Mobilní aplikace pro události a konference:

Mobilní aplikace pro pořádání akcí a konferencí se dnes staly pilířem zážitku z akce. V tomto průvodci se budeme zabývat osvědčenými postupy pro aplikace pro události v roce 2020 a v dalších letech.

Aplikace pro události umožňuje účastníkům efektivnější navazování kontaktů, informuje všechny o nejnovějších událostech a především poskytuje bohatý soubor dat, ze kterého mohou organizátoři událostí čerpat poznatky. Vzhledem k všestrannosti aplikace pro pořádání akcí není divu, že 91 % organizátorů akcí uvedlo, že přijetí konferenční aplikace vedlo k pozitivní návratnosti investic do akce.

Ačkoli je zřejmé, že mobilní aplikace pro pořádání akcí jsou v odvětví akcí rozšířené, neustálé zlepšování technologií a měnící se prostředí mobilních aplikací obecně vyžaduje, aby organizátoři sledovali nejnovější novinky a osvědčené postupy.

Tento průvodce pokryje spektrum toho, co organizátoři potřebují vědět o aplikaci pro pořádání akcí. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. I když různé aplikace pro události nabízejí různé funkce, společnými funkcemi jsou digitální program události, zasílání zpráv jeden na jednoho, profily účastníků pro vyhledávání sítí, profily řečníků, stránky sponzorů a integrace se sociálními médii.

Co je to aplikace pro vytváření sítí?

Aplikace pro vytváření sítí se mírně liší od mobilních aplikací pro události a konference, protože se zaměřují výhradně na vytváření sítí na událostech. Ačkoli takové aplikace slouží velmi důležitému účelu, většina konferenčních aplikací dnes kromě jiných funkcí nabízí i platformu pro vytváření sítí. Pochopení aplikace pro události jako komplexního řešení zajistí, že plně využijete její možnosti.

Určete, zda pro svou příští událost potřebujete aplikaci pro události

Teď, když jste pochopili rozdíl mezi aplikací pro události a síťovou aplikací, je důležité vybrat pro svou událost to správné mobilní prostředí. Síťová aplikace je skvělým doplňkem při usnadňování spojení mezi účastníky během akce. Aplikace pro události a konference nabízí ucelenější zážitek z události s dalšími funkcemi, jako je digitální agenda, profily a zasílání zpráv jeden na jednoho. Abyste mohli určit, zda je pro vás aplikace pro pořádání akcí vhodná, podívejte se na náš kontrolní seznam.

Kontrolní seznam aplikací pro akce:

• Velikost účastníků přesahuje 100
• Typ vaší akce je uživatelská konference, summit, roadshow, nebo stěžejní akce
• Účastníci mají možnost připojit se před akcí
• Program akce zahrnuje více zasedání a okruhů
• Jedná se o jednodenní nebo vícedenní akci
• Důležitá jsou oznámení v reálném čase během akce
• Máte dostatek času na propagaci své aplikace před akcí

Pokud jste v tomto seznamu zaškrtli více než pár odrážek, možná nastal čas prověřit možnosti aplikace pro události a konference s vaším řešením pro správu událostí.

„Naše mobilní aplikace je tím světelným majákem, který lidé používají, když jsou na místě. Mohli si vybrat zasedání, která je zajímala, zjistit aktuální tok a věci a oblasti, které byly během programu otevřené.“

-Karen Merritt, LinkedIn

Pokyny App Store pro White Label aplikace

V odvětví aplikací jsou Apple a Android strážci. Pravidla, která tito poskytovatelé mobilních operačních systémů stanoví pro své obchody s mobilními aplikacemi, mohou ve výsledku přesměrovat celé odvětví – jako tomu bylo nedávno v případě společnosti Apple.

Na konferenci Worldwide Developers Conference 2017 oznámila společnost Apple soubor rozsáhlých změn směrnic. Během konference společnost Apple oznámila, že zpřísňuje svůj proces posuzování aplikací tím, že odmítá aplikace, které byly vytvořeny prostřednictvím vzorového formuláře. Nejdůležitější věta v pokynech zněla následovně:

Pokyn 4.2.6: „Aplikace vytvořené na základě komerční šablony nebo služby generování aplikací budou zamítnuty.“

Přirozeně to znepokojilo řadu různých odvětví, která používají šablonové aplikace jako hlavní součást svého obchodního modelu. Směrnice se dotkla zejména odvětví pořádání akcí, protože mnoho společností zabývajících se technologiemi pro pořádání akcí používá šablony k vytváření aplikací pro akce ve velkém měřítku pro své klienty.

