Podle zprávy společnosti PMSolutions „State of the PMO“ se procento organizací s kanceláří projektového řízení (PMO) zvýšilo z 61 % v roce 2007 na 71 % v nedávné době (2017).
Firmy soutěží ve stále se měnícím prostředí digitální složitosti. To vytváří zvýšený tlak na realizaci většího objemu projektů s omezenými zdroji a zároveň na růst firmy. Rychlá digitální expanze a neustálé narušování technologií vykořeňují stabilní odvětví a společnosti si musí udržet a zvyšovat svůj podíl na trhu, nebo zemřít po meči při pokusech.
Balancování mezi více projekty je stále důležitější, protože organizace si uvědomují jeho hodnotu v konkurenčním prostředí, kde maximalizace zdrojů a trefování se do časových plánů může být v tomto rychlém prostředí rozdílem mezi potopením nebo potopením.
Zásady řízení PMO jsou založeny na standardních metodikách zdokumentovaných v PRINCE2 nebo pokynech z PMBOK, které se zaměřují na plánování, organizování, personální zajištění, realizaci a kontrolu činnosti organizace s cílem zajistit maximální výstupy s minimem chyb.
Ale existuje univerzální kancelář pro řízení projektů? Podívejme se, co PMO dělá a zda by vaše organizace měla tento přístup při řízení projektů zvážit.
Co je to PMO a proč ji potřebujete?
PMO hraje klíčovou roli při řízení projektů ze strategické úrovně. Na rozdíl od projektového řízení, které se zaměřuje na každodenní činnosti v rámci projektového týmu, PMO funguje jako rámec pro projektové manažery a poskytuje metodiky a šablony PMO pro řízení programů v organizaci. Řídí zdroje projektového řízení potřebné k udržování a zavádění projektů. Pomáhá také specifickými nástroji PMO, jako jsou Smartsheet, Pert a Ganttovy diagramy, které poskytnou ostatním týmům návod a podporu při řízení projektů.
Vedoucí týmy v organizaci mají obvykle jinou důležitou práci, na kterou se musí soustředit při řízení podniku, a nemají kapacitu nebo případně dovednosti, aby sledovaly všechny projekty ve hře na vysoké úrovni.
Projektoví manažeři jsou zaneprázdněni svými každodenními činnostmi a svými týmy, takže tato propast zůstává bez obsluhy a nikdo z 30 000 stop neurčuje priority, jak realizovat mnoho projektů, které organizace potřebuje ve fiskálním roce splnit. Komunikace je rozkolísaná, protože vrcholový management nemá solidní celkový přehled o stavu svého podniku na nejnižší úrovni.
Odpovědnosti PMO
Řízení
Stanovení osvědčených postupů pro rozvoj programů v celé organizaci. Zaměřuje se na postupy prostřednictvím standardizace metodik PMO potřebných napříč odděleními.
Komunikace
Překlenout propast mezi vrcholovým vedením, vedoucími oddělení a projektovými manažery, aby se zajistilo zefektivnění komunikace a aktualizace stavu projektu, může být ve velkých organizacích mamutí úkol. Centralizace této funkce PMO zajišťuje, že vrcholové vedení ví, které projekty jsou ohroženy, a potenciálně upozorňuje na promarněné příležitosti se záměrem zavést akční plán k nápravě klesající trajektorie projektu.
Řízení zdrojů
Organizace PMO řídí vzájemné závislosti mezi projekty, čímž minimalizuje plýtvání zdroji a chyby i opakovatelnou práci, která již byla vykonána. Využívá těchto poznatků, shromažďuje získané zkušenosti a dává je k dispozici ostatním projektovým týmům pro zvýšení další optimalizace a zkrácení časových lhůt. Vytváří synergii mezi projektovými manažery, čímž zajišťuje hladší plavbu na projektové bázi.
Koučování
Úřad PMO školí a mentoruje projektové manažery i vedoucí týmů, čímž zvyšuje hodnotu dovedností týmu a zároveň propaguje osvědčené postupy projektového řízení v rámci organizace a dává jim možnost řídit projekt správným směrem.
Strategické plánování
Úřad PMO je klíčovým hráčem odpovědným za pomoc vrcholovému vedení při soustředění se na to, které projekty je třeba eliminovat a jak stanovit priority na základě dlouhodobých strategických cílů.
Různé typy úřadů PMO
Jaké místo zaujímá úřad PMO v hierarchické struktuře vaší společnosti, bude záviset na tom, čeho chce vaše firma dosáhnout v rámci mnoha svých projektů, a na potřebě sladění, aby bylo možné vytvořit jedinečnou funkci PMO pro řízení konkrétních úkolů, které je třeba zadat. Tyto úkoly zase vycházejí z potřeb vaší organizace.
Existují různé typy PMO, které mohou organizace zvážit.
