Právo měnit ústavu Spojených států je odvozeno z článku V ústavy. Poté, co Kongres navrhne změnu, je Archivář Spojených států, který stojí v čele Národní správy archivů a záznamů (NARA), pověřen správou ratifikačního procesu podle ustanovení 1 U.S.C. 106b. Archivář delegoval mnoho ministerských povinností spojených s touto funkcí na ředitele Federálního rejstříku. Článek V Ústavy ani článek 106b nepopisují ratifikační proces podrobně. Archivář a ředitel Federálního rejstříku se řídí postupy a zvyklostmi stanovenými ministrem zahraničí, který tyto povinnosti vykonával do roku 1950, a správcem všeobecných služeb, který tuto funkci vykonával až do roku 1985, kdy NARA převzala odpovědnost jako nezávislá agentura.
Ústava stanoví, že změnu může navrhnout buď Kongres dvoutřetinovou většinou hlasů ve Sněmovně reprezentantů i v Senátu, nebo ústavní konvent svolaný dvěma třetinami zákonodárných sborů států. Žádný z 27 dodatků k Ústavě nebyl navržen ústavním shromážděním. Kongres navrhuje změnu formou společné rezoluce. Vzhledem k tomu, že prezident nemá v procesu novelizace ústavní roli, společné usnesení se nedostane k podpisu ani ke schválení do Bílého domu. Původní dokument je předán přímo Úřadu federálního registru NARA (OFR) ke zpracování a zveřejnění. OFR přidá ke společnému usnesení poznámky k legislativní historii a zveřejní jej ve formátu slip law. OFR rovněž sestavuje informační balíček pro státy, který obsahuje formální „red-line“ kopie společného usnesení, kopie společného usnesení ve formátu slip law a zákonný postup pro ratifikaci podle 1 U.S.C. 106b.
Archivář předkládá navrhovanou změnu státům k posouzení zasláním oznamovacího dopisu každému guvernérovi spolu s informačním materiálem připraveným OFR. Guvernéři pak formálněpředloží novelu svým státním zákonodárným sborům nebo stát svolá konvent v závislosti na tom, co určil Kongres. V minulosti některé státní zákonodárné sbory nečekaly na oficiální oznámení, než přijaly opatření k navrhované změně. Když stát ratifikuje navrhovanou změnu, zašle archiváři originál nebo ověřenou kopii opatření státu, která je neprodleně předána řediteli Federálního registru. OFR zkoumá ratifikační dokumenty z hlediska právní dostatečnosti a pravosti podpisu. Pokud jsou dokumenty shledány v pořádku, ředitel potvrdí jejich přijetí a ponechá si je v úschově. OFR uchovává tytodokumenty až do přijetí nebo nepřijetí změny a poté předává záznamy do Národního archivu k uchování.
Návrh změny se stává součástí ústavy, jakmile je ratifikován třemi čtvrtinami států (38 z 50 států). Když OFR ověří, že obdržel požadovaný počet ověřených ratifikačníchdokumentů, vypracuje formální prohlášení pro Archiváře, který potvrdí, že dodatek je platný a stal se součástí Ústavy. Toto osvědčení je zveřejněno ve Federálním rejstříku a v U.S. Statutes at Large a slouží jako oficiální oznámení Kongresu a národu, že proces změny byl ukončen.
V několika případech státy zaslaly NARA oficiální dokumenty, aby zaznamenaly odmítnutí změny nebo zrušení předchozí ratifikace. Archivář neprovádí žádná věcná rozhodnutí, pokud jde o platnost ratifikačních akcí států, ale bylo stanoveno, že potvrzení archiváře o formální právní dostatečnosti ratifikačních dokumentů je konečné a rozhodující.
V nedávné historii se podpis certifikace stal slavnostní funkcí za účasti různých hodnostářů, mezi nimiž může být i prezident.Prezident Johnson podepsal certifikaci 24. a 25. dodatku jako svědek a prezident Nixon byl podobně svědkem certifikace 26. dodatku spolu se třemi mladými vědci. Dne 18. května 1992 vykonával povinnosti ověřujícího úředníka poprvé archivář, který uznal ratifikaci 27. dodatku, a ředitel federálních registrů podepsal osvědčení jako svědek.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)