Aplicaciones móviles para eventos y conferencias: La Guía 2020

Las aplicaciones móviles para eventos y conferencias se han convertido en un pilar de la experiencia de los eventos. En esta guía, exploraremos las mejores prácticas de las aplicaciones para eventos para 2020 y más allá.

Una aplicación para eventos permite a los asistentes relacionarse de manera más efectiva, mantiene a todos al tanto de las últimas actualizaciones del evento y, lo que es más importante, proporciona un rico conjunto de datos que los organizadores de eventos pueden extraer. Dada la versatilidad de una app para eventos, no es de extrañar que el 91% de los organizadores de eventos afirmen que la adopción de una app para conferencias se traduce en un ROI positivo del evento.

Aunque está claro que las apps móviles para eventos son frecuentes en el sector de los eventos, las constantes mejoras en la tecnología y el cambiante panorama de las apps móviles en general requieren que los organizadores se mantengan al día con las últimas novedades y las mejores prácticas.

Esta guía cubrirá el espectro de lo que los organizadores necesitan saber sobre la app para eventos. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Mientras que las diferentes aplicaciones para eventos ofrecen diferentes características, las características comunes son una agenda digital del evento, mensajería uno a uno, perfiles de los asistentes para la investigación de redes, perfiles de los oradores, páginas de los patrocinadores, y la integración de los medios de comunicación social.

¿Qué es una aplicación de redes?

Una aplicación de redes es ligeramente diferente de las aplicaciones móviles para eventos y conferencias, ya que se centran exclusivamente en la creación de redes de eventos. Aunque este tipo de apps tienen un propósito muy importante, la mayoría de las apps de conferencias hoy en día ofrecen una plataforma de networking además de otras funcionalidades. Entender la app para eventos como una solución holística le asegurará que aproveche al máximo sus capacidades.

Determina si necesitas una app de eventos para tu próximo evento

Ahora que entiendes la diferencia entre una app de eventos y una de networking, es importante elegir la experiencia móvil adecuada para tu evento. Una app de networking es un gran complemento a la hora de facilitar la conexión entre los asistentes durante el evento. Una aplicación para eventos y conferencias ofrece una experiencia más holística del evento con funciones adicionales como una agenda digital, perfiles y mensajería personalizada. Para ayudar a determinar si una app para eventos es adecuada para usted, eche un vistazo a nuestra lista de comprobación.

Lista de comprobación de la aplicación para eventos:

• El tamaño de los asistentes supera los 100
• Su tipo de evento es una conferencia de usuarios, una cumbre, un roadshow, o evento emblemático
• Los asistentes tienen la opción de conectarse antes del evento
• La agenda del evento incluye múltiples sesiones y pistas
• El evento es de uno o varios días
• Las notificaciones en tiempo real durante el evento son importantes
• Tiene suficiente tiempo de antelación para promocionar su aplicación antes del evento

Si marcó más de un par de viñetas en esta lista, puede que sea el momento de revisar las opciones de apps para eventos y conferencias con tu solución de gestión de eventos.

«Nuestra aplicación móvil es ese faro de luz que la gente utiliza mientras está en el lugar. Pudieron seleccionar las sesiones que les interesaban, conocer la afluencia actual, y las cosas, y las áreas que estaban abiertas durante el programa.»

-Karen Merritt, LinkedIn



Directrices de las tiendas de aplicaciones para las aplicaciones de marca blanca

En el sector de las aplicaciones, Apple y Android son los guardianes. Las reglas que estos proveedores de sistemas operativos móviles establecen para sus respectivas tiendas de aplicaciones móviles pueden acabar redirigiendo una industria, como ha sido el caso reciente de Apple.

En la Worldwide Developers Conference de 2017, Apple anunció una serie de cambios radicales en las directrices. Durante la conferencia, Apple anunció que estaba endureciendo su proceso de revisión de aplicaciones al rechazar las aplicaciones creadas a través de un formulario de plantilla. La frase más importante de la directriz decía lo siguiente:

Directriz 4.2.6: «Las apps creadas a partir de una plantilla comercializada o un servicio de generación de apps serán rechazadas.»

