Nejspíš neexistuje nikdo, kdo hledá práci, aby si neprohlédl pracovní nabídku, nemyslel si, že se na ni skvěle hodí, a nepožádal o volnou pozici. Absolvujete telefonické pohovory, možná se setkáte osobně a možná se dokonce vrátíte na další kola. A pak čekáte. A čekáte. A o několik týdnů (ne-li déle) později se vám ve schránce objeví obecný dopis s odmítnutím kandidáta.
Vložili jste do procesu spoustu času a úsilí, ale při strohé, neosobní odpovědi máte pocit, že s vámi nebylo jednáno s respektem, a odcházíte s negativním názorem na společnost.
Nebuďte takovou společností! Není důvod, abyste se ke kandidátům, kteří mají zájem o vaši organizaci, chovali, jako byste se nemohli obtěžovat, když už se vám věnovali a strávili s vámi nějaký čas. Nezapomeňte, že každá interakce, kterou v rámci náborového úsilí a procesu náboru podniknete, má přímý dopad, ať už pozitivní, nebo negativní, na vaši značku zaměstnavatele – bez ohledu na to, zda danému kandidátovi nabídku práce poskytnete, nebo ne. Poskytování pozitivních zkušeností kandidátům je rozhodující.
Pokud máte aktivní náborový program a tým lidských zdrojů a budete v budoucnu nabírat nové zaměstnance, poslední věc, kterou chcete udělat, je podniknout kroky, které pošramotí pověst vaší společnosti v očích budoucích uchazečů o zaměstnání. A neosobní reakce na uchazeče o zaměstnání v průběhu pohovoru je jedním z nejčastějších způsobů, jak poškodit značku zaměstnavatele.
Dobré je, že při správném postupu může jít o jeden z nejjednodušších způsobů, jak pomoci budovat značku zaměstnavatele. Abych ukázal, jak na to, chci se s vámi podělit o několik osvědčených postupů, které jsme se naučili při práci se všemi našimi zákazníky s nejlepšími náborovými programy ve své třídě, a také o naše vlastní zkušenosti s budováním rychle rostoucího startupu v oblasti náborového softwaru.
Zajímá vás také zlepšení zkušeností s kandidáty? Stáhněte si našeho průvodce, kde najdete vše pěkně popořádku.
Co kandidáti na práci chtějí – a co by měli očekávat
Není to tak složité. Ne každý očekává, že bude přijat. Proces hledání práce a pohovorů je často hrou s čísly nebo člověk není přijat kvůli neodpovídajícím zkušenostem, chybějícím dovednostem nebo vždy amorfnímu „fit“. Znáte to. A kandidáti to vědí. Ale když vás personalisté odmítnou, kandidáti prostě chtějí pochopit, proč k tomu nedošlo, zejména po jakémkoli množství diskusí, a chtějí to tím víc, čím delší je proces.
Je to přirozené a vůbec ne, nereálné očekávání. Vžijte se do jejich situace. Když jste odmítnuti, ať už z jakéhokoli důvodu, pochopení důvodů vám může pomoci lépe porozumět tomu, co můžete do budoucna dělat jinak. A co je důležité, může to vaši společnost postavit do dobrého světla a odlišit ji od ostatních firem na trhu.
Nejlepší postupy při odmítání kandidátů
Při psaní odmítavého dopisu kandidátům, které odmítáte, je třeba mít na paměti několik prvků.
-
Nejdůležitější je, abyste odpověděli každému uchazeči, který se uchází o vaši pozici. Těm, se kterými jste nikdy nehovořili a kteří neprošli úvodním screeningem, je v pořádku, aby náboráři poslali stručný, nepersonalizovaný e-mail „ne, děkuji“. I když je v dnešní době tak snadné (až příliš snadné?) podat žádost, nevyžaduje to tolik úsilí, abyste zajistili, že odpovíte každému, kdo vás osloví, zejména pokud máte systém sledování uchazečů, který automatizuje mnoho opakujících se pracovních postupů a procesů náboru. - Pro každého, s kým jste vedli rozhovor (tj. nad rámec úvodní kontroly životopisu, kdy jste měli první kolo telefonické kontroly), nepoužívejte obecný dopis ze šablony pro odmítnutí nabídky práce. To je věc, kterou si velmi silně považuji. Pokud jste s někým vedli více než pětiminutový rozhovor, měli byste být schopni stručně specifikovat, proč kandidát nepostoupil do dalšího kola. Přidáním byť jen jednoho bodu odkazujícího na váš rozhovor z průběhu pohovoru poskytnete základní zdůvodnění svého rozhodnutí týkající se její vlastní kandidatury.
