11 jednoduchých tipů pro efektivní správu e-mailů

Kolik času denně strávíte správou e-mailů? Hodinu? Třicet minut? Několik hodin? Možná půl dne?

Ačkoli je e-mail určen k usnadnění komunikace, mám podezření, že se někdy stává kontraproduktivním nástrojem, protože trávíme tolik času správou svých e-mailů! Zamyslete se například nad těmito případy:

• Překlikáváte se někdy do své schránky, přestože jste ji zkontrolovali teprve před pěti minutami?
• Strávíte každý den mnoho času správou e-mailů, například vyhledáváním minulé pošty, tříděním, organizováním a mazáním staré pošty?
• Jsou pro vás e-maily často prioritou, místo abyste skutečně něco dělali?
• Jsou dny, kdy trávíte více času ve schránce než pořádnou prací?

Nakonec je pro vás e-mail jen nástrojem k vyřizování úkolů. Níže uvádíme 11 tipů, jak zlepšit správu elektronické pošty:

Zpracovávejte poštu jednou denně

Přestože kontroluji poštu několikrát denně jen proto, abych byl v obraze (pro případ, že se děje něco podivného, jako například výpadek mého webu, nebo když přijde naléhavý požadavek), nezpracovávám ji hned. Dělám to jen jednou denně, buď na začátku dne, nebo večer.

Vyhraďte si denně časový úsek na zpracování e-mailů. Pokud to v tomto časovém rozmezí nestihnete, pokračujte další den. Důležitější z nich upřednostněte a ostatní pusťte z hlavy. (Viz bod č. 2).

Pokud pracujete na pozici na pracovní úrovni, kde dostáváte velké množství e-mailů, které jsou časově náročné, stále můžete tento postup uplatnit v praxi. Jde o to, aby vám e-maily neovládly život. Pamatujte, že je to nástroj, který vám pomáhá při práci, a ne práce samotná.

Prioritizujte 20 % e-mailů; 80 % e-mailů odložte

Ne všechny e-maily jsou stejné. Miluji pravidlo 80/20, protože se vztahuje na každou oblast našeho života. Včetně e-mailů. Pravidlo 80/20 je myšlenka, že 20 % vstupů je zodpovědných za 80 % výstupů v každé situaci. Proto, chceme-li být efektivní, měli bychom se zaměřit na 20 % vstupů, které vedou k 80 % výstupů. Stejně tak bychom se měli zaměřit na 20 % e-mailů s vysokou hodnotou, které vedou k maximálním výstupům.

Mých 20 % e-mailů jsou ty, které mi zajistí další průlom v práci. Mohou to být žádosti o média, místa pro rozhovory, příležitosti k navázání kontaktů, obchodní kontakty, příležitosti k přednáškám a další věci, které vedou k mým 20% obchodním cílům. Mezi mými 20 % e-maily jsou také lidé, kteří investovali do mé práce, například klienti mého koučování 1-1, přednášející a čtenáři, kteří si koupili mé kurzy a produkty. V neposlední řadě sem patří také korespondence s mými dobrými přáteli. Vše ostatní patří do 80 % pošty.

U 20 % e-mailů jim dávám výraznou prioritu. Obvykle na ně odpovídám okamžitě (zejména pokud splňují pravidlo 1 minuty v č. 9); pokud ne, dostanu se k nim za 1-3 dny. Na 80 % mailů odpovídám delší dobu, někdy dokonce neodpovídám také (viz bod č. 4).

Mějte složku „Odpovědět do XX dne“

Maily, které vyžadují vaši odpověď, ukládejte do složky „Odpovědět do XX dne“, kde XX je den v týdnu. Každý týden si na odpovědi na e-maily vyhradím tři dny – úterý, čt a so. Nejsem tak pod tlakem, abych odpověděl okamžitě, kdykoli poštu dostanu. Přečtu si ji, v duchu ji vezmu na vědomí a přemýšlím nad ní, dokud nenastane čas odpovědět (v průměru 3-8 dní od obdržení pošty).

Uvědomte si, že nemusíte odpovídat na každou poštu

Přes to, co si myslíte, nemusíte odpovídat na každou poštu. Někdy může být za odpověď sama o sobě považována i žádná odpověď po určité době.

Dostávám velké množství pošty od čtenářů a po určitou dobu jsem odpovídal na každou došlou poštu. Nic mi to nepřineslo. Celý den jsem trávil jen odpovídáním na poštu a na konci dne jsem byl vyčerpaný a neschopný skutečné práce. A je zajímavé, že téměř na všechny maily, na které jsem odpovídal, jsem nikdy nedostal žádnou zpětnou odpověď (ani potvrzení nebo poděkování), a to ani když jsem posílal doplňující otázky, abych jim dále pomohl. Mám podezření, že polovina mailů se nečte, a druhá polovina jsou maily, které lidé posílají impulzivně a na odpovědích jim nezáleží. Každopádně jsem si uvědomil, že je mnohem efektivnější využít čas na hodnotnější úkoly, jako je práce na hodnotných a obsahově bohatých produktech, podpora mých klientů koučů 1-1, nové projekty a psaní nových článků.

Nestresujte se příliš tím, že musíte odpovídat na každý jednotlivý mail. Odpovídejte, pokud to pomůže, ale pokud náklady na odpovědi nepřevýší přínosy, možná nemá cenu se tím zabývat. Nechte to být a věci se časem vyřeší samy.

