teamentscheidungen.