Naturalmente, esto alarmó a un número de diferentes industrias que utilizaban apps con plantillas como parte central de su modelo de negocio. La directriz afectó especialmente al sector de los eventos, ya que muchas empresas de tecnología de eventos utilizan plantillas para crear apps de eventos a escala para sus clientes.

Muchos temían que esta nueva directriz pusiera patas arriba el proceso de creación de aplicaciones de marca blanca para eventos. Como resultado, muchos proveedores de apps se apresuraron a averiguar exactamente hasta qué punto Apple aplicaría las nuevas reglas anti-plantillas.

Durante un tiempo parecía que las apps universales (de las que hablaremos más adelante) eran la única solución segura. Ya en diciembre de 2017, Apple publicó una versión actualizada de la directriz 4.2.6. La sección completa decía lo siguiente:

«Las apps creadas a partir de una plantilla comercializada o un servicio de generación de apps serán rechazadas a menos que sean enviadas directamente por el proveedor del contenido de la app. Estos servicios no deben presentar aplicaciones en nombre de sus clientes y deben ofrecer herramientas que permitan a sus clientes crear aplicaciones personalizadas e innovadoras que proporcionen experiencias únicas a los clientes. Otra opción aceptable para los proveedores de plantillas es crear un único binario para alojar todo el contenido del cliente en un modelo agregado o «selector», por ejemplo, como una aplicación de búsqueda de restaurantes con entradas o páginas personalizadas separadas para cada restaurante del cliente, o como una aplicación de eventos con entradas separadas para cada evento del cliente.»

Si bien la directriz inicial carecía de especificidad, esta nueva revisión pinta una imagen más clara de hasta qué punto se aceptarán las aplicaciones con plantillas.

Dada la versión actualizada, parece que las aplicaciones de marca blanca no están fuera de la mesa siempre y cuando los clientes presenten la aplicación a través de su propia cuenta de desarrollador de Apple. Por lo tanto, es justo suponer que la App Store no será demasiado estricta con las aplicaciones de eventos con plantillas, siempre y cuando sean únicas y originales hasta cierto punto.



Aplicación para eventos de etiqueta blanca vs. Aplicación universal para eventos de marca

Como organizador de eventos, es importante conocer las diferencias entre ambas para ayudar a tomar la decisión de elegir la solución de aplicación para conferencias adecuada. Las diferencias entre los dos tipos de aplicaciones para eventos se pueden resumir de la siguiente manera.

Aplicaciones de marca blanca planificadas

Con las aplicaciones de marca blanca planificadas, los clientes obtienen una gran experiencia de marca y acceso a una variedad de módulos, pero a costa de la singularidad tanto en el diseño como en la funcionalidad. Según las directrices revisadas de Apple, la aplicación sólo se aceptará si se presenta a través de la cuenta de desarrollador de Apple del cliente.

La implicación es que las empresas de aplicaciones para eventos deben entregar las plantillas, los módulos y el marco con el que el cliente diseñará la aplicación por su cuenta. Muchos proveedores de software para eventos, incluido Bizzabo, ofrecen ahora opciones de aplicaciones de marca blanca que cumplen con las directrices de la App Store.

Aplicaciones universales de marca

Las directrices revisadas de Apple dejan claro que una forma aceptable de aplicaciones con plantillas son los modelos agregados o «picker» en los que existen numerosos perfiles diferentes en la misma aplicación contenedora. Esto se conoce también como una app universal de marca.

Al igual que un mando a distancia universal puede estar a cargo de su sistema de entretenimiento en casa, una aplicación universal pretende ser su ventanilla única para eventos. Los clientes descargan la app universal que luego contiene su evento específico o serie de eventos.

Es dentro de la aplicación contenedora donde los clientes pueden crear y mostrar su aplicación de eventos de marca única sin tener que crear una completamente por su cuenta. Una aplicación universal de marca hace bien en cumplir con las directrices de Apple, ya que se aleja de la saturación de la tienda de aplicaciones con las aplicaciones planificadas, mientras que da a los clientes la libertad de mostrar su marca única de eventos.

