Zpráva o pokroku: Co to je & jak ji napsat? (Kroky a formát)

Krátká otázka – jak důležité je na stupnici od 1 do 10 pravidelně sledovat a poskytovat nadřízeným, kolegům nebo klientům aktuální informace o projektu? Odpověď je 12! Jednoduše proto, že nikdo nemá rád, když je ponechán v nevědomosti!

U každého projektu ve firmě musí být lidé v jeho okolí dobře informováni o stavu projektu, o výzkumu, který provádí projektový tým, o jeho rozhodnutích a o možnostech zlepšení. Tyto aktualizace jsou nedílnou součástí řízení projektu a zajišťují, aby každý člen týmu pracoval efektivně a jeho cíle byly splněny včas.

Jedním ze způsobů, jak prezentovat stav projektu a mít o něm přehled, je sepsání výkonné zprávy o průběhu projektu!

Americká společnost pro vzdělávání a rozvoj ve skutečnosti ukazuje, že existence konkrétního místa pro kontrolu průběhu projektu zvyšuje pravděpodobnost splnění cíle o 95 %.

Zprávy o postupu prací jsou skvělým místem, kde mohou projektoví manažeři informovat a zaujmout své nadřízené, klienty nebo spolupracovníky, jakého pokroku dosáhli na projektu za určité období.

Pokud jsou zprávy o postupu prací dobře provedeny, poskytují rychlý přehled o tom, jak se věci daří, a nabízejí cenné poznatky pro zvýšení produktivity, poskytnutí potřebných pokynů a rychlé řešení vznikajících potíží.

Psaní zprávy o postupu prací však může být trochu náročné, zejména, když máte různorodý tým a různé dílčí projekty, které musíte řídit. Nuže, nezoufejte! My to napravíme. V tomto příspěvku na blogu vás naučíme vše o zprávách o pokroku, proč jsou důležité a jak můžete napsat takovou, aby všichni řekli „wow“!

Čtěte dále…

Co je to zpráva o pokroku?

Zpráva o pokroku znamená přesně to, jak zní – dokument, který podrobně vysvětluje, jak daleko jste pokročili na cestě k dokončení probíhajícího projektu. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking „I wish I could make reports for my supervisor and team all day“! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Průběžné zprávy vyžadují rozhovor s vaším týmem nebo klientem, abyste pochopili cíle a předvedli informace, které se zmíněnými cíli úzce souvisejí.

Ať už se zpráva týká aktualizace investorů, marketingových výsledků nebo řízení zdrojů. Díky těmto zprávám každý vidí, co se daří a co ne. Pomáhají také manažerům vidět celkový úspěch či neúspěch projektů. Zprávy o pokroku navíc pomáhají:

Zprůhlednit informace

Tmel, který drží pohromadě každý vztah, je viditelnost a transparentnost. Dobře definovaná zpráva o pokroku přímo prezentuje, jak vaše práce ovlivňuje výsledek projektu, a ukazuje, co je správné a co ne! Přidáním transparentnosti do plánu projektu si můžete vybudovat bezkonkurenční úroveň důvěryhodnosti a důvěry u svého týmu a klientů.

Podněcujte neustálou interakci

Vytváření a projednávání zpráv o pokroku vede k neustálé komunikaci a udržuje všechny v obraze. Být v neustálém kontaktu s ostatními na týdenní nebo měsíční bázi zajišťuje jasné pochopení rolí a odpovědností.

Zlepšete hodnocení a přezkum projektu

Předchozí průběžné zprávy vám pomohou při objasňování mezer, systémových problémů, zkoumání dokumentů, abyste zjistili, co se nepovedlo, co lze udělat správně a kterou oblast je třeba zlepšit.

Poskytuje přehled pro budoucí plánování

Pokud zpráva o pokroku ukazuje všechna zpoždění, ke kterým došlo, může nadřízený nebo projektový manažer sledovat a zkoumat problém, který bránil pokroku, a podniknout další kroky, aby k nim v budoucnu nedocházelo.

