Obtížné rozhovory v práci: 9 tipů + šablony

Těžké rozhovory v práci. Jsou trapné, někdy nepříjemné, ale nakonec nevyhnutelné v každé dynamice na pracovišti. Znáte to, když si musíte promluvit s Justinem o tom, že neustále chodí o 45 minut později, nebo s Ashley, protože nedostatečně plní projekty? Všichni jsme to zažili.

Sedmdesát procent zaměstnanců se podle studie startupu Bravely, který se zabývá kariérním koučováním, obtížným rozhovorům na pracovišti vyhýbá, což může snížit morálku a způsobit toxické pracovní prostředí. Provozní ředitelka společnosti Facebook Sheryl Sandbergová nabádá své zaměstnance, aby alespoň jednou týdně vedli těžké rozhovory. Pokud je nevedete, nerostete, říká.

Jak tedy podpořit těžké rozhovory a zvládnout je výmluvně? Poradíme vám, jak na to, a níže si prohlédněte naši infografiku, ve které najdete několik rychlých tipů.

Devět tipů, jak zvládat obtížné rozhovory v práci

Je běžné, že když dojde na obtížné rozhovory, obranyschopnost je vysoká, a proto je klíčové, abyste měli plán pro případ, že k nim dojde. Pomozte, aby se zpětná vazba stala přirozeným aspektem vaší organizace, a formulujte své myšlení tak, aby byla klíčem k růstu a rozvoji. Zde je několik tipů, které vám pomohou tyto rozhovory usnadnit.

Nevyhýbejte se jim

Těžké rozhovory mohou být tím těžší, čím déle budete čekat. Můžete si také vybudovat úzkost, kvůli které bude situace ve vaší mysli větší, než ve skutečnosti je. Přesně jak řekl spoluzakladatel společnosti Apple Steve Jobs, vaším úkolem není být na lidi jednoduchý. Vaším úkolem je učinit je lepšími. Udělejte ze zpětné vazby běžnou záležitost a zvykněte si řešit problémy okamžitě, jakmile se objeví.

Mějte cíl

Co chcete z rozhovoru získat? Napište si tři věci, kterých chcete dosáhnout, a zaměřte se na ně. Pokud se hned zaměříte na podstatu problému, snížíte pravděpodobnost, že vám konverzace uteče. Nezapomeňte, že všichni jsme lidé a nikdo nechce být osloven se seznamem problémů.

Buďte sebevědomí a přímí

Osoba na druhém konci rozhovoru pravděpodobně zachytí vaši energii. Pokud k němu budete přistupovat jako k nepříjemné situaci – bude jí. Podle Sheryl Sandbergové ze společnosti Facebook „cítit se sebevědomě – nebo předstírat, že se cítíte sebevědomě – je nezbytné k tomu, abyste dosáhli na příležitosti. Je to klišé, ale příležitosti se málokdy nabízejí, ty se využívají“. Pokud žádáte o zvýšení platu nebo povýšení, převezměte iniciativu, začněte rozhovor sebevědomě a rychle přejděte k věci. Nikdy nedostanete to, co chcete, pokud si sami neřeknete.“

Buďte otevření pohledu druhé osoby

„Zpětná vazba by neměla být monologem,“ vysvětluje Alison Greenová z Ask a Manager, „měla by to být diskuse a je důležité naslouchat pohledu druhé osoby. Může vám říct něco, co změní váš názor, a vy nechcete být natolik oddáni svému původnímu hodnocení, abyste ho nevyslyšeli, pokud to udělá.“ Naslouchání pohledu druhé osoby jí dává najevo, že berete na vědomí její pocity. Schopnost naslouchat a efektivně komunikovat vám pomůže nejen společně vyřešit aktuální problém, ale pomůže i vašemu vztahu z dlouhodobého hlediska.