Para tener una mejor comprensión de esta solución de aplicación en particular, aquí está la nueva aplicación de eventos de marca de Bizzabo en acción:

Cómo una aplicación móvil para conferencias mejora la experiencia del evento

El valor de una aplicación para eventos es llevar toda la experiencia del evento al dispositivo del asistente. Esto hace que sea más fácil para los asistentes saber qué sesiones o ponentes están por venir, qué patrocinadores están exponiendo, y a quién pueden conocer para hacer una conexión profesional.

Aunque el compromiso móvil está aumentando año tras año, no siempre es fácil entender el impacto de una aplicación de eventos para su estrategia general de eventos. Por eso Bizzabo encuestó a varios clientes que utilizan la Ultra Branded App. Los resultados fueron sorprendentes:

• 50% de aumento en la adopción móvil de los asistentes
• 51% de aumento en la visibilidad de los patrocinadores y socios
• 42% de aumento en la participación del público
• 84% de aumento en la participación de la comunidad

Los organizadores de eventos que Bizzabo encuestó vieron resultados dramáticos en la participación de los asistentes con la adición de una aplicación de eventos.

¿Quieres saber qué es lo que diferencia a las aplicaciones para eventos? Revisemos los beneficios únicos de aprovechar las aplicaciones para eventos y conferencias.

Networking

Conectar con otros profesionales es una de las principales razones por las que surgió la app para eventos. Una app para eventos no solo facilita el encuentro con otras personas, sino que ayuda a los asistentes a identificar a otros asistentes con los que reunirse y hacer networking. Los perfiles visualmente agradables y un sistema de mensajería intuitivo son ingredientes clave para una solución de networking sólida dentro de la app de eventos.



Perfil dentro de la app de eventos de marca de Bizzabo

Experiencia de marca

Dar una experiencia de marca perfecta a los asistentes es clave para un evento exitoso. Busque aplicaciones para eventos que permitan un control total sobre los colores, las imágenes, los logotipos y los mensajes con el fin de ofrecer una experiencia de aplicación totalmente de marca que conecte la energía del evento en vivo con el dispositivo de cada asistente.

Encuestas y sondeos

Uno de los aspectos más valiosos de una aplicación para eventos son los datos que se pueden recopilar de los asistentes. El método más sencillo para recoger estos datos sería iniciar sondeos y encuestas a los asistentes en tiempo real. Esto puede hacerse durante los talleres, antes del evento e incluso después del mismo. Una aplicación para eventos proporciona una manera de hacer preguntas inmediatas a los asistentes y recibir respuestas que ayudarán a dar forma a su futura estrategia de eventos.



Agenda personalizada

Con tantas sesiones y talleres diferentes que tienen lugar en una conferencia, puede ser difícil para los asistentes hacer un seguimiento de todo. Una aplicación para eventos resuelve este problema dando a los asistentes la posibilidad de construir su propia agenda del evento simplemente añadiendo las sesiones a las que quieren asistir en sus horarios personales.

Oportunidades de patrocinio

Las modernas aplicaciones para eventos también pueden ayudar a los organizadores de eventos a asegurar el patrocinio de los mismos proporcionando a los patrocinadores una excelente oportunidad para exponer su marca y servicios a los asistentes. Esto se puede hacer a través de páginas individuales de patrocinadores, ofertas especiales que se envían a través de notificaciones push, o encuestas y sondeos patrocinados.



Cómo aumentar la adopción de la app de eventos

Los beneficios de una app de eventos no se pueden aprovechar a menos que la app sea ampliamente descargada y utilizada activamente por los asistentes. Los siguientes consejos ayudarán a aumentar las tasas de adopción de la app.

Articular el valor añadido

Antes de planificar cualquier campaña específica en torno a la adopción de la app, tómese el tiempo necesario para formar adecuadamente el mensaje.

Sí, quieres que el mayor número de asistentes se la descargue, pero ¿por qué deberían hacerlo? Cuál es el valor añadido específico que recibirán al interactuar con la app?