Přečtěte si více:

Jak napsat zprávu o průběhu projektu ve 4 jednoduchých krocích?

Zprávy o průběhu projektu jsou základním dokumentem pro sledování projektových plánů a iniciativ, ale pokud čtenáři a pisatelé nejsou v souladu, mohou být tyto zprávy pro všechny zúčastněné zásahem do černého. Proto vám přinášíme několik kroků, které vám pomohou dodat správné informace správným lidem ve správný čas.

1. Účel zprávy

Existuje mnoho důvodů, proč někdo píše zprávu o průběhu projektu. Zvažte své publikum

Jakmile si ujasníte účel psaní zprávy o průběhu projektu, zvažte, na jaký typ publika se zaměříte a jaké podrobnosti čtenáři ve zprávě kvitují.

Může se jednat o to, jaké rozhodnutí budou muset vaši čtenáři po přečtení zprávy o průběhu projektu učinit, jaké informace budou potřebovat znát, aby mohli efektivně dohlížet na projekt a podílet se na něm atd.

Vytvořte oddíl „dokončená práce“

V tomto oddíle byste měli popsat vše, co již bylo vykonáno, a nejlepším způsobem, jak to udělat, je zmínit dokončené úkoly chronologicky.

Můžete uvést data, úkoly, na kterých jste s týmem pracovali, informace o klíčových zjištěních atd.

Souhrnná zpráva o postupu prací

V souhrnné části uveďte podstatné údaje o rozdělané a dokončené práci. Přidejte také krátký popis problémů, se kterými se váš tým setkal, doporučení nadřízeného k jejich řešení a zda je nutná nějaká pomoc na projektu.

Vytvořte zprávu o pokroku, která vynikne!

Pokud plánujete ukázat zprávu o pokroku, která vypadá úplně stejně jako jakákoli jiná nevýrazná zpráva, je pravděpodobné, že ji čtenáři po cestě jen přelétnou nebo ji nebudou číst vůbec. No, abyste nalákali pozornost čtenářů a hrdě ukázali práci, kterou jste na projektu odvedli, musíte zprávu o postupu prací udělat neodolatelně přesvědčivou!

Co takhle úžasné vizuály doplněné kvalitním obsahem, které by čtenáře zaujaly a přiměly je přečíst ji celou? Není pochyb o tom, že každý rád čte něco snadno uchopitelného a vizuálně ohromujícího!

Naštěstí pro vás máme dokonalý nástroj, který vám poskytne čtenářský zážitek jako nikdy předtím a oživí vaše šedé zprávy o pokroku! Řešení jako Bit.ai

Vytvořte zprávu o pokroku správným způsobem s Bit.ai

Bit je cloudový nástroj pro spolupráci na dokumentech nové éry, který pomáhá týmům vytvářet, sdílet, spravovat a sledovat interaktivní dokumenty na pracovišti.

Bit vám pomůže zajistit, aby vaše zprávy byly více než jen obyčejný nevýrazný text a obrázek. Kromě toho, že Bit umožňuje spolupráci více uživatelů na zprávách, tak také umožňuje uživatelům sdílet jakýkoli druh bohatých médií, jako jsou videa z kampaní, tabulky, grafy, soubory One Drive, tabulky Excel, GIFy, Tweety, nástěnky Pinterest atd. Cokoli na internetu s odkazem lze sdílet a Bit to automaticky promění ve vizuální obsah.

Bit má velmi minimalistickou estetiku designu, díky které vynikne každý designový prvek, úžasnou čitelnost a bohaté funkce, které zabrání spolupracovníkům zaneřádit jakékoli dokumenty a pomohou jim přehodnotit způsob práce!

Kromě psaní průběžných zpráv můžete snadno vytvářet další krásné dokumenty, jako je výkaz práce, projektová dokumentace, provozní plán, plán cesty, projektová charta atd. na společném pracovišti pro ostatní členy týmu, aby mohli spolupracovat, dokumentovat, sdílet své znalosti, brainstormovat nápady, ukládat digitální prostředky a společně inovovat.