- Podnikový PMO: Zajišťuje soulad projektů s vizí a strategií organizace. Obvykle podnikové PMO podléhají generálnímu řediteli a mají pravomoc přijímat strategická a taktická rozhodnutí ve všech projektech.
- Divizní PMO: Poskytuje podporu projektům pro určitou linii podnikání v rámci organizace. To zahrnuje řízení programů, školení, plánování zdrojů a koordinaci projektů.
- Projektový PMO: Je zřízen na dobu trvání jednoho projektu nebo programu. Zahrnuje administrativní podporu, controlling, monitorování a reporting.
- Centrum excelence pro řízení projektů: Definuje standardy a postupy projektového řízení, metody a nástroje na podporu projektových týmů v rámci celé organizace.
Potřebuje vaše organizace PMO?
Pro úspěšné zavedení metodiky PMO musí mít společnosti na paměti několik klíčových pojmů:
- Úloha PMO musí být jasně definována a nesmí být ponechána žádná nejasnost ohledně odpovědnosti.
- Namísto přidělování více rolí a odpovědností PMO se zaměřte na to, čeho organizace potřebuje dosáhnout v rámci krátkodobých i dlouhodobých cílů.
- Pro přijetí PMO všemi složkami organizace je nutný závazek vrcholového vedení. Bez tohoto mandátu je oddělení PMO jen dalším oddělením, které bojuje o prosazení svého hlasu v organizaci.
Před najmutím PMO věnujte čas tomu, abyste pochopili, co je to kancelář projektového řízení a jaký může mít pro organizaci dlouhodobý přínos. Poté zaveďte akční plán, který stanoví jasné klíčové ukazatele výkonnosti PMO a umožní vyhodnotit přínosy PMO.
Je však důležité mít na paměti, že ne každá organizace potřebuje PMO – zejména v počátečních fázích podnikání. S tím, jak společnost dospívá, se tato otázka, zda zavést PMO, nebo ne, stává stále aktuálnější. Pro větší organizace, které mají více současně fungujících programů, je jistě výhodné investovat do rámce PMO s cílem jasnější komunikace mezi interními zúčastněnými stranami a plnění klíčových ukazatelů výkonnosti PMO. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:
- 90% of large enterprises have a PMO
- 88% of midsize companies have a PMO
- 61% of small companies have a PMO
Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.
There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Pokud je PMO zřízena špatně, může to firmu vrátit zpět, pokud jde o realizaci projektů, ale také vyvolat negativní pocity vůči projektovému řízení, což znervózňuje zúčastněné strany, aby v budoucnu investovaly čas a peníze do jejího opětovného zavedení.
Podle průzkumu Pulse of the Profession společnosti PMI z roku 2017 společnosti, které přizpůsobily svou celopodnikovou strukturu PMO strategii vrcholového vedení, splnily o 38 % více projektů původních cílů než ty, které tak neučinily.
Následující výhody zavedení PMO se týkají společností bez ohledu na to, v jakém odvětví působí:
- Zajištění standardizované metodiky řízení projektů a osvědčených postupů PMO s hmatatelnými, dlouhodobými přínosy pro organizaci.
- Komunikační procesy se zefektivňují napříč programy, což umožňuje větší spolupráci mezi týmy.
- Projektoví manažeři se mohou soustředit na každodenní provozní úkoly. Mohou poskytovat členům týmu možnosti koučování a v případě potřeby zlepšovat jejich dovednosti.
- Nabídka standardizovaného používání nástrojů a softwaru pro řízení projektů zjednodušuje přesun zdrojů mezi projekty.
- Sdílení zdrojů mezi projekty umožní prosperitu silných týmů.
Ohodnocení rámce PMO
Neúspěchy projektů jsou nákladné. V loňském roce Institut projektového řízení (PMI) uvedl, že na každou miliardu dolarů připadá v průměru 97 milionů dolarů ztracených kvůli neúspěšným projektům.
Nejlepším místem pro posouzení cílů PMO v organizaci je zvážit, jak týmy spolupracují v rámci více systémů. Zaměřte se na proces spolupráce v rámci týmu i napříč organizací a zhodnoťte, zda zainteresované strany důkladně rozumí tomu, jak projekty probíhají, a zda mají přehled o jejich výkonnosti
Pokud týmy pracují v silách, vznikají finanční náklady, které mohou vést k tomu, že podnik přijde o příležitosti. Sila brání růstu a efektivitě organizace, což může mít za následek duplicitu práce vytvářené různými odděleními a také demotivované týmy, které nejsou zapojeny do dosahování výsledků a plnění svých klíčových ukazatelů výkonnosti.
Úřad PMO by měl zajistit, aby všechny týmy používaly konzistentní metodiky řízení projektů a aby se k řízení všech projektů používal standardizovaný software. Nástroje a software jsou skvělým nástrojem, který umožňuje týmům efektivně pracovat, ale pokud se v celé organizaci nepoužívají správně, může se z toho stát nákladná záležitost. To může mít dopad na používání nástrojů pro správu od zabezpečení až po obavy o shodu s předpisy.