Poner en claro el valor de por qué y cómo una aplicación elevará la experiencia del evento de un asistente en su mensaje es necesariamente no sólo para persuadirlos a descargar la aplicación, pero lo más importante, para ganar su confianza y que ellos animen a otros asistentes a descargar la aplicación también. El poder de las referencias puede ayudar realmente a la adopción de la aplicación para eventos.

Convierte a los asistentes en defensores

Una vez que la mensajería se ha cuidado, es el momento de crear formas específicas para que los asistentes aboguen fácilmente por la aplicación y así facilitar la adopción de la aplicación para eventos.

Facilita a los asistentes la promoción de tu evento y de la aplicación proporcionando botones de compartición fáciles de usar con texto precargado. Así, los asistentes podrán informar a sus redes de que se han unido a la comunidad de redes del evento y de que sus compañeros deberían hacerlo también. Recuerda que tus ponentes tienen el poder de amplificar tu mensaje, ya que suelen tener fuertes bases de seguidores.

Crea una campaña de email dedicada

El email será uno de los principales puntos de comunicación con tus asistentes. Envía una serie de correos electrónicos a cada asistente registrado con una clara llamada a la acción para que se descargue la app de tu evento.

Puedes espaciar los correos electrónicos lo suficiente para no abrumar a tus asistentes. Explique a los asistentes por qué y cómo la aplicación de la conferencia mejorará su experiencia en el evento.

Además, asegúrese de mantener un mensaje claro y conciso en estos correos electrónicos. Si entierra a sus asistentes con un aluvión de enlaces e información, se perderá la llamada a la acción para que se descarguen la app de su evento.

Diseñe una estrategia de medios sociales

Para asegurarse realmente de que todos los asistentes al evento conozcan la comunidad de redes de su evento, considere el lanzamiento de una campaña de medios sociales. Incentive a los asistentes a descargar la aplicación ofreciendo un premio a los 100 primeros miembros de la comunidad. Considere también la posibilidad de crear un enlace de descarga que se pueda compartir para que los asistentes puedan descargarse rápidamente la aplicación.

Mostrar la aplicación de su conferencia a través de las plataformas de los medios sociales es una buena forma de mostrar a los posibles asistentes al evento el valor añadido que obtendrán si deciden asistir a él. Al promocionar públicamente la aplicación móvil para conferencias, está posicionando la marca de su evento como una que adopta soluciones tecnológicas que mejoran la experiencia.

Cómo aprovechar los datos de la aplicación para eventos

Como organizador del evento, el aspecto más valioso de la implementación de una aplicación para eventos son los datos que se recogen. Dado que los asistentes utilizan la aplicación de la conferencia en una serie de funcionalidades diferentes, cada pieza de información puede ser reconstruida para ayudar al organizador a entender mejor el impacto de su evento. Datos como las sesiones más populares, los tiempos de espera de los mensajes enviados y los perfiles con más vistas son puntos de datos clave que pintan un panorama más amplio.

Source: Bizzabo

La obtención de datos ricos sobre el evento y la extracción de información procesable son posibles cuando se integran múltiples conjuntos de datos con la app de la conferencia. La integración es imprescindible a la hora de aprovechar los datos, ya que proporciona a las diferentes plataformas la capacidad de comunicarse entre sí.

Esto es especialmente relevante para las aplicaciones de eventos porque el comportamiento de los asistentes en la aplicación puede estar directamente vinculado a su información en su CRM o sistema de automatización de marketing. Cuantos más puntos de datos puedan conectarse al mismo contacto, mejor idea tendrás de cómo el evento impactó a ese asistente en particular.

Para más información sobre la integración de datos de eventos, haz clic en la imagen de abajo para acceder a nuestro ebook gratuito sobre integraciones de datos de eventos.



Seguridad y privacidad de los datos de la app de eventos

Como se ha comentado, una app de eventos puede ser una mina de datos sobre los comportamientos y preferencias de los asistentes. Estos datos pueden, a su vez, informar sobre las decisiones futuras y la estrategia del evento. Sin embargo, parafraseando al tío Ben de Spiderman, los grandes datos conllevan una gran responsabilidad.

