Má vaše společnost formální zásady flexibilní práce? Pokud jste odpověděli ne, nejste sami. Ani zdaleka ne. Neformální programy flexibilní práce bez písemných zásad má 64 % firem. Stejně tak 67 procent manažerů může nabízet flexibilitu podle vlastního uvážení.
Taková čísla jasně ukazují, proč jsou zaměstnanci z možností flexibilní práce tak zmatení. Dokonce tak zmatení, že pouze 12 procent zaměstnanců se flexibilních pracovních programů skutečně účastní. Proč je jich tak málo?
Existuje řada důvodů, proč zaměstnanci nevyužívají flexibilní možnosti:
- Nechápou, jak ve své firmě začít pracovat flexibilně
- Obávají se, že budou považováni za méně angažované
- Přestože firma vychvaluje flexibilní pracovní možnosti, jejich nadřízený jim je neumožňuje
- Vrcholní manažeři a vedoucí pracovníci sami „nechodí“ a nepracují flexibilně
- Nejsou si jisti, jaké možnosti jsou k dispozici
Žádná z těchto skutečností není pro firmy dobrou zprávou. Nejasnosti ohledně toho, kdo/co/kdy/proč/jak využívá flexibilní pracovní programy, vedou ke zmatku, frustraci a v mnoha případech k nákladné fluktuaci.
Nedostatek flexibility byl ve studii Ernst & Young Global Generations Research z roku 2015 uveden mezi hlavními důvody odchodu mileniálů z práce. A studie společnosti Regus z roku 2016 zjistila, že téměř 62 % všech pracovníků uvedlo, že by v předchozím zaměstnání zůstali déle, kdyby existovala možnost flexibilní práce.
To však znamená, že opak – spousta jasných informací o firemní politice flexibilních pracovních programů – může být pro firmy velmi dobrá věc.
Standardizace flexibilní práce nejenže odstraní tyto bolestivé body, ale také poskytne úplný obraz o návratnosti investic do flexibilních pracovních programů.
Jak by měla vypadat firemní politika flexibilní práce?
Několik organizací a společností zpřístupnilo na internetu vzory, takže vám můžeme ukázat, jak přesně by mohla a měla vypadat vaše politika flexibilní práce.
Definice flexibility, pokyny k aplikaci, ustanovení
Státní univerzita v Portlandu má dvě zásady práce na dálku: jednu pro běžnou a pravidelnou práci na dálku a druhou pro práci na dálku za „mimořádných provozních okolností“. Jejich obecné zásady pro běžnou práci na dálku jsou velmi důkladné a vyzdvihují některé konkrétní body:
- Má velký přehled. Hned první odstavce se zabývají univerzitní definicí práce na dálku, tím, kdo práci na dálku schvaluje, kde je práce na dálku povolena (doma zaměstnance nebo na „jiném vhodném místě“) a zmiňuje se o dalších typech flexibility, které jsou k dispozici (včetně pružné pracovní doby, stlačeného pracovního týdne a sdílení pracovního místa).
- Prioritou je v ní komunikace. V rámci obecných ustanovení je „komunikace“ na samém začátku. Definované komunikační normy jsou základem každé úspěšné politiky flexibilní práce.
- Dotýká se mnoha důležitých ustanovení, včetně: vybavení, péče o závislé osoby, nepříznivého počasí, úrazů, přístupu k síti, kancelářských potřeb, kvality práce a dalších.
Odpovědi na otázku „Proč?“ Snížení obav, zajištění školení
S cílem podpořit práci na dálku za účelem úspory energie vytvořilo oregonské ministerstvo energetiky vzorovou politiku práce na dálku, kterou mohou společnosti v Oregonu používat. Některé z nich vynikají:
- Uvádí důvody pro přijetí práce na dálku: úspora energie, zmírnění dopravních zácp, zlepšení kvality ovzduší, zvýšení produktivity zaměstnanců, zlepšení morálky, snížení nákladů a přilákání a udržení talentovaných zaměstnanců.
- Rychle odstraňuje obavy z toho, že budou vypadat méně angažovaně, tím, že jasně uvádí, že odměna, výhody a povinnosti zaměstnance se v případě práce na dálku nezmění.
- Zmiňuje se o školení, které musí zaměstnanci A manažeři absolvovat a které je připraví na práci na dálku.
Adekvátní. školení a pokyny pro zaměstnance A vedoucí pracovníky
Jednou z chyb, kterých se společnosti mohou dopustit při vytváření politiky flexibilní práce, je zaměření se výhradně na pravidla a předpisy pro zaměstnance v programu. Jedním z největších faktorů, které rozhodují o tom, zda bude program úspěšný, je však školení manažerů.
Řízení pracovníků pracujících na dálku není v mnoha ohledech stejné jako řízení pracovníků v kanceláři. Úřad pro udržitelný rozvoj okresu San Mateo si to uvědomuje a vytvořil podrobný materiál, který pokrývá užitečnou škálu témat pro zaměstnance a manažery, kteří pracují na dálku nebo podporují týmy pracující na dálku.
Několik nejdůležitějších informací:
- Hodnocení práce na dálku, které mohou manažeři vyplnit, aby zjistili, zda je zaměstnanec vhodným kandidátem pro práci na dálku.home work
- A „Planning Your Telework Day“ worksheet for employees
- Tips on „How to Manage for Results/Performance/Accountability“ for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.
How can you find more sample flexible work policies?
The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.
- Portland State University’s Telecommuting Policy
- Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
- San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit
And there are several other resources to help employers assemble policies that work:
- Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
- Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
- U.S. Department of Commerce Telework Program Guide
Looking for more companies that offer flexible work? Check out our Company Guide!