Titulek. Jedná se o krátké sdělení, které upoutá pozornost a shrne novinku, kterou sdílíte. Nejlepší titulek musí rychle upoutat pozornost čtenářů – máte asi deset vteřin na to, abyste je přesvědčili, že se mají dívat dál. Napište krátký, jasný a srozumitelný úvodník. Měl by odpovídat na otázku: O čem dopis pojednává? Titulek můžete vytvořit jako první nebo až poté, co je celý e-mail hotový (někdy je to jednodušší). Malá rada: Aby byl titulek skutečně vzrušující, použijte klíčová slova, která jsou uvedena v těle textu.
Příklad: „Zjistěte, jak Explorer uvádí na trh největší zprávu v láhvi na světě – zkonstruovanou vítězem soutěže Koenigsegg“
Vedoucí. Informace zde soustředěné by měly odhalit tři body: Co? Kde? Kdy? Snažte se o jednoduchost – pište krátké věty a poskytněte novinářům jasný popis toho, čeho se vaše tisková zpráva týká. Redaktoři obvykle nemají mnoho času na to, aby se do vašeho dopisu ponořili. Denně dostávají desítky podobných zpráv.
Jak svou zprávu odlišit v davu? Snažte se novinářům usnadnit život. Hlavní myšlenku uveďte do čela pomocí přesných dat, faktů, míst a kontaktů. Tím zvýšíte šanci, že si vašeho e-mailu někdo všimne a nakonec ho zveřejní.
Tělo. Je to ústřední část e-mailu s tiskovou zprávou, která se skládá z podrobného vysvětlení výše uvedených informací. Další odstavce obohaťte o podpůrný materiál a významné detaily (tj. přímé citace, relevantní základní informace, statistiky atd.).
V případě, že je pro vás obtížné určit jedinečný přístup k psaní těla, můžete použít jakoukoli univerzální šablonu e-mailu s tiskovou zprávou, např. tu, kterou jsme představili na konci článku.
Bio společnosti. Zvyšte důvěru novinářů tím, že jim poskytnete spolehlivé informace o své společnosti: název, oblast, úspěchy, kde se nachází sídlo atd.
Kontaktní údaje. Ukažte, že jste skutečný člověk a že se vám dá věřit. Uveďte svou fotografii (pokud je to možné), pracovní pozici, odkaz na LinkedIn, e-mail a telefonní číslo pro rychlé vytáčení.
Nyní je čas projít celý text. Je třeba zkontrolovat, zda jste jej napsali srozumitelným jazykem a zda jste uvedli dostatek informací (nebo naopak příliš mnoho).
Za tímto účelem se ujistěte, že váš e-mail odpovídá na následující otázky:
- Co se snažíte oznámit? (kdo se něco chystá udělat nebo již udělal)
- Jaký je význam události?
- Kdy a kde se bude konat nebo již proběhla?
- Jaký je formát události?
- Kdo se jí účastní? (známí hráči na trhu, celebrity)
- Jaká je zde role vaší společnosti? Pokud se na události nepodílí, ale pouze šíří novinky, poznamenejte to.
* Tyto body se týkají e-mailu s tiskovou zprávou, který oznamuje určité události společnosti.
Přizpůsobte je, pokud je hlavní myšlenkou vaší zprávy oznámení jiného druhu novinek, jako je navázání partnerství, uvedení produktu na trh nebo získání významných úspěchů a ocenění.