Plánování workshopu

Každý, kdo někdy plánoval workshop, vám potvrdí, že je to velká práce. A naplánovat ho dobře? No, to vyžaduje organizaci, soustředění a spoustu kreativity. Jak se tedy připravit na workshop, který bude nejen relevantní a produktivní, ale také zapamatovatelný?

Někteří lidé na workshopy chodí neradi. Při špatném provedení mohou být obrovskou ztrátou času a peněz. Pokud jsou však dobře naplánované, mohou být pro všechny zúčastněné nesmírně cenné. Workshopy jsou skvělé pro brainstorming, interaktivní učení, budování vztahů a řešení problémů. Proto je zásadní plánování předem.

Před workshopem

Postupujte podle následujících kroků, aby byl váš workshop pro všechny cenným zážitkem:

Definice cílů

Každý workshop musí mít nějaký cíl. Potřebujete zlepšit postupy přijímání zaměstnanců ve vaší společnosti? Chcete naučit manažery, jak být lepšími organizátory? Potřebujete provést teambuilding s nově vytvořeným týmem?“

Mnoho workshopů je ztrátou času, protože v centru diskuse není udržován jasný cíl. Bez tohoto jasného cíle vlastně nemá smysl dávat lidi dohromady.

Rozhodněte, kdo se zúčastní

Vědět, kdo se zúčastní, přímo souvisí s vaším cílem. Pokud je například cílem vašeho workshopu vypracovat podrobné řešení nějakého problému, pak pravděpodobně chcete mít 10 nebo méně klíčových účastníků. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Pokud však máte 50 účastníků, možná budete muset najít dostatečně velké venkovní místo.

Při výběru místa myslete na logistiku a praktické detaily semináře. Budou všichni vidět na vaše vizuální pomůcky? Pokud potřebujete určitou technologii, například telekonferenci, bude ji místo podporovat? Jsou zde vhodné prostory pro přestávky? Budou všichni schopni se na místo konání dostat? Budete muset zajistit ubytování pro lidi, kteří přijedou z velké dálky? A jaké stravovací zařízení poskytuje místo konání?

Vytvořte program

Teď, když znáte svůj hlavní cíl a víte, kdo se semináře zúčastní, můžete začít vytvářet osnovu toho, jak dosáhnete cíle semináře.

• Hlavní body – Vytvořte seznam hlavních bodů, o kterých budete diskutovat, a pak každý větší bod rozdělte na podrobnosti, které chcete posluchačům sdělit.
• Vizuální pomůcky – U každého bodu uveďte seznam případných vizuálních pomůcek, které použijete. Pokud budete potřebovat technickou podporu, pomůže to lidem, kteří ji poskytují, určit, na co mají zaměřit své úsilí.
• Diskuse a aktivity – Věnujte čas přesnému seznamu skupinových diskusí a aktivit, které budete mít v kterém bodě semináře. Kolik času ponecháte na jednotlivá cvičení? Ujistěte se, že vaše aktivity odpovídají velikosti skupiny, a ujistěte se, že místo konání má zdroje (například seminární místnosti) potřebné k vedení sezení.

Pamatujte, že čím podrobnější bude váš plán, tím více si zajistíte, že váš workshop proběhne podle plánu – a bude úspěšný.

Vypracujte plán následných opatření

Jediný způsob, jak zjistit, zda byl váš workshop úspěšný, je mít účinný plán následných opatření. Vytvořte dotazník, který na konci akce rozdáte všem účastníkům, a dejte jim dostatek příležitostí, aby se podělili o své názory na to, jak dobře akce proběhla. I když to může být trochu děsivé, je to jediný způsob, jak se poučit – a zlepšit – pro příště.

Důležité je také mít plán, jak sdělit rozhodnutí, ke kterým se během workshopu dospělo. Rozešlete všem hromadný e-mail s podrobnostmi? Umístíte je na firemní intranet? Lidé potřebují vědět, že jejich usilovná práce skutečně vyústila v nějaké rozhodnutí nebo akci, proto je informujte o tom, co se děje po skončení workshopu.