Mnozí se obávali, že tento nový pokyn rozvrátí proces tvorby white label aplikací pro akce. V důsledku toho se mnoho poskytovatelů aplikací snažilo zjistit, do jaké míry přesně bude společnost Apple nová pravidla proti šablonám prosazovat.

Nějakou dobu se zdálo, že jediným bezpečným řešením jsou univerzální aplikace (kterým se budeme věnovat později). Ještě v prosinci 2017 společnost Apple vydala aktualizovanou verzi pokynů 4.2.6. V té době se však objevily další problémy. Celá část zněla takto:

„Aplikace vytvořené z komerční šablony nebo služby generování aplikací budou odmítnuty, pokud nebudou předloženy přímo poskytovatelem obsahu aplikace. Tyto služby by neměly předkládat aplikace jménem svých klientů a měly by nabízet nástroje, které jejich klientům umožňují vytvářet vlastní, inovativní aplikace, které poskytují jedinečné zkušenosti zákazníkům. Další přijatelnou možností pro poskytovatele šablon je vytvoření jediné binární aplikace, která bude hostit veškerý klientský obsah v agregovaném nebo „výběrovém“ modelu, například jako aplikace pro vyhledávání restaurací se samostatnými přizpůsobenými položkami nebo stránkami pro každou klientskou restauraci nebo jako aplikace pro události se samostatnými položkami pro každou klientskou událost.“

Pokud původní pokyny postrádaly konkrétnost, tato nová revize vykreslila jasnější obraz toho, do jaké míry budou šablonové aplikace akceptovány.

Vzhledem k aktualizované verzi se zdá, že white label aplikace nejsou vyloučeny ze hry, pokud tedy klienti odešlou aplikaci prostřednictvím vlastního vývojářského účtu Apple. Lze tedy předpokládat, že obchod App Store nebude k šablonovým aplikacím pro události příliš přísný – pokud budou do jisté míry jedinečné a originální.

White Label Event App vs. Branded Universal Event App

Jako organizátor akce je důležité znát rozdíly mezi nimi, které vám pomohou při rozhodování o výběru správného řešení konferenční aplikace. Rozdíly mezi oběma typy eventových aplikací lze shrnout následovně:

Šablonové white label aplikace

S šablonovými white label aplikacemi získají klienti skvělé značkové prostředí a přístup k různým modulům, ale za cenu jedinečnosti designu i funkcí. Podle revidovaných pokynů společnosti Apple bude aplikace přijata pouze v případě, že bude odeslána prostřednictvím vývojářského účtu Apple klienta.

Z toho vyplývá, že společnosti zabývající se aplikacemi pro události musí předat šablony, moduly a rámec, pomocí kterých si klient navrhne aplikaci sám. Mnoho poskytovatelů softwaru pro pořádání akcí, včetně společnosti Bizzabo, nyní nabízí možnosti white label aplikací, které jsou v souladu s pokyny App Store.

Šablony univerzálních aplikací

Revidované pokyny společnosti Apple jasně uvádějí, že přijatelnou formou šablonových aplikací jsou agregované nebo „výběrové“ modely, ve kterých existuje mnoho různých profilů v jedné kontejnerové aplikaci. Jinak se tomu říká brandovaná univerzální aplikace.

Stejně jako univerzální dálkový ovladač může mít na starosti váš systém domácí zábavy, univerzální aplikace si klade za cíl být vaším univerzálním obchodem s událostmi. Klienti si stáhnou univerzální aplikaci, která pak obsahuje jejich konkrétní událost nebo sérii událostí.

V rámci kontejnerové aplikace si klienti mohou vytvořit a zobrazit svou jedinečnou značkovou aplikaci události, aniž by si ji museli kompletně vytvořit sami. Značková univerzální aplikace dobře dodržuje pokyny společnosti Apple, protože se vyhýbá zahlcení obchodu s aplikacemi šablonami a zároveň dává klientům svobodu prezentovat svou jedinečnou značku události.