- Pro každý e-mail o odmítnutí použijte společnou strukturu, abyste nemuseli pokaždé vymýšlet něco od začátku:
- Poděkujte uchazečce za to, že si udělala čas na rozhovor s vámi (nezapomeňte, že strávila čas přípravou na váš telefonát, jakkoli může být z vaší strany stručný nebo „standardní“).
- Ujasněte si, že se s ní na danou pozici již nepočítá, aby nevznikly pochybnosti nebo nejasnosti.
- Buďte co nejkonkrétnější, s odkazem na její vzdělání a zkušenosti, proč odmítáte („hledáme někoho, kdo má více zkušeností s programováním front-endu… nebo s řízením a dohledem… nebo s prodejem ve státní správě“). Ujasněte si, jaké jsou potřeby vaší společnosti a v čem je nesplnila.
- Pokud můžete, uveďte nějaká pozitiva, která během rozhovoru zazněla („vaše portfolio bylo docela působivé“ nebo „zjevně dobře ovládáte marketing sociálních médií“).
- Pokud se vám kandidátka líbila a mohli byste o ni mít v budoucnu zájem na jinou pozici, zeptejte se, zda je možné ji v případě potřeby oslovit (vyhněte se šablonovitému „necháme si to pro sebe“, které vyznívá přinejlepším zbytečně). Projevení takového zájmu ukazuje, že se skutečně jednalo o otázku vhodnosti konkrétní pozice, a udržuje existující dobrou vůli vůči společnosti – ideální pro případ, že budete mít v budoucnu pro kandidáta vhodnou pozici.
- Čím hlouběji v procesu náboru a přijímání zaměstnanců někdo postupuje, tím více mu „dlužíte“ skutečné konkrétní zdůvodnění svého rozhodnutí. Zejména pokud někdo absolvoval nějaké množství osobních pohovorů, nebo ještě více, splnil pro vás nějaký typ úkolu v rámci hodnocení, neexistuje žádná omluva pro to, abyste mu neposkytli určitou úroveň personalizace. Kandidát si vzal čas na přípravu, navázal s vámi kontakt s náboráři, cestoval do vaší kanceláře, případně přeložil jiné závazky nebo povinnosti atd. Nyní dostává potenciálně špatnou zprávu; respektujte její úsilí a oceňte její zájem o vaši společnost.
Příklad správného způsobu, jak napsat e-mail s odmítnutím kandidáta
Jak jsme zde zdůraznili, nejsme příznivci obecných šablon odmítacích e-mailů, které vyznívají jen tak. Měli byste mít standardní strukturu, jak je uvedeno výše, ale měla by být přizpůsobena kandidátovi a konkrétní roli. Tyto dopisy by měl zasílat náborář nebo personalista, podle toho, jak daleko v procesu pohovoru kandidát prošel.
Například zde je ukázka odmítavého dopisu, který pravděpodobně získá mnohem lepší přijetí než typický konzervovaný přístup:
Vážený Alexi:
Všichni si velmi vážíme času a úsilí, které jste v posledních týdnech vynaložil při snaze o získání naší pozice Sr. Marketing Manager. Nicméně po pečlivém vyhodnocení konkrétních potřeb, které máme, a souboru dovedností, které považujeme za nejvhodnější pro úspěch na této pozici, jsme se rozhodli pokračovat s jiným kandidátem.