Nejlepší na tom je, že tyto znalosti jsou bezpečně zabezpečeny ve vašich pracovních prostorech a lze je sdílet (nebo udržovat v soukromí) s kýmkoli ve vaší organizaci nebo s veřejností!

Celkově je Bit jako Dokumenty Google na steroidech! Takže už se nemusíte spokojit s těmi nudnými textovými editory, když máte k dispozici nadmíru robustní řešení, které vás provede!

Stále si nejste jisti, jak vám Bit pomůže vytvořit tu dokonalou zprávu o pokroku, která zaujme vaše čtenáře? Pojďme se podívat na další úžasné možnosti Bitu!

Klíčové výhody vytváření zpráv o pokroku na Bit.ai

Jednoduché a přehledné uživatelské rozhraní: Bit má velmi minimalistický estetický design, který umožňuje nováčkům rychle se s platformou seznámit. Přestože je platforma bohatá na funkce, odvádí skvělou práci, protože nového uživatele nezahltí a poskytuje systematický přístup k práci.

Organizace informací: Informace jsou často roztroušeny v aplikacích cloudových úložišť, e-mailech, kanálech Slack a dalších. Bit přináší všechny informace na jedno místo tím, že umožňuje organizovat informace v pracovních prostorech a složkách. Přineste všechny dokumenty, mediální soubory a další důležitá firemní data na jedno místo.

Konzistence značky: Soustřeďte se na obsah a nechte společnost Bit, aby vám pomohla s designem a formátováním. Dokumenty Bit jsou zcela responzivní a vypadají skvěle na všech zařízeních. Díky úžasným šablonám a motivům vám dokumenty Bit poskytují takový typ konzistence značky a designu, který je v dokumentačním průmyslu nevídaný

Chytré vyhledávání: Bit má velmi robustní funkci vyhledávání, která umožňuje každému rychle vyhledávat a najít své dokumenty. Pomocí bohatého textového vyhledávání služby Bit můžete prohledávat pracovní prostory, složky, názvy dokumentů i obsah uvnitř dokumentů.

Integrace médií: Firmy používají v průměru 34 aplikací SaaS! Není divu, že většinu času strávíme přeskakováním z jedné aplikace do druhé a hledáním informací. Proto se Bit.ai integruje s více než 100 populárními aplikacemi (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive atd.), aby týmům pomohl vplést do dokumentů i jiné informace než jen text a obrázky.

Více způsobů sdílení: Bitové dokumenty lze sdílet ve třech různých stavech:

1. Živý stav: Živý stav znamená, že všechny změny, které v dokumentu provedete, se budou aktualizovat v reálném čase. Pokud sdílíte dokumenty s klienty, partnery nebo zákazníky, budou mít vždy k dispozici vaše nejaktuálnější změny.
2. Vložení: Dokumenty Bit můžete vložit na libovolný web nebo blog. Dokumenty Bit jsou plně responzivní a na vašich webových stránkách se dokonale vykreslí.
3. Sledování: Můžete sledovat své dokumenty a získávat informace v reálném čase, abyste pochopili, jak uživatelé interagují s vaším obsahem. Zjistěte, kolik času uživatelé stráví prohlížením dokumentů, poměr posouvání, informace o uživatelích a další.

Závěr

Přehledná zpráva o průběhu je jako tep projektu! Určuje váš vztah se čtenáři, upozorňuje na všechny aktualizace – velké i malé – a udržuje všechny na stejné vlně. Nezapomeňte, že v závislosti na složitosti a rozsahu projektu může být pro lepší efektivitu nutné sdílet zprávu o postupu prací každý týden nebo každý měsíc!

Jakmile dodržíte všechny kroky, které jsou zmíněny výše, budou vaše zprávy pro čtenáře jistě působit jako svěží vánek a vy budete působit důvěryhodně a profesionálně. Tak na co ještě čekáte?