Pro lepší představu o tomto konkrétním řešení aplikace je zde nová značková aplikace pro události společnosti Bizzabo v akci:

Jak mobilní aplikace pro konference zlepšuje zážitek z události

Výhodou aplikace pro události je přenesení celého zážitku z události do zařízení účastníka. Účastníci se tak snáze dozvědí, jaké sekce nebo řečníci se chystají, kteří sponzoři vystavují a s kým se mohou setkat, aby navázali profesní kontakt.

Zatímco zapojení mobilních zařízení rok od roku roste, není vždy snadné pochopit dopad aplikace pro události na celkovou strategii akce. Proto společnost Bizzabo provedla průzkum u několika zákazníků, kteří používají aplikaci Ultra Branded App. Výsledky byly překvapivé:

• 50% nárůst mobilní adopce ze strany účastníků
• 51% nárůst zviditelnění sponzorů a partnerů
• 42% nárůst zapojení posluchačů
• 84% nárůst zapojení komunity

Pořadatelé akcí, které společnost Bizzabo dotazovala, zaznamenali dramatické výsledky v zapojení účastníků po přidání am aplikace pro akce.

Zajímá vás, čím se aplikace pro pořádání akcí liší? Pojďme si projít jedinečné výhody využití aplikací pro pořádání akcí a konferencí.

Seznamování

Kontakty s dalšími profesionály jsou jedním z hlavních důvodů, proč aplikace pro pořádání akcí vznikly. Aplikace pro události nejen usnadňuje setkávání s ostatními, ale pomáhá účastníkům identifikovat další účastníky, se kterými se mohou setkat a navázat kontakty. Vizuálně příjemné profily a intuitivní systém zasílání zpráv jsou klíčovými složkami silného řešení pro navazování kontaktů v rámci aplikace události.

Profil v rámci značkové aplikace události Bizzabo

Zkušenost se značkou

Klíčem k úspěšné události je poskytnout účastníkům bezproblémovou zkušenost se značkou. Hledejte aplikace pro události, které umožňují plnou kontrolu nad barvami, obrázky, logy a zprávami, abyste získali plně značkový zážitek z aplikace, který propojí energii živé události s každým zařízením účastníka.

Aplikace pro dotazování a průzkumy

Jedním z nejcennějších aspektů aplikace pro události jsou data, která lze od účastníků shromažďovat. Nejjednodušší metodou sběru těchto údajů by bylo iniciování anket a průzkumů pro účastníky v reálném čase. To lze provést během workshopů, před akcí, a dokonce i po akci. Aplikace pro události poskytuje možnost klást účastníkům okamžité otázky a získávat odpovědi, které pomohou utvářet budoucí strategii události.

Personalizovaný program

Při tolika různých sezeních a workshopech, které na konferenci probíhají, může být pro účastníky obtížné mít o všem přehled. Aplikace pro akce tento problém řeší tím, že dává účastníkům možnost sestavit si vlastní program akce jednoduchým přidáním zasedání, kterých se chtějí zúčastnit, do svého osobního rozvrhu.

Možnosti sponzoringu

Moderní aplikace pro akce mohou také pomoci organizátorům akcí při zajišťování sponzoringu akcí tím, že poskytují sponzorům vynikající příležitost představit účastníkům svou značku a služby. Toho lze dosáhnout prostřednictvím jednotlivých sponzorských stránek, speciálních nabídek, které jsou zasílány prostřednictvím oznámení push, nebo sponzorovaných anket a průzkumů.

Jak zvýšit rozšíření aplikace pro akce

Přínosy aplikace pro akce nelze realizovat, pokud není aplikace hojně stahována a aktivně využívána účastníky. Následující tipy pomohou zvýšit míru přijetí aplikace.

Vyjádřete přidanou hodnotu

Před plánováním konkrétních kampaní týkajících se přijetí aplikace věnujte čas správné formulaci sdělení.

Ano, chcete, aby si ji stáhlo co nejvíce účastníků, ale proč by měli? Jakou konkrétní přidanou hodnotu jim zapojení do aplikace přinese?

