Al comenzar una carrera en seguros, será fundamental que desarrolle una familiaridad con las aplicaciones utilizadas en el Sistema de Gestión de Agencias (AMS). Continúe leyendo para obtener más detalles sobre las aplicaciones que utilizará a diario para gestionar la información de los clientes.
¿Qué son los formularios Acord?
Los formularios Acord son documentos universalmente reconocidos que contienen información que la mayoría de las aseguradoras, si no todas, exigen que se completen para poder devolver un presupuesto a la agencia. Hay varios formularios Acord y cada uno sirve para un propósito específico del tipo de cobertura que representa. De todos los formularios, sin embargo, el primero que verá es el Acord 125.
¿Qué es un formulario Acord 125?
El formulario Acord 125 es más conocido como la Solicitud de Seguro Comercial. Esta solicitud se utiliza para registrar la información general del cliente, incluyendo cosas como la ubicación del negocio y los detalles de contacto, la descripción del negocio, los seguros anteriores y el historial de pérdidas.
Puede que esté viendo esto y se pregunte si necesita saber cómo rellenar el acuerdo 125? La respuesta es, ¡sí! Esta solicitud se utiliza en casi todas las pólizas de seguros comerciales, por lo que es importante que entiendas cómo completar un Acord 125.
Veamos algunos puntos clave del formulario a los que querrá asegurarse de prestar atención al completar el Acord 125:
La página 1 se centrará en los aspectos básicos que la compañía necesita para comenzar el proceso de suscripción o calificación.
El mismo comienzo del formulario requiere los datos de la agencia. Lo más probable es que el Sistema de Gestión de Agencias rellene esta información por usted, pero si se completa fuera de un AMS, asegúrese de introducir manualmente los detalles requeridos.
En el lado derecho de esta sección también encontrará una casilla para el Estado de la Transacción. Si está preparando esta solicitud para presentarla a los transportistas con otras querrá seleccionar «cotización».
La siguiente sección que querrás revisar es el área de Líneas de Negocio del formulario. Tómese un momento para revisar las opciones de la póliza que aparecen y marque todas las que correspondan al asegurado.
Pasando a la Información de la Póliza, asegúrese de indicar las fechas de vigencia y vencimiento (cuándo comenzará y terminará la póliza), el plan de facturación señalando si se facturará la prima al asegurado o a la agencia, así como qué plan de pago ha seleccionado el cliente. También verá una casilla en esta línea para Auditoría que se utiliza para indicar la frecuencia con la que se auditará la póliza. Una auditoría anual es lo más común por lo que puede introducir una «A» en esta sección.
A continuación, en el formulario está la Información del Solicitante. En esta sección, introducirá el Asegurado Nominal junto con su dirección postal, el FEIN (Número de Identificación Patronal Federal) o el Número de Seguridad Social (sólo para personas físicas) y el número de teléfono principal de la empresa del asegurado. También deberá marcar una casilla que indique el tipo de negocio. Si hay otros asegurados nombrados que necesitan ser nombrados en la póliza, asegúrese de introducir esa información también.
La página 2 entrará en un poco más de detalle acerca de las operaciones comerciales, pero asegúrese de completar la sección de información de contacto en la parte superior de la página antes de seguir adelante. Usted querrá asegurarse de
incluir el tipo de contacto, el nombre del contacto y el número de teléfono.
La siguiente sección que encontrará en la página 2 es la Información del local. Aquí es donde introducirás el número de local y de edificio (empieza por el nº 1), la dirección del local y del edificio, así como otros detalles que indican si el local está dentro o fuera de los límites de la ciudad, si el asegurado es propietario o inquilino del local y el número de empleados. El resto de las filas de esta sección se refieren a los ingresos y los metros cuadrados, incluidos los ingresos anuales, los metros cuadrados de la zona ocupada, la zona abierta al público y la superficie total del edificio, así como la confirmación de si una parte del local está alquilada a otros. Todo esto se utiliza para ayudar a determinar la prima de la póliza asegurada.
Una vez que haya completado la información del local, tendrá que introducir los detalles de la naturaleza del negocio. En la primera parte de esta sección tendrá que marcar una casilla junto a la categoría que coincida con el tipo de negocio del asegurado. En el área inferior, deberá proporcionar una descripción de las operaciones del asegurado.
A medida que avanza por la página 2, encontrará el área de intereses adicionales. Aquí es donde querrá introducir la información de cualquier parte que tenga un interés en el negocio del asegurado. Marque la casilla que corresponda e introduzca el nombre y la dirección del interés adicional.
La página 3 se utiliza principalmente para recopilar información general. Hay una serie de 15 preguntas en esta página que querrá asegurarse de completar indicando «sí» o «no» en la columna de la derecha. Algunas preguntas pueden requerir detalles adicionales para cualquier respuesta afirmativa, así que asegúrese de incluir toda la información necesaria
Al final de esta página llegará a la información sobre el transportista anterior. En esta sección tendrá que introducir los detalles de la cobertura anterior, incluyendo el año, el nombre de la compañía, el número de póliza, el historial de primas para las líneas de cobertura aplicables y las fechas de vigencia y vencimiento de la póliza.
Esta información sobre la compañía aseguradora anterior continúa en la página 4 y le proporciona espacios para el historial de la compañía aseguradora adicional. A medida que avanza por la página 4 llegará a la sección de historial de pérdidas. En este punto usted tendrá que marcar «no» si no tuvieron ningún siniestro en periodos anteriores de la póliza O llenar los detalles de los siniestros solicitados.
El final de la página 4 proporciona espacios para la firma del Productor y del Asegurado. Estas no serán necesarias durante el proceso de cotización, pero deberán obtenerse cuando la póliza esté encuadernada.
Otras notas importantes:
Un formulario rellenable de Acord 125 (al igual que otros formularios de Acord, así como otros formularios de Acord como el Acord 130) debería estar disponible en su Sistema de Gestión de Agencias. Puede rellenar el formulario y luego enviar un PDF del Acord 125 al cliente para que lo revise y lo firme.
Algunos de los detalles revisados se rellenarán previamente en su AMS. Esto le ahorrará tiempo al completar el formulario Acord 125.