¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar tus correos electrónicos cada día? ¿Una hora? ¿30 minutos? Unas cuantas horas? ¡Tal vez medio día?
Aunque el correo electrónico está pensado para facilitar la comunicación, sospecho que a veces se convierte en una herramienta contraproducente porque pasamos mucho tiempo gestionando sus correos electrónicos! Por ejemplo, piense en estos casos:
- ¿A veces sigue haciendo clic en su bandeja de entrada, aunque la haya revisado hace sólo 5 minutos?
- ¿Pasa mucho tiempo gestionando sus correos electrónicos cada día, como buscando correos pasados, clasificando, organizando y borrando correos antiguos?
- ¿A menudo haces de los correos electrónicos tu primera prioridad en lugar de hacer realmente las cosas?
- ¿Hay días en los que pasas más tiempo en tu bandeja de entrada que haciendo el trabajo adecuado?
- Procesa tu correo una vez al día
- Prioriza el 20% de los emails; aplaza el 80%
- Tenga una carpeta «Responder antes de XX días»
- Realiza que no necesitas responder a todos los correos
- Crea plantillas de respuesta si sueles enviar respuestas similares
- Leer sólo los correos electrónicos que son relevantes
- Estructura tus correos en categorías
- Utilizar filtros
- Usa la regla de 1 minuto al responder
- Establezca un límite al tiempo que pasa en la bandeja de entrada
- (Despiadadamente) Cancela la suscripción de cosas que no lees
Al final del día, el correo electrónico es sólo una herramienta para que hagas tus tareas. A continuación te damos 11 consejos para mejorar la gestión de tu correo electrónico:
Procesa tu correo una vez al día
Aunque reviso mi correo varias veces al día sólo para estar al tanto (por si ocurre algo raro como que se caiga mi web, o si hay una petición urgente), no los proceso de inmediato. Sólo lo hago una vez al día, ya sea al principio del día o por la noche.
Reserva una franja horaria diaria para procesar tus correos. Si no terminas en esa franja horaria, continúa al día siguiente. Prioriza los más importantes y deja pasar el resto. (Ver #2).
Si estás en un puesto de trabajo en el que recibes muchos correos electrónicos que requieren tiempo, aún puedes poner esto en práctica. La cuestión es no dejar que el correo electrónico domine tu vida. Recuerda que es una herramienta que te ayuda a hacer tu trabajo y no el trabajo en sí.
Prioriza el 20% de los emails; aplaza el 80%
No todos los emails son iguales. Me encanta la regla del 80/20 porque se aplica a todos los ámbitos de nuestra vida. Incluyendo los correos electrónicos. La regla 80/20 es la idea de que el 20% de las entradas son responsables del 80% de las salidas en cualquier situación. Por lo tanto, para ser eficaces, debemos centrarnos en un 20% de entradas que conduzcan a un 80% de salidas. Del mismo modo, debemos centrarnos en un 20% de correos electrónicos de alto valor que conduzcan a la máxima producción.
Mis correos electrónicos del 20% son los que me dan el siguiente avance en mi trabajo. Pueden ser solicitudes de medios de comunicación, puestos de entrevistas, oportunidades de networking, pistas de negocio, oportunidades de hablar, y otras cosas que conducen a mis objetivos de negocio del 20%. Mis correos electrónicos del 20% también incluyen a las personas que han invertido en mi trabajo, como mis clientes de coaching 1-1, los compromisos para dar charlas y los lectores que compraron mis cursos y productos. Por último, pero no menos importante, la correspondencia con mis buenos amigos también entra aquí. Todo lo demás va al 80% de correos.
Para el 20% de correos, les doy una prioridad importante. Suelo responderlos inmediatamente (sobre todo si cumplen la regla de 1 minuto en el #9); si no, me pongo con ellos en un plazo de 1 a 3 días. Para el 80% de los correos, tardo más tiempo en responder, a veces ni siquiera respondo también (ver punto #4).
Tenga una carpeta «Responder antes de XX días»
Archive los correos que necesitan su respuesta en una carpeta «Responder antes de XX días», donde XX es el día de la semana. Yo reservo 3 días a la semana para responder a los correos electrónicos: martes, jueves y sábado. De esta forma, no me siento presionado a responder inmediatamente cuando recibo el correo. Lo leo, lo reconozco mentalmente y lo pienso hasta que llega el momento de responder (una media de 3 a 8 días desde la recepción del correo).
Realiza que no necesitas responder a todos los correos
A pesar de lo que piensas, no necesitas responder a todos los correos. A veces, el hecho de no responder después de un determinado periodo de tiempo también puede considerarse una respuesta en sí misma.
Yo recibo un gran volumen de correos de lectores, y durante un periodo de tiempo solía responder a todos los correos que me llegaban. No me sirvió de nada. Me pasaba todo el día respondiendo correos, y al final del día estaba agotado, incapaz de hacer ningún trabajo real. Y, curiosamente, casi todos los correos a los que respondo nunca reciben ningún tipo de respuesta (ni siquiera un acuse de recibo o un agradecimiento), ni siquiera cuando hago preguntas de seguimiento para ayudarles. Sospecho que la mitad de los correos no se leen, y la otra mitad son correos que la gente envía por impulso y las respuestas no importan realmente. De cualquier manera, me he dado cuenta de que es mucho más efectivo utilizar el tiempo en tareas de mayor valor, como trabajar en productos de alto valor y ricos en contenido, apoyar a mis clientes de coaching 1-1, nuevos proyectos y escribir nuevos artículos.