Buďte empatičtí

Přemýšlejte o tom, jak se asi cítí ten, kdo je příjemcem rozhovoru. Pokud vidíte, že se potýkají s tím, co jste řekli, udělejte chvilku pauzu, aby si mohli shromáždit myšlenky. Pokud začnou být emotivní, pochopte, jak se asi cítí, a ujistěte je, že jim tuto zpětnou vazbu poskytujete kvůli potenciálu, který v nich vidíte.

Používejte výroky „já“

Začínáte-li větu slovem „já“ místo „ty“, vyhnete se shazování, podpoříte pozitivní komunikaci a podpoříte nadšení pro hledání řešení. Je to velká část toho, co odlišuje konstruktivní a kritickou zpětnou vazbu. V následující části uvádíme několik příkladů, jak to udělat.

Držte se faktů

Před rozhovorem si udělejte jasnou představu o tom, co se stalo. Převezměte odpovědnost za svůj podíl na situaci a soustřeďte se na fakta. Určete, kde která z osob udělala chybu, a proberte dopad tohoto rozhovoru na každého z vás, na tým i na organizaci jako celek. Ne každý rozhovor bude probíhat podle vašich představ a ne každý bude souhlasit s vaším názorem. Snažte se, aby vaše pocity nestály v cestě řešení.

Navrhněte řešení

Cílem tohoto rozhovoru je dosáhnout řešení. Pokud není řešení jasné od začátku, společně vymyslete řešení, na kterém se oba shodnete. Vyslechněte si jejich nápady, pokud nějaké mají, a předložte také nějaké své. Pokud například říkáte zaměstnanci, že nedostal přidáno, vysvětlete mu proč a nabídněte řešení, jak se může zlepšit. Jakmile se shodnete, zavažte se k řešení a ujistěte se, že existuje akční plán do budoucna.

Sledování, abyste předešli následkům

V ideálním světě by všechny rozhovory, které vedeme, skončily tak, jak chceme. Tak tomu však není. Někteří lidé reagují na špatné zprávy se zpožděním a po odchodu z rozhovoru mohou zažívat pocity frustrace, rozpaků nebo nelibosti. Buďte si toho vědomi a pravidelně druhou osobu kontrolujte, zda je v pořádku. Pokud se zdá, že mezi vámi panuje napětí, naplánujte si čas na setkání mimo pracoviště, které se netočí kolem pracovních rozhovorů – například na šálek kávy – kde se setkáte jako jednotlivci, a ne jako kolegové.

Devět obtížných pracovních rozhovorů + šablony

Nepříjemné pracovní rozhovory vznikají v celé řadě situací a mohou se objevit mezi spolupracovníky, vašimi nadřízenými nebo lidmi, které vedete. Propuštění nebo žádost o zvýšení platu jsou sice obtížné rozhovory, ale co ty, které jsou prostě jen trapné? Od řešení obav zaměstnanců ohledně rozhodnutí o povýšení až po sdělení šéfovi, že se cítíte přepracovaní, níže uvádíme devět nepříjemných rozhovorů a tipy, jak je zvládnout.

Zaměstnanec nadřízenému

1. Když nesouhlasíte s rozhodnutím svého šéfa.

Nesouhlasit s někým uctivým a nepovyšujícím se způsobem je těžké – zvlášť když je tím někým váš šéf. Pokud svůj názor cítíte dostatečně silně, měli byste říct svůj názor. Každý dobrý šéf bude respektovat vaši důvěru a možná vás nakonec i odmění. Jen se ujistěte, že konverzace je pozitivní, zaměřte se na výsledky a respektujte konečné rozhodnutí. Zde je příklad:

„Chtěl jsem s vámi mluvit o nedávné strategii, kterou jste zavedl. Myslím, že je to skvělý nápad, nicméně se obávám, že zbytek týmu se bude cítit přepracovaný, což může časem snížit morálku. Pokud to uděláme místo toho, může to přinést stejné výsledky a zároveň udržet zaměstnance spokojené. Chtěl jsem vás na to upozornit, protože vím, jak je pro vás firemní kultura důležitá. Nakonec však budu respektovat jakékoli rozhodnutí, které se rozhodnete učinit.“