Vytvořte si šablony odpovědí, pokud často posíláte podobné odpovědi

Podíváte-li se do složky odeslaných zpráv, pravděpodobně najdete trend ve věcech, na které odpovídáte. Poštu, kterou dostávám na své stránky, lze obvykle zařadit do jedné z několika kategorií: (1) zpětná vazba / děkovná pošta (2) koučování 1-1 (3) žádosti o recenze knih/produktů (4) dotazy na mluvení (5) ostatní. Pro (1) a (2) používám šablony, které jsem si předem napsal a které používám ve svých odpovědích. Když odpovídám, upravím je podle toho, aby odpovídaly potřebám původního mailu. Tím jsem ušetřil obrovské množství času oproti minulosti, kdy jsem e-maily psal od začátku.

Čtu jen ty e-maily, které jsou relevantní

Předplácím si několik newsletterů – například o fitness, svépomoci, blogování a podnikání, ale nečtu všechny e-maily, které mi posílají. Ani je nemažu, protože vím, že obsahují cenné informace. Místo toho si v gmailu nastavím jejich automatickou archivaci do různých štítků (složek). Blogové maily se archivují do složky blogy, fitness maily se archivují do složky zdraví & fitness a tak dále. Od této chvíle mám asi 30 složek. Čtu je pouze tehdy, když chci získat další informace k danému tématu.

Nemusíte číst každý mail, který vám přijde. Vyberte si, co je pro vás relevantní.

Strukturování pošty do kategorií

Složky (nebo štítky, pokud používáte gmail) slouží k tomu, aby vám pomohly uspořádat poštu.

V první řadě používejte systém pojmenování odpovídající tomu, co děláte. Pokud jsou nyní vašimi největšími prioritami například (1) psaní knihy a (2) hubnutí, pojmenujte složky podle toho.

Druhé, používejte hierarchickou strukturu. složky první úrovně jsou pro velké kategorie, složky druhé úrovně pro podkategorie atd. Například já mám jako složku první úrovně „Admin“ a jako složky druhé úrovně „Zálohování“, „Účetnictví“, „Účty“ atd. V případě potřeby mám složky třetí úrovně pro jejich další segmentaci. Gmail má doplněk, který umožňuje používat štítky různých úrovní (Nastavení > Štítky > Vnořené štítky)

Používání filtrů (č. 8) k automatickému uspořádání pošty do složek funguje zázračně.

Používejte filtry

Filtry jsou nástroje, které vám pomohou automaticky roztřídit poštu, když se do ní dostane. Pro filtr jsou zapotřebí 2 základní věci – (1) Termín, který se má hledat (2) Akce, která se má použít, pokud se termín shoduje. Od této chvíle mám v gmailu nastaveno asi 20 různých filtrů pro různé e-mailové adresy, názvy předmětů, texty těla a podobně. Podle toho, o jaký filtr se jedná, se pošta automaticky roztřídí do příslušné složky / archivuje. Tím se minimalizuje množství administrativních úkonů, které musím provádět.

Tady je můj videonávod, ve kterém se podělím o to, jak jsem nastavil své e-mailové filtry, abych dosáhl nulové schránky: 3 jednoduché tipy, jak dosáhnout nulové doručené pošty pomocí e-mailových filtrů

Při odpovídání používejte pravidlo 1 minuty

Pokud odpověď trvá do 1 minuty, odpovězte na ni okamžitě a archivujte ji. Nenechávejte ji ležet v poštovní schránce celou věčnost. Ještě více úsilí vás bude stát, když ji necháte viset ve své mysli a budete si neustále připomínat, že musíte odpovědět. Jen se ujistěte, že při odpovídání dodržujete časový rámec 1 minuty, aby vám to nezabralo více času, než je třeba. To mi pomáhá vyčistit velkou dávku pošty v krátkém čase.

Nastavte si limit času, který strávíte ve schránce

Kromě pravidla 1 minuty omezte celkový čas, který strávíte ve schránce. Až budete příště kontrolovat poštu, změřte si čas. Zjistěte, jak dlouho vám trvá zpracování, čtení, odpovídání a třídění pošty. Pak se sami sebe zeptejte, kolik z tohoto času je dobře stráveného. Je pravděpodobné, že většina z něj posloužila naprosto zbytečně.

Občas dostanete e-maily, které jsou znepokojivě dlouhé. Tyto e-maily projděte, zjistěte, zda je v nich něco pro vás relevantního, a pak je podle toho zpracujte. V případě potřeby na ně odpovězte (a použijte pravidlo 1 minuty); pokud nemáte v plánu odpovídat, archivujte je. Pokud se chystáte odpovědět, necítíte potřebu odpovídat dlouhým mailem jen proto, že dotyčný napsal dlouhý mail. To poslední, co chcete, je výměna e-mailových esejů, která nechtěně vyústí v pád do e-mailové černé díry. Přihlaste se do schránky, udělejte to, co potřebujete, a hned poté ji opusťte.

(Nemilosrdně) odhlašujte se od věcí, které nečtete

Při svém křižování po webu se pravděpodobně impulzivně přihlásíte k odběru slušného množství newsletterů a kanálů, o které pak ztratíte zájem. Pokud se přistihnete, že opakovaně mažete poštu ze svých odběrů, je to signál, že byste se prostě měli okamžitě odhlásit.

Získejte verzi manifestu tohoto článku: 11 tipů na efektivní správu e-mailů

Původní článek: 11 jednoduchých tipů na efektivní správu e-mailů | Osobní dokonalost

Fotografie: Podnikatelka kreslí e-mailovou obálku přes .com