Jasné umístění hodnoty, proč a jak aplikace pozvedne zážitek účastníků z akce, ve vašich sděleních nutně neznamená pouze přesvědčit je, aby si aplikaci stáhli, ale především získat jejich důvěru a přimět je, aby ke stažení aplikace povzbudili i ostatní účastníky. Síla doporučení může skutečně pomoci s přijetím aplikace na akci.

Přeměňte účastníky v advokáty

Jakmile je o sdělení postaráno, je čas vytvořit konkrétní způsoby, jak mohou účastníci snadno propagovat aplikaci a usnadnit tak její přijetí.

Usnadněte účastníkům propagaci vaší události a aplikace tím, že jim poskytnete snadno použitelná tlačítka pro sdílení s předvyplněným textem. Účastníci pak mohou informovat své sítě o tom, že se připojili k síti události a že by to měli udělat i jejich kolegové. Nezapomeňte, že vaši řečníci mají moc posílit vaše sdělení, protože mají obvykle silnou základnu sledujících.

Vytvořte specializovanou e-mailovou kampaň

Email bude jedním z hlavních bodů komunikace s účastníky. Každému registrovanému účastníkovi pošlete sérii e-mailů s jasnou výzvou k akci, aby si stáhl aplikaci vaší akce.

E-maily můžete dostatečně rozložit, abyste účastníky nezahltili. Poučte účastníky o tom, proč a jak jim aplikace na konferenci zlepší zážitek z akce.

Také v těchto e-mailech dbejte na to, aby sdělení byla jasná a stručná. Pokud účastníky zasypete přívalem odkazů a informací, výzva k akci, aby si stáhli aplikaci vaší akce, se ztratí.

Vypracujte strategii pro sociální média

Chcete-li skutečně zajistit, aby se všichni účastníci akce dozvěděli o vaší komunitě v síti, zvažte spuštění kampaně v sociálních médiích. Motivujte účastníky ke stažení aplikace tím, že prvním 100 členům komunity nabídnete cenu. Zvažte také vytvoření sdíleného odkazu ke stažení, aby si lidé mohli aplikaci rychle stáhnout.

Prezentace vaší konferenční aplikace prostřednictvím platforem sociálních médií je dobrým způsobem, jak potenciálním účastníkům akce ukázat přidanou hodnotu, kterou získají, pokud se rozhodnou akce zúčastnit. Veřejnou propagací mobilní konferenční aplikace prezentujete značku své akce jako tu, která využívá technologická řešení, jež umocňují zážitek.

Jak využít data z aplikace pro akce

Nejcennějším aspektem nasazení aplikace pro akce jsou pro vás jako organizátora akce shromážděná data. Vzhledem k tomu, že účastníci používají konferenční aplikaci v celé řadě různých funkcí, lze každou informaci poskládat dohromady a pomoci tak organizátorovi lépe pochopit dopad jeho akce. Poznatky, jako jsou nejoblíbenější relace, časy prohlížení odeslaných zpráv a profily s největším počtem zobrazení, jsou klíčové datové body, které vytvářejí širší obraz.

Zdroj: Bizzabo

Získání bohatých dat o událostech a čerpání užitečných poznatků je možné, pokud je s konferenční aplikací integrováno více datových souborů. Integrace je při využívání dat nezbytná, protože dává různým platformám možnost vzájemné komunikace.

To je důležité zejména pro aplikace pro pořádání akcí, protože chování účastníků v aplikaci lze přímo propojit s jejich informacemi v systému CRM nebo systému automatizace marketingu. Čím více datových bodů lze propojit se stejným kontaktem, tím lepší budete mít představu o tom, jaký dopad měla událost na daného účastníka.

Pro více informací o integraci dat z událostí klikněte na obrázek níže a získáte přístup k naší bezplatné elektronické knize o integraci dat z událostí.

Zabezpečení dat aplikace pro události a ochrana osobních údajů

Jak již bylo řečeno, aplikace pro události může být dolem dat o chování a preferencích účastníků. Tato data mohou následně sloužit jako podklad pro budoucí rozhodnutí a strategii události. Nicméně – abychom parafrázovali strýčka Bena ze Spidermana – s velkými daty přichází i velká zodpovědnost.

