Co je to POS transakce? Vysvětlení základů

Silný pokrok v odvětví informačních technologií v posledních letech způsobil také rozvoj podniků. Se zavedením pokročilých softwarových a hardwarových technologií se záznamy spojené s jakýmkoli podnikáním zaznamenávají digitálně. Elektronické vedení záznamů šetří zdroje, je spolehlivější a lze je zálohovat s minimální možností ztráty dat.

Systémy pro prodejní místa byly speciálně navrženy pro sledování všech prodejů, evidence zásob, pokladních transakcí, správy profilů zaměstnanců a všech dalších činností prováděných v maloobchodě. Mezi oblíbené pokladní systémy, které pomáhají podnikům zlepšovat jejich prodej, patří Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore atd.

Co je to pokladní transakce?

K pokladní transakci dochází, když zákazník provede platbu u pokladny nebo v internetovém obchodě výměnou za výrobky nebo služby, které mu byly poskytnuty. Obecně lze říci, že k transakci v místě prodeje dochází vždy, když dojde k činnosti zahrnující přeměnu aktiv, pasiv nebo vlastního kapitálu.

Výměna hotovosti a zboží může probíhat na jakémkoli médiu v závislosti na povaze podniku nebo obchodu, ve kterém se nákup uskutečňuje. Transakce zahrnují dvě uživatelské role, tj. kupujícího a prodávajícího. Systémy sestávající ze softwaru a hardwaru, které tyto transakce sledují, se označují jako POS neboli Point of sale systems.

V důsledku toho je každá peněžní výměna probíhající prostřednictvím pokladní přepážky integrované se softwarem a hardwarem POS označována jako transakce v místě prodeje. Systém POS si maloobchodníci pořizují proto, aby měli přehled o počtu uskutečněných transakcí na denní, měsíční nebo roční bázi.

Systémy POS jsou také zodpovědné za výpočet množství hotovosti generované každý den z prodeje různých výrobků. Mezi další úžasné funkce patří správa zásob, generování zpráv POS, správa profilů zaměstnanců, řízení zásob, předvídání požadavků na zásoby atd.

Využití systému POS k evidenci a sledování transakcí v místě prodeje pomáhá maloobchodníkům a prodejcům při vedení spolehlivých záznamů a efektivním měření pokroku jejich podnikání.

Tyto systémy také pomáhají prodejcům při navrhování strategií pro zlepšení prodeje tím, že sledují poptávku a prodej jednotlivých výrobků a dopad již zavedených prodejních postupů a vytvářejí zprávy POS v souladu se vstupními údaji.

Typy transakcí POS

Každý prodej nebo nákup zahrnuje peněžní transakci, ale prostředek, jehož prostřednictvím jsou tyto peníze převáděny, se může v různých případech lišit. Níže jsou uvedeny dvě hlavní kategorie POS transakcí spolu s jejich přesným popisem:

Online

Do této kategorie patří POS transakce, ke kterým dochází při nákupu v internetovém obchodě. V tomto případě není obchod fyzicky přítomen, ale kupující si mohou prohlédnout podrobnosti o produktu online a objednat požadované produkty, které jsou jim za určitou dobu doručeny až domů. K transakci v místě prodeje dochází, když kupující zadá údaje o své kreditní kartě a peníze jsou převedeny prodávajícímu v kategorii online. V případě nevyhovující kvality výrobku nebo vadného zboží je v některých případech částka zákazníkům také vrácena.

Offline

Když kupující navštíví obchod, vybere si určité zboží a provede platbu u pokladny, na které je nainstalováno pokladní zařízení, pak se tato kategorie označuje jako offline transakce v místě prodeje. V tomto případě jsou peníze přijímány přímo kupujícím bez jakéhokoli zpoždění.

Tyto online a offline transakce se dále dělí do tří různých typů:

Prodej

Pokud se prodává výrobek nebo zboží, ať už se jedná o fyzický obchod nebo internetový obchod, pak dochází k tomuto typu transakce. V obou případech přijímá hotovost nebo platbu přímo prodávající. Počet prodaných výrobků, výše přijaté hotovosti, datum a čas nákupu, zaměstnanec, který prodej vyřizuje, a informace o zákazníkovi se zaznamenávají do pokladního systému, aby bylo možné tyto faktory sledovat pro budoucí předpovědi.

Nákupy

Tato transakce v místě prodeje nastává, když kupující koupí výrobek z jakéhokoli média a jeho vrácením provede platbu. Všechny informace spojené s nákupem jsou zaznamenány v pokladním systému.

Účtenky

Po úspěšném zakoupení požadovaných výrobků kupujícím je váženým zákazníkům vygenerována účtenka, která obsahuje údaje, jako je výše zaplacené hotovosti, počet výrobků, název zakoupených položek, datum a čas nákupu atd. Tato účtenka je předána zákazníkovi, aby měl i on přehled o nákupech, které v maloobchodě uskutečnil.

Co je to odsouhlasení pokladních dokladů?

Termín odsouhlasení pokladních dokladů nabývá mimořádného významu v malých i velkých podnicích a používá se při vzájemném porovnávání účetních záznamů datových souborů pokladních dokladů. To se provádí proto, aby se zajistilo, že zaznamenané údaje a přesné.

Souhlasení pokladních míst se také vysvětluje jako výpočty prováděné za účelem ověření, zda množství hotovosti v pokladně odpovídá počtu prodejů uskutečněných v daný den/měsíc nebo rok.

Jak souvisí sesouhlasení pokladních míst s pokladními transakcemi?“

Souhlasení pokladních míst a pokladní transakce spolu úzce souvisejí, protože obě slouží k vzájemnému ověření údajů. Údaje získané pomocí sestav generovaných v systému prodejních míst se křížově kontrolují prostřednictvím metod sesouhlasení prodejních míst. Výsledkem je dokonalé zaznamenání přílivu a odlivu peněz.

Přínosy sesouhlasení pokladních míst

Eliminace účetních chyb

Metodika sesouhlasení pokladních míst odstraňuje případné lidské chyby při výpočtu financí a pomáhá vám analyzovat data přesným způsobem.

Jistota podnikatelských vkladů

Křížová kontrola prováděná při tomto postupu vám také pomůže ujistit se o výši hotovosti rezervované na vašem účtu, abyste mohli přesně předvídat budoucí investice nebo nákupy.

Stabilita

Proces odsouhlasení pokladního místa také urychluje stabilitu při správě financí souvisejících s vaší firmou. Přesný odhad disponibilní hotovosti vám pomůže dopředu plánovat a hladce plnit úkoly.

Identifikace neoprávněných transakcí

Dvojitá kontrola všech financí souvisejících s prodejem a nákupem vám také pomůže identifikovat transakce, které nejsou oprávněné, a minimalizovat riziko zbytečného odlivu hotovosti.