Přestože je e-mail odnoží psaní dopisů, která přišla s digitálním věkem, mnoho lidí psaní dopisů, natož e-mailů, nezvládá. Přesto to není problém, protože rozdíl mezi e-mailem a dopisem je stejný jako rozdíl mezi automatickým řazením automobilu a manuálním řazením. Nemusíte se učit řídit auto s manuálním převodovým systémem dříve, než začnete řídit auto s automatickým převodovým systémem. Pochopení systému manuální převodovky vám však umožní snadno pochopit fungování automatické převodovky.
Takže i pochopení psaní dopisů vám velmi usnadní profesionální psaní e-mailů. Při zkoumání toho, jak psát odpovědi na e-mail s poděkováním, si proto můžeme vzít příklad ze zásad psaní dopisů.
Jak asi víte, hlavní rozdíly mezi dopisy a e-maily jsou tyto:
1. Jak napsat e-mail s poděkováním? E-maily nepotřebují adresu nad tělem e-mailu. Tipy a příklady, jak psát a odpovídat na profesionální e-maily, si můžete přečíst zde.
2. E-maily vyžadují na rozdíl od dopisů propracovanější podpis. Více informací o uzavírání e-mailů si můžete přečíst zde.
3. E-maily jsou kratší a jednodušší než dopisy. Tipy pro psaní efektivních profesionálních e-mailů si můžete přečíst zde.
- Tipy a ukázky pro psaní potvrzovacích e-mailových odpovědí
- Tipy pro psaní odpovědí na e-maily s poděkováním
- Ukázky odpovědí na potvrzovací e-maily
- 1. E-mail potvrzující obchodní objednávku
- 2. E-mail potvrzující přihlášení na kurz
- 3. E-mail potvrzující přijetí žádosti o zaměstnání
- 4. Jednoduchá odpověď na potvrzení e-mailu
- Závěr
Tipy a ukázky pro psaní potvrzovacích e-mailových odpovědí
V podnikání se obvykle setkáváme s potřebou potvrzovat různé druhy e-mailů. Často se stává, že profesionálové a podnikatelé považují za nutné přidat do zasílaných e-mailů s poděkováním také další informace. E-maily s poděkováním jako takové dnes plní v obchodní a profesní komunikaci velmi podstatnou roli.
Tipy pro psaní odpovědí na e-maily s poděkováním
Na co byste měli při psaní e-mailů s poděkováním pamatovat:
- Pokoušejte se posílit dohody nebo revidovat podmínky dohody, pokud jste v bodě dosažení dohody.
- Oznamte klientům a partnerům, že jste viděli jejich e-mail, abyste jim umožnili pokračovat v dalším potřebném úkolu.
- Sdělte klientovi nebo partnerovi, pokud dojde k nějaké změně dohody, například pokud se jejich objednávka o několik dní zpozdí.
Ukázky odpovědí na potvrzovací e-maily
Níže uvedené ukázky odpovědí na potvrzovací e-maily mají sloužit jako vodítko pro tvorbu potvrzovacích e-mailů pro různé situace.
Zákazník si objednal váš výrobek, ale vy potřebujete před odesláním ještě nějaké informace nebo potřebujete zákazníka navést, co má dále dělat.
Vážená paní Kentura,
Děkujeme vám za objednávku dvou nádob nitrocelulózového ředidla. Vaše zboží bude připraveno za sedm (7) pracovních dnů a bude odesláno přesně za osm (8) pracovních dnů od této chvíle.
Předtím bychom rádi věděli, zda si přejete, abychom k němu přiložili naše suvenýry pro Vaše zákazníky a také vzorky výrobků z jiných jednotek. Z katalogu, který jsme vám zaslali dříve, si můžete vybrat vzorové výrobky, které budete chtít obdržet.
Naše recyklované nitrocelulózové ředidlo je vyrobeno tak, aby nabízelo nejlepší výsledky za velmi nízkou cenu. Jsme si jisti, že vaši zákazníci budou s tímto výrobkem velmi spokojeni.