Dalším aspektem je, že umožnění projektovým týmům používat různé nástroje, přináší odlišné pracovní přístupy. To může bránit přerozdělení zdrojů tam, kde je organizace nejvíce potřebuje, což má dopad na náklady projektu, dobu uvedení na trh a výsledek hospodaření.
V některých organizacích je vrcholový management natolik vzdálen od každodenních činností, že si neuvědomuje dopad rizik na probíhající projekty, což má za následek špatnou dobu realizace, plýtvání zdroji a překročení rozpočtu.
Organizace se snaží být orientovány na výsledky, což je rozhodující pro jejich obchodní plány a úspěch. Rámec PMO může být cenným přínosem při identifikaci oblastí pro zlepšení a zajištění toho, aby organizace dodávala optimální projekty včas a v rámci rozpočtu.
Měření úspěšnosti PMO?
Průzkum společnosti KPMG zjistil, že téměř 80 % organizací hodnotí své PMO jako „středně“ až „velmi účinné“ při podpoře změn v organizaci.
Podle průzkumu společnosti Gartner 70 % organizací, které zavedly PMO, zaznamenalo zlepšení míry úspěšnosti projektů. Měření úspěšnosti PMO umožňuje vrcholovému vedení přijímat informovaná rozhodnutí o tom, jak nejlépe zdroj upravit výsledek projektu.
Organizace musí nejprve definovat a dohodnout se na tom, co se bude měřit, aby dosáhla úspěchu PMO. Stanovte tři až pět klíčových ukazatelů výkonnosti, které je reálné měřit, a sledujte je. Zde je seznam klíčových ukazatelů výkonnosti, které můžete zkusit měřit:
- Počet dokončených projektů oproti těm, které byly přerušeny nebo nedokončeny. Zaměřte se na projekty se zapojením PMO oproti projektům, u kterých PMO neposkytlo žádný příspěvek.
- Srovnejte odhadované náklady na projekt oproti skutečným nákladům pro podnik. To může být důležitým faktorem pro podnikání a tomuto klíčovému ukazateli výkonnosti lze přikládat větší váhu.
- Analyzujte návratnost investic (ROI) u projektů koordinovaných PMO oproti projektům, na kterých se PMO nepodílelo. To může potvrdit platnost rámce PMO. Nebo upozorní na to, kde je třeba provést změny v rámci PMO.
- Roční analýza času, který byl potřebný k realizaci projektů stejné velikosti nebo úrovně priority. Ujistěte se, že srovnáváte jablka s jablky, abyste tento klíčový ukazatel výkonnosti měřili spravedlivě. V opačném případě bude výstup neefektivní a nepomůže při řízení zlepšování projektů.
- Vypočítejte, zda byly na projekty vhodně přiděleny zdroje. Ujistěte se, že na projektu byl k dispozici správný počet zdrojů. Tento klíčový ukazatel výkonnosti PMO zhodnotí dopad včasného dodání projektů.
- Provádějte průzkum projektových týmů o procesu PMO a jeho dopadu na jejich projekty. Bylo zapojení PMO užitečné? Poskytoval PMO koučink a mentoring, který zlepšil dovednosti projektových týmů?
Výsledek měření PMO by měl přinést zlepšení funkcí PMO v projektech, které teprve přijdou. Hodnocení klíčových ukazatelů výkonnosti PMO po každé realizaci projektu zajistí růst a udržitelnost PMO.
Závěr: PMO je důležitější než kdykoli předtím
Přestože došlo k pokroku v realizaci programů pomocí vodopádové i agilní metodiky, bylo by možné více přemýšlet o realizaci projektů včetně nasazení a uvedení produktu na trh. Zamyslete se nad konečným cílem vašich projektů a nad některými výzvami, kterým dnes čelíte. Posouzení těchto bolestivých bodů umožní vaší organizaci lépe přizpůsobit funkce PMO potřebné při řízení projektů. Může nejlépe posloužit vedení a projektovým týmům v tomto složitém technologickém prostředí.
PMO se neustále vyvíjejí s novými technologiemi, metodikami a myšlením projektových týmů. Přizpůsobením se firemnímu prostředí může PMO převzít širší škálu funkcí a odpovědností a podporovat projekty napříč celou firmou.
Rámec PMO budoucnosti bude muset být flexibilní, aby se přizpůsobil růstu programů a smysluplněji odpovídal dlouhodobé strategii organizace. Vzhledem k tomu, že se organizace potýkají s novými technologickými potřebami, vzdáleným pracovním prostředím a rostoucí složitostí projektů, jsou výhody PMO přesvědčivější než kdykoli předtím.