Organizátoři musí vynaložit velké úsilí, aby se ujistili, že data, která shromažďují, jsou bezpečná a na vyžádání uživatelů dostupná.

Se zavedením obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů se bezpečnost a ochrana osobních údajů staly důležitějšími než kdy dříve. Toto nové nařízení EU o ochraně pomáhá zajistit, aby organizace nakládaly s osobními údaji bezpečným a transparentním způsobem. GDPR se vztahuje nejen na společnosti, které působí mimo EU, ale také na společnosti, které prodávají, najímají nebo spolupracují s občany EU a jejími organizacemi. Další informace o nařízení GDPR naleznete na oficiálních stránkách GDPR.

Abyste se lépe seznámili s metodami ochrany osobních údajů, uvádíme několik osvědčených postupů týkajících se zabezpečení a transparentnosti údajů při akcích. (Upozorňujeme, že tento blog by neměl sloužit jako odkaz na právní poradenství. Pro správné právní pokyny se obraťte na svůj právní tým.“

Opt-in proces

Jako uživatelé aplikací pro akce by si účastníci měli být plně vědomi údajů, které sdílejí. Měly by být také zavedeny procesy, aby se aktivně rozhodli nabídnout své informace. Některé platformy jsou navrženy tak, že shromažďování údajů je výchozí a že uživatelé se musí aktivně odhlásit, pokud již nechtějí, aby se jejich údaje stahovaly. To má za následek špatnou uživatelskou zkušenost, protože proces působí méně transparentně, než by měl být.

Ujistěte se, že sběr dat v aplikaci pro události zahrnuje proces opt-in, který vyžaduje aktivní zapojení ze strany účastníka. Tímto způsobem jsou organizátor i účastník od samého začátku plně transparentní.

Srozumitelný jazyk

Pokud jde o právní rétoriku, je velmi snadné ztratit se v žargonu nebo se jednoduše naladit na matoucí a spletitý jazyk.

Abyste se vyhnuli těmto náladám mezi účastníky a dalšími zúčastněnými stranami akce, věnujte čas tomu, abyste základní zásady nakládání s daty rozebrali tak, aby jim rozuměl i běžný člověk. Účastníci to velmi ocení a pomůže to vytvořit značku vaší akce jako značky, která klade uživatelský komfort účastníků na první místo.

Pošlete podrobný e-mail shrnující vaše zásady

Podle The Event Success Formula je e-mail jedním z nejefektivnějších způsobů komunikace marketérů s publikem. Účastníci ocení, pokud vytvoříte samostatný e-mail, který laicky shrne vaše zásady ochrany dat a soukromí, protože se pak na tento e-mail mohou při jednotlivých příležitostech odvolávat.

Důkladné vysvětlení podrobností zásad a toho, jak budou účastníci ovlivněni, je skvělým způsobem, jak si u publika vybudovat důvěru a dát mu najevo, že vám jde o jeho dobro.

Závěr: Vaše mobilní aplikace pro události

Moderní aplikace pro události a konference mají schopnost poskytnout účastníkům intuitivní, bezproblémově brandovaný a pohodlný digitální zážitek, který půjde ruku v ruce s živým zážitkem. Chcete-li připravit svou událost tak, aby byla připravena na mobilní zařízení, zde jsou hlavní věci, které je třeba mít na paměti:

• Určete, zda je pro vaši událost vhodná aplikace pro událost nebo síťová aplikace.
• Zvažte, zda pro svou aplikaci pro událost použijete aplikaci White Label nebo značkovou aplikaci Experience.
• Pochopit, jak aplikace pro události zlepšuje zážitek účastníků a sponzorů.
• Zvýšit přijetí aplikace pro události tím, že z účastníků uděláte zastánce aplikace.
• Využívat data aplikace pro události způsobem, který je v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů a spotřebitelů.

V roce 2020 a dále můžeme očekávat další pokroky v oblasti brandingu, personalizace a poznatků založených na datech.

V průvodci Event Stack se dozvíte, jak může aplikace pro akce zapadat do celkové strategie akce.

Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.