Tým a já jsme si mysleli, že jste obzvláště silný ve vytváření přesvědčivého, dobře napsaného obsahu, jako je ebook a příspěvky na blogu, které jste sdílel, a také na straně demand gen. Pro tuto roli však chceme někoho s hlubšími zkušenostmi na straně produktového marketingu, zejména s určitou technickou zkušeností s naším odvětvím a cílovou skupinou.
Jak jsem se s vámi podělil, jsme poměrně optimističtí ohledně trajektorie našeho růstu, a pokud bude vše probíhat podle plánu, očekávám další růst našeho marketingového týmu s novými rolemi, kde by vaše zkušenosti mohly lépe odpovídat našim potřebám. Pokud vám to nevadí a načasování je pro vás vhodné, rád bych vás v budoucnu oslovil, pokud se objeví nové, použitelnější příležitosti.
Znovu děkuji za váš zájem.
Takový dopis sice zabere trochu více času a trochu přemýšlení, ale stojí to za to!
Hiring Bill of Rights
V Comeetu máme vlastní soubor zásad, které jsem nazval naše Hiring Bill of Rights. Je to to, co jsme zavedli do praxe, abychom posílili naše vlastní náborové postupy a postavili je na dobrém zacházení s kandidáty. I když v budoucnu rozvedu, co to je, jedna konkrétní praxe, kterou osobně dodržuji, je zavolat každému, s kým jsem mluvil o nástupu do společnosti Comeet, zejména pokud to bylo osobně. I když to nemohu udělat pro každého uchazeče, snažím se, aby toto osobní oslovení proběhlo u většiny kandidátů.
Možná je těžké stanovit tvrdou návratnost investic do těchto hovorů, ale vím, že to pomáhá budovat pozitivní dojem o naší společnosti na trhu. Mám poměrně hodně kandidátů, kteří vyjádřili svou vděčnost a ocenění za takový osobní přístup, stejně jako překvapení, že vedoucí pracovník společnosti skutečně udělá krok navíc, aby s nimi uzavřel smyčku tak osobně a profesionálně.
Proč je napsání osobního odmítacího dopisu důležité?“
Přispět k větší „lidskosti“ a úctě ke společnosti není nikdy špatný postup. Ale pokud chcete vědět, „co z toho pro mě plyne?“, tak tady to je…
Jak jsem se již zmínil, navázání osobnějšího kontaktu s uchazeči je ideálním způsobem, jak budovat, rozvíjet a chránit svou značku zaměstnavatele. Uchazeči, se kterými se zachází dobře, mnohem častěji doporučí vašim přátelům a kontaktům vaši organizaci. Znám řadu firem, které získaly vysoce kvalifikované uchazeče, jež jim doporučili jiní kandidáti, které předtím předali. Dobré zacházení s těmi, které odmítáte, je jedním z nejdůležitějších kroků, které k tomu vedou.
A nezapomeňte, že v mnoha případech jsou lidé, o kterých uvažujete, na cílovém trhu řešení vaší společnosti. Chovat se k nim dobře a neodmítat je pak je skvělá metoda, jak přejít od jejich zapojení do značky zaměstnavatele k jejich zapojení do vaší firemní značky jako potenciálního zákazníka, nebo dokonce referenta či influencera v budoucnu. Nikdy nevíte, jak může vaše firma v budoucnu na někoho narazit. Dnešní uchazeč může být zítra potenciálním prodejcem. Proč byste nechtěli v každém zanechat pozitivní dojem z vaší společnosti?“
Možná vás překvapí, že existují určitá místa, kde musíte uchazeče informovat o jejich statusu. Zatímco v USA je prostě dobrým zvykem uchazečům odpovědět. I když není překvapivé, že mnoho kandidátů se po podání přihlášky nikdy neozve a předpokládá, že jejich zájem zapadl do černé díry. Případně v některých zemích existuje skutečná zákonná povinnost dát uchazečům každých 60 dní vědět o jejich stavu, pokud se o nich stále uvažuje.
Nemyslím si, že bychom museli zacházet do takového extrému a všech předpisů, které to může vyžadovat. Prosté lidské, uctivé a profesionální jednání může přispět ke zlepšení náborového procesu a zkušeností s náborem pro všechny.