Znovu děkujeme za vaši objednávku. Těšíme se na vaše závazné pokyny k zařazení našich suvenýrů a dalších vzorových výrobků.
S pozdravem,
Ayo Oyedotun
Head of Operations
Maraino Porelli Limited
2. E-mail potvrzující přihlášení na kurz
Někdo se přihlásil na váš kurz. Chcete mu poděkovat za registraci a vysvětlit některé další podrobnosti o kurzu.
Vážený pane Fazolko,
Děkujeme Vám za nedávnou registraci na náš základní kurz pro vedoucí pracovníky 2013. Tento e-mail potvrzuje, že jsme obdrželi váš registrační poplatek a formulář s životopisnými údaji.
Kurz bude probíhat tři (3) týdny od pondělí do pátku, počínaje 3. červnem 2013, a místem konání bude katedrála Alfa. Každé sezení bude trvat dvě (2) hodiny a každý den budeme mít právě tři (3) sezení. Očekává se tedy, že každý přihlášený bude po dobu tří (3) týdnů školení pokračovat denně do 8:00 hodin ráno. Další informace naleznete na našich webových stránkách – http://afrimash.com/-.
Těšíme se na vás v katedrále Alfa. V případě jakýchkoli dotazů mi neváhejte kdykoli napsat.
S pozdravem,
Ayo Oyedotun
Heas, administrativa
Institut Anthonyho Robbinse
3. E-mail potvrzující přijetí žádosti o zaměstnání
Významné organizace obvykle potvrzují přijetí e-mailů s žádostmi o zaměstnání. Tento vzorový potvrzovací e-mail je určen manažerům a personalistům, kteří chtějí potvrdit přijetí žádostí od uchazečů o zaměstnání.
Vážená paní Sharon,
Velmi Vám děkujeme za podání žádosti o místo marketingového pracovníka ve společnosti Breinswaitte Resources Limited. Vaši žádost spolu s ostatními, které jsme obdrželi, posoudím v následujících dnech. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.
We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.
Sincerely,
Ayo A. Oyedotun
Head of Human Resource
Factbook Inc.
Here’s a simpler acknowledgement:
Dear Ms. Sharon,
Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).
We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.
Thank you for your interest in BRL.
Best Wishes,
Ayo Oyedotun
Head, Human Capital Development
Breinswaitte Resources Limited
4. Jednoduchá odpověď na potvrzení e-mailu
Ve velmi mnoha situacích budete požádáni o potvrzení přijetí e-mailů, ke kterým nemáte co dodat nebo máte jen málo informací. Obvykle chce odesílatel pouze vědět, že jste e-mail viděli, a očekává od vás jednoduché potvrzení.
Tento druh e-mailů může končit slovy: „Potvrďte prosím přijetí této zprávy“, „Potvrďte laskavě přijetí tohoto e-mailu“ nebo „Potvrďte prosím přijetí tohoto e-mailu“.
Jednoduché potvrzení e-mailu pro uchazeče o zaměstnání:
Vážený pane Kenturo,
Tímto potvrzuji, že jsem obdržel tento e-mail. Ještě jednou bych vám rád poděkoval za nabídku stát se součástí vašeho vysoce ceněného pracovního kolektivu.
S pozdravem,
Ayo Oyedotun
Jednoduché potvrzení e-mailu pro obchodní zakázku
Vážený pane Franku,
Tímto vám chci potvrdit, že jsem váš e-mail obdržel. Těším se, že příští týden obdržím zásilku, jak jste slíbil.
S pozdravem,
Ayo Oyedotun
Asistentka, oddělení rozvoje obchodu
Marygold Inc.
Závěr
Ať už posíláte jakýkoli potvrzovací e-mail, nezapomeňte na všechna pravidla psaní e-mailových odpovědí. Než stisknete tlačítko odeslat, ujistěte se, že jste zkontrolovali CC a v případě potřeby upravili předmět e-mailu. Zkontrolujte také závěr e-mailu a podpis, abyste se vyhnuli zbytečným chybám.