V průběhu workshopu – zapojení lidí

Jakmile budete mít předem připravený pevný plán, vymyslete, jak do akce vnést trochu vzrušení. Znáte témata, která chcete probrat, ale jak zařídíte, aby informace byly pro váš tým zábavné a zapamatovatelné?

Zapojení všech účastníků je klíčem k úspěšnému workshopu. Pokud budete tři hodiny stát a mluvit, budete pouze přednášet – nikoliv facilitovat workshop. Každý se musí zapojit.

Vytváření skupinových cvičení je pro každý workshop jiné. Mějte na paměti tyto tipy:

• Mnoho lidí je nervózních z mluvení na veřejnosti , nebo v neznámé skupině. Pokud plánujete skupinová cvičení, udržujte velikost každé skupiny malou, aby se lidem lépe mluvilo a komunikovalo.
• Míchejte v každé skupině různé typy lidí. Pokud se například vašeho semináře účastní několik oddělení, nedávejte členy stejného oddělení do jejich vlastní skupiny. Tím, že budete lidi podporovat v interakci s jinými odděleními, se mohou naučit dívat se na věci z různých úhlů pohledu.
• Určete si, jak budete zaznamenávat nápady z jednotlivých skupin. Budou je účastníci vykřikovat, zatímco vy je budete zapisovat? Nebo si budou zapisovat své vlastní nápady a pak vám je předají? To je malý, ale důležitý detail, který se často přehlíží.
• Pokud máte pět nebo méně skupin, věnujte čas tomu, aby celý tým mohl vyhodnotit nápady z každé menší skupiny. Je to skvělý způsob, jak zúžit seznam nápadů a nechat ty dobré opravdu vyniknout.

Pamatujte, že věnujte co nejvíce času vytváření zábavných a zajímavých skupinových cvičení. Ty pravděpodobně udrží zájem a účast všech zúčastněných.

Obecné tipy pro workshop

Níže uvádíme několik dalších nápadů pro vedení úspěšného workshopu:

• Pokud setkání plánujete, můžete ho také facilitovat. Jak to udělat efektivně, se dozvíte v článku Role facilitátora .
• Ujistěte se, že jste si stanovili cíl schůzky nebo zasedání. Více informací o tom najdete v našem článku Vedení efektivních porad ,
• Začněte poradu několika icebreakery, aby se všichni uvolnili a cítili se pohodlně.
• Pokud je cílem vašeho semináře řešit obtížné nebo citlivé téma, je obzvláště důležité, aby se skupina před zahájením cítila pohodlně. Jedním ze způsobů je vyprávění příběhu, který s tématem volně souvisí, než začnete o obtížném problému diskutovat.
• Někdy nemusí všichni zůstat na celý workshop. Například generální ředitel může být příliš zaneprázdněn, aby se mohl zúčastnit celého sezení. Určete, kterých částí se musí zúčastnit vaši nejzaneprázdněnější účastníci, a předem navrhněte, kdy by mohli přijít a kdy odejít. Ocení vaši ohleduplnost.
• Pokud je to možné, vyhněte se pořádání workshopu po obědě, tedy mezi druhou a třetí hodinou odpoledne. Pro mnoho lidí je to nejpomalejší a neproduktivnější část dne. Vaše skupina bude pravděpodobně energičtější, pokud akci naplánujete na dopoledne nebo pozdní odpoledne. (Pokud musíte workshop uskutečnit brzy odpoledne, ujistěte se, že je k dispozici dostatek silné kávy!)
• Pokud je konečným cílem vašeho workshopu učinit o něčem rozhodnutí, čím více lidí se ho zúčastní, tím menší je pravděpodobnost, že k rozhodnutí dospějete. Zde se snažte omezit počet účastníků na minimum (například vydáváním zápisů po skončení akce lidem, kteří mají jen zájem). Důležité je také seznámit se s různými strategiemi týmového rozhodování. Více informací naleznete v našem článku Organizace týmového rozhodování.