Los organizadores deben hacer todo lo posible para asegurarse de que los datos que recopilan son seguros y están disponibles a petición de los usuarios.

Con la introducción del Reglamento General de Protección de Datos de la UE, la seguridad y la privacidad de los datos se han vuelto más importantes que nunca. Este nuevo reglamento de protección de la UE ayuda a garantizar que las organizaciones manejen los datos personales de forma segura y transparente. El GDPR no solo se aplica a las empresas que operan fuera de la UE, sino también a las que venden, contratan o se relacionan con ciudadanos de la UE y sus organizaciones. Para obtener más información sobre el GDPR, visite el sitio web oficial del GDPR.

Para conocer mejor los métodos de protección de datos, he aquí algunas de las mejores prácticas en torno a la seguridad y la transparencia de los datos de los eventos. (Tenga en cuenta que este blog no debe servir de referencia para el asesoramiento jurídico. Para obtener una orientación legal adecuada, consulte a su equipo jurídico.)

Proceso de admisión

Como usuarios de aplicaciones para eventos, los asistentes deben ser plenamente conscientes de los datos que están compartiendo. También debe haber procesos establecidos para que elijan activamente ofrecer su información. Algunas plataformas están diseñadas para que la recopilación de datos sea el valor predeterminado y que los usuarios deban optar por no hacerlo si no quieren que se extraigan sus datos. Esto da lugar a una mala experiencia de usuario, ya que el proceso parece menos transparente de lo que debería.

Asegúrate de que la recopilación de datos de tu aplicación de eventos incluya un proceso de opt-in que requiera la participación activa del asistente. De esta manera, tanto el organizador como el asistente son totalmente transparentes desde el principio.

Lenguaje comprensible

Cuando se trata de retórica legal, es muy fácil perderse en la jerga o simplemente desconocer el lenguaje confuso y enrevesado.

Para evitar este sentimiento entre sus asistentes y otras partes interesadas en el evento, tómese el tiempo para desglosar su política de datos básica de una manera que pueda ser entendida por la persona promedio. Hacerlo será muy apreciado por los asistentes y ayudará a establecer la marca de su evento como una que pone la experiencia del usuario de los asistentes como una alta prioridad.

Envíe un correo electrónico detallado que resuma su política

Según The Event Success Formula, el correo electrónico es una de las formas más eficaces para que los vendedores se comuniquen con su público. Los asistentes agradecerán que cree un correo electrónico independiente que resuma, en términos sencillos, sus políticas de datos y de privacidad, porque así podrán remitirse a este correo en distintas ocasiones.

Explicar minuciosamente los detalles de la política y cómo se verán afectados los asistentes son excelentes formas de generar confianza con su público y hacerles saber que tiene en cuenta sus mejores intereses.

Resumiendo: Su aplicación móvil para eventos

Las aplicaciones modernas para eventos y conferencias tienen el poder de ofrecer a los asistentes una experiencia digital intuitiva, de marca perfecta y conveniente para ir de la mano con una experiencia en vivo. Para preparar su evento para que esté preparado para los dispositivos móviles, estas son las principales cosas que debe tener en cuenta:

• Determine si una aplicación para eventos o una aplicación para redes es la más adecuada para su evento.
• Considere la posibilidad de utilizar una aplicación de marca blanca o una experiencia de marca para su aplicación para eventos.
• Entender cómo una aplicación para eventos mejora la experiencia de los asistentes y de los patrocinadores.
• Aumentar la adopción de la aplicación para eventos convirtiendo a los asistentes en defensores de la aplicación.
• Utilizar los datos de la aplicación para eventos de una manera que esté alineada con las regulaciones de privacidad de los datos y de los consumidores.

De cara al 2020 y más allá, podemos esperar más avances en branding, personalización e información basada en datos.

Aprenda cómo una app para eventos puede encajar en su estrategia global de eventos en la guía Event Stack.



Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.