No te estreses demasiado por responder a todos los correos. Responde si te sirve de algo, pero si los costes de responder no superan los beneficios, entonces quizá no merezca la pena preocuparse por ello. Déjalo estar y las cosas se arreglarán solas con el tiempo.
Crea plantillas de respuesta si sueles enviar respuestas similares
Si miras en tu carpeta de enviados, probablemente encontrarás una tendencia en las cosas que respondes. El correo que recibo en mi sitio se puede clasificar generalmente en una de las pocas categorías (1) retroalimentación / correo de agradecimiento (2) coaching 1-1 (3) solicitudes de reseñas de libros/productos (4) consultas para hablar (5) otros. Para (1) y (2), utilizo plantillas que he escrito de antemano y que utilizo en mis respuestas. A medida que contesto, las personalizo para que se ajusten a las necesidades del correo original. Esto me ahorró mucho tiempo, en comparación con el pasado, cuando escribía los correos electrónicos desde cero.
Leer sólo los correos electrónicos que son relevantes
Estoy suscrito a varios boletines de noticias – como sobre fitness, autoayuda, blogging y negocios, pero no leo todos los correos que envían. Tampoco los borro, porque sé que tienen información valiosa. En cambio, configuro gmail para que los archive automáticamente en diferentes etiquetas (carpetas). Los correos de los blogs se archivan en la carpeta de blogs, los de fitness se archivan en la carpeta de salud & fitness, y así sucesivamente. Por ahora, tengo unas 30 carpetas. Sólo las leo cuando quiero obtener más información sobre el tema.
No es necesario leer todos los correos que llegan. Escoge y selecciona lo que es relevante para ti.
Estructura tus correos en categorías
Las carpetas (o etiquetas, si usas gmail) están ahí para ayudarte a organizar tus correos.
En primer lugar, utiliza un sistema de nomenclatura relevante para lo que estás haciendo. Si tus mayores prioridades ahora son, digamos, (1) escribir un libro y (2) perder peso, entonces nombra tus carpetas como eso.
En segundo lugar, utiliza una estructura jerárquica. las carpetas de primer nivel son para las grandes categorías, y las de segundo nivel son para las subcategorías, y así sucesivamente. Por ejemplo, tengo «Admin» como carpeta de primer nivel, y «Back-Up», «Contabilidad», «Cuentas», etc como carpetas de segundo nivel. Si es necesario, tengo carpetas de tercer nivel para segmentarlas aún más. Gmail tiene un complemento que te permite utilizar etiquetas de diferentes niveles (Configuración > Etiquetas > Etiquetas anidadas)
Utilizar filtros (#8) para organizar automáticamente el correo en carpetas funciona de maravilla.
Utilizar filtros
Los filtros son herramientas que te ayudan a clasificar el correo automáticamente cuando llega a tu correo. Hay 2 cosas básicas que se requieren para un filtro – (1) El término a buscar (2) Acción a aplicar si el término coincide. A partir de ahora, mi gmail tiene alrededor de 20 filtros diferentes configurados para diferentes direcciones de correo electrónico, títulos de los asuntos, el cuerpo del texto y lo que no. Dependiendo de qué filtro sea, el correo se clasificará automáticamente en una carpeta respectiva / se archivará. Esto minimiza la cantidad de acciones administrativas que necesito hacer.
Aquí está mi video tutorial compartiendo cómo configuro mis filtros de correo electrónico para lograr la bandeja de entrada cero: 3 Simple Tips To Achieve Inbox Zero Using E-mail Filters
Usa la regla de 1 minuto al responder
Si tardas menos de 1 minuto en responder, contesta inmediatamente y archívalo. No dejes que se quede en tu buzón durante mucho tiempo. Te costará aún más esfuerzo dejar que ronde por tu mente y que te recuerde constantemente que tienes que responder. Asegúrate de respetar el plazo de 1 minuto al responder para que no te lleve más tiempo del necesario. Esto me ayuda a despejar grandes lotes de correo en poco tiempo.
Establezca un límite al tiempo que pasa en la bandeja de entrada
Más allá de la regla de 1 minuto, limite el tiempo total que pasa en su bandeja de entrada. La próxima vez que revises tu correo, cronométrate. Comprueba cuánto tiempo tardas en procesar, leer, responder y ordenar tu correo. Luego pregúntese cuánto de ese tiempo está bien empleado. Lo más probable es que la mayor parte no haya servido para nada.
A veces, recibirá correos electrónicos que son alarmantemente largos. Para estos correos, escanéalos, mira si hay algo relevante para ti, y luego procésalos como corresponde. Responde si es necesario (y utiliza la regla de 1 minuto); archívalo si no piensas responder. Si vas a responder, no sientas la necesidad de contestar con un correo largo sólo porque la persona haya escrito un correo largo. Lo último que quieres es un intercambio de ensayos por correo electrónico, que sin quererlo te hará caer en un agujero negro de correo electrónico. Entra en tu bandeja de entrada, haz lo que tengas que hacer y sal justo después.
(Despiadadamente) Cancela la suscripción de cosas que no lees
En tu paseo por la web, probablemente te apuntes a una buena cantidad de boletines y feeds por impulso que después pierdes el interés. Si te encuentras borrando repetidamente el correo de tus suscripciones, es una señal de que deberías darte de baja inmediatamente.
Obtén la versión manifesta de este artículo: 11 Consejos para una gestión eficaz del correo electrónico
Artículo original: 11 sencillos consejos para una gestión eficaz del correo electrónico | Excelencia personal
Crédito de la foto destacada: Empresaria dibujando un sobre de correo electrónico vía .com