Technologie má moc posílit naše vrozené lidské schopnosti, pomáhá nám rychleji navazovat kontakty, vytvářet a zdokonalovat dovednosti. To vedlo k rozmachu odvětví digitálního softwaru pro zvýšení produktivity, který se zabývá téměř každým aspektem našeho dne.
Obecná kategorie „software pro zvýšení produktivity“ je však ošidně jednoduchá – ne-li poněkud zbytečná – protože se v ní skrývá množství nástrojů s výrazně odlišnými přístupy a výklady produktivity.
Abyste se v tomto minovém poli mohli orientovat, musíte vědět, o jaký druh řešení pro zvýšení produktivity se jedná. Na základě současného trhu lze software pro zvýšení produktivity do značné míry rozdělit na jeden z těchto čtyř hlavních typů.
📊 Kvantifikace výkonnosti
Tato první kategorie softwaru se snaží produktivitu kvantifikovat – poskytuje čísla, která vám poskytnou určitý druh měření toho, jak si vedete v čase. I když se podstata toho, co měří, může lišit, všechny mají tendenci používat přístup „grafů a statistik“ k uživatelskému rozhraní a převádět váš produktivní výkon do užitečných vizuálních podob. Jde o získání přehledu a sebepoznání, abyste se mohli zabývat procesy a chováním a stanovit si nové ambiciózní osobní cíle.
Todoist
Todoist využívá klasický přístup seznamu úkolů a pomáhá vám pochopit váš pokrok při plnění konkrétních cílů – ať už osobních, nebo pracovních. Pomáhá vám rozdělit velké cíle na splnitelné úkoly a následně sleduje vaši práci a vytváří osobní skóre produktivity. V jednoduchých statistikách si můžete prohlédnout svůj denní a týdenní výkon a vyzkoušet bonusovou funkci Karma, která vás ještě více povzbudí; díky herní podobě vašeho pokroku funguje jako počítadlo kroků pro cokoli, čeho chcete dosáhnout.
Dewo
Dewo vám pomáhá řešit vaše produktivní vzorce, abyste do svého dne mohli zařadit více kvalitní „hluboké práce“. Zachycuje vše, co děláte na počítači, a pomocí umělé inteligence hodnotí produktivní hodnotu každé činnosti. Pomocí toho dokáže odhalit, jak často přepínáte kontext, které aplikace narušují vaše soustředění a kde produkujete nejlepší práci. Tím, že zjistí, kdy přecházíte do stavu flow a kdy jej opouštíte, může dokonce automaticky přepínat režim „nerušit“, aby chránil vaše soustředění. Akční grafy vám pak pomohou provést cílené změny, které pomohou zlepšit váš výkon.
🤖 Odstranění neproduktivní práce
Další významná skupina nástrojů produktivity se zabývá outsourcingem – odříznutím neproduktivních částí vašeho života, abyste měli více času a energie na ty důležité. Za tímto účelem tyto nástroje vždy využívají nějakou formu strojového učení, takže se mohou naučit, jak daný úkol vykonáváte, a začít ho přirozeně vykonávat na stejné úrovni vaším jménem. To znamená, že se zaměřují na jednoduché, opakující se administrativní úkoly – jako je zadávání dat a správa kalendáře.
Sledování času
Sledování času, které je nezbytné pro fakturaci a řízení ziskovosti až po správu zdrojů a kalkulaci nákladů na projekty, je jedním z největších nutných administrátorských zel. S nástrojem Timely však můžete celý úkol automatizovat. Automaticky zachycuje vše, na čem pracujete, a pomocí umělé inteligence za vás sestavuje přesné časové výkazy. Všechny údaje zůstávají zcela soukromé pouze pro vás – samotné návrhy časových výkazů potřebují vaše schválení, než je uvidí kolegové a manažeři. Nemusíte zapomínat zastavovat časomíry ani se namáhat, abyste si vzpomněli, na čem jste pracovali – vše probíhá na pozadí, takže se můžete soustředit jen na svou práci.
