Telefonisté poznají automatický obslužný systém jako systém, který příchozí hovory do organizace vítá nahraným uvítáním ve tvaru: „Děkujeme, že voláte na ….. Pokud znáte koncovku účastníka, můžete ji kdykoli během této zprávy vytočit.“. Volající, kteří mají dotykový telefon (DTMF), mohou vytočit číslo vnitřní linky nebo ve většině případů vyčkat na pomoc operátora („obsluhy“). Vzhledem k tomu, že telefonní síť nepřenáší stejnosměrné signály z telefonů s rotační volbou (s výjimkou slyšitelných kliknutí), musí volající, kteří mají telefony s rotační volbou, čekat na asistenci.
Na čistě technické úrovni by bylo možné tvrdit, že automatická obsluha je velmi jednoduchým druhem IVR, nicméně v telekomunikačním průmyslu se pojmy IVR a automatická obsluha obecně považují za odlišné. Automatická obsluha slouží k velmi specifickému účelu (nahrazuje živého operátora a směruje hovory), zatímco IVR může plnit nejrůznější funkce (telefonní bankovnictví, dotazy na účet atd.).
Automatická obsluha často obsahuje adresář, který umožní volajícímu vytočit jméno, aby našel uživatele v systému. Pro tyto adresáře neexistuje žádný standardní formát a mohou používat kombinace jména, příjmení nebo obojího.
Následující seznam uvádí běžné kroky směrování, které jsou součástí automatické obsluhy (jakékoli jiné kroky směrování by byly pravděpodobně vhodnější pro IVR):
- Přepojení na vnitřní linku
- Přepojení do hlasové schránky
- Přehrát zprávu (tj, „Naše adresa je …“)
- Přejít do podnabídky
- Zopakovat volby
Kromě toho, od automatické obsluhy by se očekávalo, že bude mít hodnoty pro následující položky
- „0“ – kam přejít, když volající vytočí „0“
- Časový limit – co dělat, když volající nic nedělá (obvykle přejde na stejné místo jako „0“)
- Výchozí schránka – kam posílat hovory, pokud „0“ není zvednuta (nebo neukazuje na živou osobu)