Multitaskovat či nemultitaskovat
V dnešním obchodním světě musí firmy zvládnout více za méně peněz a po zaměstnancích se chce, aby pracovali více a déle. Většina lidí v kanceláři tráví svůj čas přeskakováním mezi jednotlivými úkoly v domnění, že díky multitaskingu jsou efektivnější. Nové studie však zjistily, že multitasking už není dovedností, kterou bychom se měli chlubit, ale kterou bychom se měli obávat. Tyto studie naznačují, že multitasking ve skutečnosti způsobuje, že děláme více chyb, uchováváme méně informací a měníme způsob, jakým náš mozek pracuje, takže si všichni kladou otázku: „Multitaskovat, či nemultitaskovat?“
Jak váš mozek multitaskuje
Prefrontální kůra mozku začne pracovat, kdykoli potřebujete věnovat pozornost. Tato oblast mozku pomáhá udržet pozornost na jednom cíli a provést úkol koordinací zpráv s ostatními mozkovými systémy. Práce na jednom úkolu znamená, že obě strany prefrontální kůry pracují společně a v harmonii. Přidání dalšího úkolu nutí levou a pravou stranu mozku pracovat nezávisle. Vědci z Národního ústavu pro zdraví a lékařský výzkum (INSERM) v Paříži to zjistili, když požádali účastníky studie, aby při funkční magnetické rezonanci (fMRI) plnili dva úkoly současně. Výsledky ukázaly, že mozek se rozdělí na dvě poloviny a způsobí, že při dvou souběžných úkolech zapomínáme na detaily a děláme třikrát více chyb.
Je důležité si uvědomit, že multitasking při přirozených úkolech, jako je jídlo a chůze, je mnohem snazší než složitější úkoly, jako je psaní SMS za jízdy. Tyto přirozené úkoly kladou menší nároky na prefrontální kůru mozkovou, což vytváří snadnější přepínání mezi jídlem a chůzí na další schůzku. Nejenže nás multitasking činí méně produktivními, ale může také snižovat naše IQ a celkovou efektivitu v práci.
Multitasking ovlivňuje vaše IQ
Studie Londýnské univerzity zjistila, že u účastníků, kteří během kognitivních úkolů prováděli multitasking, došlo k poklesu skóre IQ podobně jako u těch, kteří zůstali vzhůru celou noc. Některým mužům, kteří prováděli multitasking, kleslo IQ o 15 bodů, takže měli průměrné IQ osmiletého dítěte. Až se příště ocitnete na poradě a budete se snažit skloubit poslouchání svého šéfa a čtení nejzajímavějších zpráv dne, vězte, že z obou úkolů se po skončení všeho uloží jen málo informací.
Multitasking ovlivňuje efektivitu vašeho mozku
Schopnost plnit v práci více úkolů je považována za silnou stránku, nicméně studie v časopise Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) naznačuje, že multitasking je méně efektivní, protože při každém přepínání mezi úkoly je potřeba další čas na přepínání myšlenek. Doktor Joshua Rubinstein z Federální letecké správy navrhl nové modely kognitivní kontroly. První z nich, přesouvání cílů, zahrnuje aktivní rozhodování o změně úkolů. Jakmile se rozhodnete přepnout procesy, mozek zahájí aktivaci pravidel. To vyžaduje, aby váš mozek vypnul kognitivní pravidla starého úkolu a zapnul nová pravidla pro další úkol. Tento proces lze pozorovat na pracovišti, když někdo přejde od vyplňování finančních excelových tabulek k psaní e-mailů. Jeho mozek musí nejprve změnit cíle a rozhodnout se, že s matematickými procesy skončil a je připraven začít psát. Než začne psát, mozek vypne matematická pravidla a aktivuje jazyková pravidla. Doba, kterou mozek potřebuje k úplnému přepnutí procesů a kognitivních pravidel, trvá dlouho a vede k neefektivitě na pracovišti.
Jak být efektivní bez multitaskingu
Neprovádět multitasking v práci může být obtížné přestat, zejména když je toho na vás hodně. Naštěstí existuje několik jednoduchých a vědomých změn, které můžete udělat, abyste pracovali ještě efektivněji. Namísto přeskakování mezi úkoly každou druhou minutu věnujte určitému úkolu kousky času. Například věnujte 20 minut čtení denních zpráv a pak se na 20 minut přesuňte k dalšímu úkolu a tak dále.
Běžným úkolem na pracovišti, který tuto strategii zpochybní, je kontrola e-mailů. Studie ukazují, že průměrný profesionál stráví vyřizováním e-mailů přibližně 23 % dne. Inspirováni touto statistikou studovali Gloria Marková z Kalifornské univerzity v Irvine a její kolega Stephen Voida jednu kancelář, na pět dní odřízli 13 zaměstnanců od elektronické pošty, připevnili jim na hrudník monitory srdce a sledovali jejich používání počítače. Zaměstnanci byli nakonec méně stresovaní, když byli odříznuti od e-mailu. Soustředili se na jeden úkol po delší dobu a méně často přepínali obrazovky, čímž minimalizovali multitasking a pracovali efektivně.
Jak bojovat s multitaskingem v týmech
Single-tasking na úrovni jednotlivce se zdá být docela snadný, ale co se stane, když se jedná o tým? Multitasking ve skupině spolupracovníků vytváří vyšší pravděpodobnost špatné komunikace, nedodržení termínů a špatné kvality práce. Pokud jsou všichni ve skupině rozptýlení, je malá nebo žádná šance, že se sjednotí a vytvoří nejlepší možnou práci. V boji proti potápějícímu se týmu je důležité zůstat kolektivně soustředěný na jeden úkol, naplánovat si časové bloky a používat méně nástrojů. Produktivita prudce vzroste, pokud skupina zaměří svou pozornost na jeden úkol. Budou se moci semknout a věnovat se práci. Vytvořením časových bloků pro různé úkoly máte větší šanci zůstat produktivní a dodržet časový plán směřující k dokončení. A konečně, díky menšímu počtu používaných platforem bude mít každý člen méně času na přechod mezi úkoly, což je udrží v produktivním rozpoložení. Vytvořte pro svůj tým pracovní model založený na organizaci, komunikaci a jednoduchosti, abyste dosáhli co nejvyšší produktivity.
Klíčové poznatky pro management
- Buďte vnímaví k problémům při multitaskingu
- Pomáhejte zaměstnancům stanovit priority práce
- Pustit jednou za čas plyn. Dopřejte zaměstnancům pomalá období, aby si mohli odpočinout.
- Zachovejte transparentnost podnikání, aby se zaměstnanci cítili ceněni.
- Sdělujte jasně očekávání.
- Komunikace tváří v tvář je efektivnější než e-mail.
Příště, až zjistíte, že v práci žonglujete se souběžnými úkoly, přestaňte s multitaskingem. Věnujte se plně jednomu projektu najednou a zjistíte, že kvalita vaší práce a efektivita se výrazně zvýší.
Online magisterský program aplikované psychologie na univerzitě USC je jedinečně strukturovaný tak, aby zkoumal lidské chování do velké hloubky a poskytoval informace pro reálná obchodní rozhodnutí, která ovlivňují organizační i spotřebitelské chování.