X.ai
Meeting Tetris je ideálním kandidátem do této kategorie softwaru pro zvýšení produktivity. Místo klepání e-mailů a laborování s rozvrhy, abyste se dohodli na čase, který bude vyhovovat všem, můžete nyní tento úkol přenést na nástroje, jako je X.ai. Ty se připojí k vašemu kalendáři a pomocí definovaných pravidel zajistí naplánování schůzky na jedno kliknutí, přičemž se postarají o případné následné zpětné zasílání e-mailů. Ty nejlepší se dokonce dokáží naučit produktivní návyky každého z nás a vybírat časy schůzek s minimálním dopadem na prostor pro hluboké přemýšlení každého z nás.
🏄♂️ Zjednodušení procesů
Obrovská část softwaru pro zvýšení produktivity se zaměřuje na poskytování zkratek – zjednodušuje těžkopádné procesy a pracovní postupy, aby se minimalizovaly. Na rozdíl od předchozí kategorie problémy zcela neodstraňují – pouze usnadňují jejich zvládání. Mohou mít podobu zásuvných modulů prohlížeče a integrací aplikací, stejně jako softwaru na míru pro konkrétní úkoly. Většina těchto nástrojů v podstatě organizuje a zjednodušuje náš digitální pracovní prostor – od vyhledávání souborů, sdílení dokumentů a ukládání hesel až po přetahování dat mezi nástroji a ukládání odkazů na zdroje pro budoucí použití.
Evernote
Pokud pracujete s několika různými zařízeními, jistě znáte tu bolest, když se mezi nimi snažíte synchronizovat poznámky. Možná se přistihnete, že si vytváříte hloupá řešení – posíláte si informace e-mailem nebo přes WhatsApp nebo za sebou necháváte roztroušené stopy v několika aplikacích. Evernote pomáhá všechny tyto nitky propojit a poskytuje centrální evidenci a přístupový bod pro vaše digitální poznámky. Do jeho systému můžete integrovat i ručně psané poznámky, takže nezůstane pozadu ani nic analogového.
SaneBox
Tato aplikace slouží k organizaci vaší e-mailové schránky, abyste měli přehled o zprávách s nejvyšší prioritou. Pomocí umělé inteligence řadí a filtruje vaše e-maily a ty s nízkou prioritou, jako jsou newslettery a zprávy „CC“, přesouvá do samostatných složek. Zůstane vám přehledná doručená pošta seřazená podle priorit a zaměřená na nejdůležitější komunikaci.
🧠 Zajištění disciplíny a soustředění
Tato poslední skupina softwaru se snaží zaměřit na vaše návyky a chování – pomáhá zajistit motivaci a disciplínu pro posílení vašeho soustředění a vytrvalosti. Jako produktivní „hacky“ nabízejí drobné, praktické strategie, jak se zapíchnout do práce. Nejsou pro každého (a některé mohou působit trochu trikově a prázdně), ale některé se ukázaly jako velmi oblíbené – zejména nástroje pro sledování produktivity pomocí techniky Pomodoro.
Svoboda
Tato aplikace řeší váš zlozvyk prokrastinace rozhodně pevnou rukou. Efektivně omezuje čas, který můžete strávit na neproduktivních webových stránkách a aplikacích, a po dosažení stanoveného časového limitu vás od nich uzamkne. Dokonce můžete zablokovat celý internet a chránit se tak před sebemrskačstvím na další úrovni – to je obzvlášť užitečné, pokud se snažíte zdokonalit své hluboké pracovní dovednosti!
Pomodoro Tracker
Tato aplikace využívá populární techniku Pomodoro, která vám pomůže rozdělit den na zvládnutelné 25minutové úseky soustředěné práce. Po každém úseku následuje pětiminutová přestávka, po níž následuje obnovení a opakování. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
