Neustále spolupracujeme s klienty na vývoji nových systémů, které jim pomáhají hladce řídit jejich podnikání. Vytvoření systému však není vždy jednoduchý úkol. Každý systém vyžaduje plán činnosti, zdroje a personál pro jeho zavedení. Často pomáhá přemýšlet o systémech jako o kombinaci procesů a postupů a mnoho manažerů ve skutečnosti nechápe rozdíl mezi nimi.
Proces je operace na vysoké úrovni, která zahrnuje celou organizaci. Proces se skládá z různých funkcí a definuje postupný protokol nebo sérii činností nezbytných pro splnění určitého úkolu nebo cíle. Myšleno jinak, proces je způsob, jakým definujete kroky potřebné k dosažení cíle. Proces také popisuje, co je potřeba k dosažení konečného výsledku, včetně různých oddělení a zdrojů v rámci organizace.
Postup je naproti tomu podrobnější a nižší úrovně, definuje konkrétní protokol k provedení části procesu. Postup nastiňuje pořadí konkrétních kroků potřebných k dosažení konečného výsledku a řada postupů dohromady tvoří proces.
Úspěšné systémy spojují procesy a postupy způsobem, který je definuje jako soubor instrukcí.
Proces je tedy multifunkční, definuje, co se dělá a kdo to dělá. Obvykle je definován jako vývojový diagram nebo rozhodovací strom, kde jeden krok logicky vede k dalšímu kroku nebo činnosti. V rozhodovacím stromu jsou spouštěcí události, které vedou k volbě, a to vše má vést k požadovanému výsledku nebo výstupu.
V rámci procesu jsou definovány konkrétní postupy, které popisují, jak má být konkrétní úkol proveden a kdo tento úkol provádí. Součástí procesu jsou i metriky úspěšného dokončení.
Pokud proces rozdělíte na sadu definovaných postupů, stanou se tyto postupy pracovními instrukcemi. Pokyny definují více postupů a role různých osob odpovědných za tyto postupy, takže když se spojí dohromady, definují úspěšný proces.
Váš úspěch při definování procesů, postupů a pokynů nakonec rozhodne o úspěchu vašeho podnikového systému. Procesy a postupy musíte používat společně, pro jejich realizaci musíte nastínit diagramy procesů s podrobnými postupy, které ukazují kroky v procesu, na které se postupy vztahují. Při použití tohoto přístupu pracovníci lépe pochopí souvislosti a důsledky mezifunkčního procesu a to, jak jednotlivé postupy k tomuto procesu přispívají. Všimněte si, že dobře napsaný postup s velkým množstvím detailů může často zmírnit potřebu složitých instrukcí.
Vývoj podnikových systémů, pochopení toho, jak rozdělit procesy a postupy, povede dlouhou cestou k definování systémů, které jsou nezbytné pro jakoukoli činnost.