2. Když se cítíte přepracovaní

Je v pořádku si to přiznat. Někdy se v práci cítíme zahlceni a máme toho zkrátka příliš mnoho. Jak ale říct šéfovi, že toho máte moc, aniž byste působili jako lenoši nebo ne týmoví hráči? Je důležité být upřímný, nestěžovat si a nabídnout řešení, která pomohou. Váš šéf možná ani netuší, že šířka pásma je problém, a vy mu tak můžete prokázat velkou laskavost. Zde je příklad:

„Mám teď trochu problémy zvládnout množství věcí, které mám na talíři. Nevadilo by vám, kdybych je delegoval a na, protože mi zabírají většinu času? Naše nová stážistka říkala, že má volno, a já bych ji rád zaúkoloval, jak na to.“

3. Když jste nemocní.

V těchto situacích necítíte potřebu se omlouvat. Všichni máme právo být někdy nemocní. Napište krátkou a stručnou poznámku o tom, proč si potřebujete vzít den volna. Zde je příklad:

„Bohužel jsem se probudil a bylo mi příliš zle na to, abych dnes přišel do kanceláře. Vezmu si placený den nemoci, abych si odpočinul a uzdravil se. Mám však v plánu během dne pravidelně kontrolovat e-mail pro případ, že by se objevilo něco naléhavého. Pokud budete mít nějaké dotazy, dejte mi prosím vědět. Doufám, že se zítra vrátím do kanceláře!“

Nadřízený zaměstnanci

1. Děkuji. Když se osobnost střetne s týmem.

Ne všichni spolu budou na pracovišti vycházet, a když se to stane, má to tendenci vytvářet nepříjemné pracovní prostředí. Pokud se zdá, že to zaměstnanci nedokážou vyřešit sami, stáhněte oba stranou v soukromí. Ujistěte se, že jste vyslechli obě strany, zjistili skutečný problém a našli řešení. Zde je několik způsobů, jak takový rozhovor zahájit:

„Chápu, že mezi vámi a . Chtěl jsem si vás vytáhnout stranou, abych se ujistil, že to nemá vliv na vaši práci a vaše okolí. Naplánoval jsem pro tebe a pro společné posezení u kávy venku nějaký čas. Myslím, že by bylo dobré, abyste se spojili jako jednotlivci, a ne jako spolupracovníci.“

2. Když zaměstnanec neplní očekávání, ale má pozitivní přístup.

Je těžké říct někomu, koho máte upřímně rádi, že nepracuje dobře. Ať už je však přístup zaměstnance pozitivní, nebo ne, jeho výkon ovlivňuje celou organizaci, proto je důležité o něm mluvit profesionálně. Při tomto rozhovoru doporučujeme řešit problém, nabídnout způsoby pomoci a poskytnout ujištění. Zde je příklad:

„Jako váš nadřízený mám za úkol poukázat na oblasti, ve kterých se musíte zlepšit. Tím zajistím, abyste neustále rozvíjeli své dovednosti i profesionalitu. Právě teď bych chtěl, abyste se zaměřili na zlepšení svých . Abych vám pomohl, rád bych pro vás připravil několik školení, která vás navedou na správnou cestu.“

3. Když zaměstnanec nesouhlasí s rozhodnutím o povýšení nebo odměně.

Když existují možnosti postupu, je přirozené, že kolegové začnou soutěžit. Pokud jste někoho povýšili před ostatními, může dojít k žárlivosti, a pokud to začne být problém, ihned to řešte. Dbejte na to, abyste byli empatičtí, ale zároveň si stáli za svým rozhodnutím. Zde je příklad:

„Jak víte, ve středu jsem byl povýšen. Chtěl jsem si s vámi promluvit, protože vím, že jste o tuto příležitost projevil zájem. Důvodem, proč jsem se rozhodl povýšit, je to, že měsíc co měsíc trvale dosahují cílů klientů. Vynikají také v a kterých oblastech mám pocit, že byste se mohli zlepšit. Uvědomuji si, že hledáte možnost vzestupu ve společnosti, a to, že tato příležitost nevyšla, neznamená, že se nenaskytnou další. Jsem připraven vám v tom pomoci a rád bych vás připravil na úspěch při budoucích příležitostech.“

Zaměstnanec zaměstnanci

1. Jak požádat o pomoc.

Někdy se ukáže, že velký projekt, na kterém pracujete, je náročnější, než jste očekávali, a vy potřebujete pomocnou ruku. Zaměstnanci se mohou vyhýbat žádosti o pomoc, protože nechtějí být vnímáni jako neschopní nebo otravní. Sáhnout po pomoci, když ji potřebujete, není ostuda – je to chytré. Buďte upřímní v tom, co zvládnete, a požádejte ostatní o pomoc, když se cítíte zavaleni. Zde je příklad:

„Ahoj, začal jsem pracovat na , ale zasekl jsem se na tom a mám to odevzdat tento pátek. Viděl jsem, že jsi to už dříve dělal a vyšší vedení bylo s výsledkem velmi spokojeno. Mohl bych si s tebou naplánovat nějaký čas na brainstorming možných přístupů?“

2. Odmítnutí.

Řekněme, že vás spolupracovník požádá o pomoc s projektem, na který nemáte čas, nebo vás požádá o pomoc s úkolem, o kterém máte jen velmi malé znalosti (nebo zájem). Je v pořádku říci ne. Zvláště pokud na to nemáte čas. Řada z nás však s odmítáním na pracovišti bojuje. Většina z nás chce být oblíbená a respektovaná, ale musíte se mít na pozoru před těmi, kteří by vás mohli zneužít. Zde je příklad, jak říci ne:

“ Rád bych pomohl, nicméně v současné době nemám kapacitu kvůli několika projektům. Pokud by se s tím dalo začít příští týden, rád bych pak pomohl. V případě, že budu mít své projekty hotové dříve, dám vám vědět.“

3. Vypořádání se s rušivým spolupracovníkem.

Sedět vedle upovídané Cathy může být zpočátku zábavné, ale pokud vás začne rozptylovat a brzdit v práci, je čas na rozhovor. Zvláště, pokud se zvuk jejího hlasu nese celou kanceláří. Jemně si kolegu přitáhněte stranou a skutečně si s ním promluvte. Dbejte na to, abyste měli na paměti jeho pocity, a po celou dobu zachovávejte úctu. Zde je návod, jak na to:

„Moc rád jsem tě poznal, ale zjistil jsem, že kvůli našim rozhovorům občas nestíhám v práci. Možná bychom si mohli naplánovat čas, kdy si jednou týdně zajdeme na kávu?“ „Ano.

Podle učitelky mindfulness a koučky manažerů Kim Nicol lidé opouštějí manažery, nikoliv firmy. Povzbudit své zaměstnance nebo spolupracovníky k tomu, aby si obtížné pracovní rozhovory přivlastnili, je náročné. Nicolova rada: jděte příkladem. Pokud jde o nepříjemné rozhovory, jako je dotaz na plat spolupracovníků nebo odmítnutí kolegy, je v každém pracovním prostředí klíčová komunikace. Pokud jste otevření vy, doufejme, že i zbytek vašeho týmu bude.

Další tipy a statistiky týkající se obtížných pracovních rozhovorů naleznete v naší infografice níže.

Pojišťovna Haven Life nabízí tento článek pouze jako vzdělávací informaci a nepodporuje žádné společnosti, jednotlivce ani strategie, které jsou zde diskutovány. Haven Life je online životní pojišťovací agentura nabízející termínované životní pojištění vydané společností Massachusetts Mutual Life Insurance Company.