Cómo conseguir la acreditación IATA para un negocio de viajes: Opciones y pasos a seguir

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Toda industria tiene su propio regulador: una autoridad que establece normas y mejora la cooperación en su interior. El sector del transporte aéreo no es una excepción.

IATA son las siglas de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo. Su principal objetivo es regular las actividades relacionadas con la distribución de las compañías aéreas y la aviación comercial. Estas actividades incluyen el cálculo de tarifas, la asignación de ingresos y las normas sobre el equipaje.

¿Pero cómo están conectadas la IATA y las agencias de viajes? Por qué las empresas de viajes que emiten billetes de avión tienen que estar acreditadas por la IATA? Cuáles son las opciones para empresas de diferentes tamaños y cómo se consigue la acreditación de la IATA? Exploremos las posibilidades.

La IATA y las agencias de viajes

Hoy en día, la IATA decide quién debe distribuir productos de viaje aéreo y cómo debe hacerlo. Supervisa los negocios de viajes sugiriendo normas. Por ejemplo, los códigos de la IATA se utilizan en todos los lugares donde se cruzan los viajes y la aviación. Piense en los códigos de designación de las aerolíneas para las reservas, la emisión de billetes, la programación y la documentación; un código de prefijo para clasificar a los pasajeros y la carga; un código de emisión de etiquetas de equipaje para simplificar la manipulación del mismo; y un código de localización para facilitar la manipulación de los paquetes. Estos códigos son relevantes incluso para aquellas aerolíneas que no han firmado un acuerdo con la IATA.

En la década de 1920, cuando las agencias de viajes, que estaban proliferando, empezaron a distribuir billetes de avión, actuaban como cámaras de compensación o intermediarios entre los viajeros y las aerolíneas. Además de distribuir los vales, las agencias de viajes se encargaban de facilitar las transacciones monetarias. Cuando la IATA surgió en 1945, se hizo cargo de estos procesos y se convirtió en mediadora entre las agencias de viajes y las aerolíneas.

Así se introdujo la acreditación de la IATA. Existe para salvaguardar a las aerolíneas y controlar el flujo de ingresos. Así, para poder acceder a los inventarios de las aerolíneas, una agencia de viajes debe someterse a la verificación de la IATA. En este caso, una aerolínea no tendrá que volver a comprobar una agencia cada vez que un agente se conecte al sistema de reservas de la compañía. Si un distribuidor está acreditado por la IATA, es un socio fiable.

Además, la IATA procesa todos los informes de ventas entre una aerolínea y una agencia a través de su Plan de Facturación y Liquidación (BSP), un sistema creado para agilizar las operaciones de venta, información y transferencia de los agentes acreditados por la IATA.

Si quieres profundizar en la historia de la IATA y en su funcionamiento actual, mira nuestro vídeo.

Lo que IATA puede aportar a las empresas de viajes

Dicho esto, vamos a desgranar los principales beneficios que IATA aporta a sus agentes acreditados.

Emisión de billetes de avión

Al estar certificadas por IATA, las agencias de viajes pueden emitir billetes de avión en nombre de las aerolíneas, lo que añade fiabilidad desde el punto de vista de los clientes. Esta es la principal ventaja que elimina la necesidad de otros intermediarios, simplifica los procesos de reserva y reduce los gastos tanto para los agentes como para las aerolíneas.

Reconocimiento del sector

Los agentes certificados por la IATA deben comprometerse con los códigos de ética del sector y cumplir con las normas generales de procedimiento del mismo. Trabajar como agente de la IATA también implica incluir el logotipo y la marca de la IATA en los locales y sitios web de las agencias de viajes. Todos estos factores combinados mejoran la imagen pública de las empresas de viajes y le otorgan una puntuación de alta fiabilidad.

Credibilidad

Como hemos mencionado, la IATA verifica exhaustivamente la actividad comercial de una agencia de viajes, sus ingresos y el flujo anual de clientes. Una vez en posesión de ese sello de aprobación, una empresa deja de ser examinada por una aerolínea o un proveedor de una cadena hotelera. Así, proveedores y agentes pueden comunicarse directamente. Esto simplifica significativamente los procedimientos de reserva, confirmación y procesamiento de pagos y elimina el esfuerzo adicional para ambas partes.

Acceso al control financiero

El acceso a casi 300 aerolíneas abre una puerta a una amplia gama de opciones para elegir. El Plan de Facturación y Liquidación permite a los agentes ver la distribución de los vuelos aéreos en tiempo real. Además, con un descuento en cada billete vendido, cada agente acreditado por IATA puede manejar su propio margen de beneficio, ganar una comisión razonable o vender billetes en condiciones especiales, atrayendo aún más clientes.

Ahora vamos a conocer las opciones de acreditación disponibles para agencias de viajes de diferentes tipos y tamaños, e incluso para agentes autónomos.

La tabla muestra las posibilidades de acreditación para agencias de viajes y operadores en solitario

Acreditación IATA completa

El paquete de acreditación IATA completa es para las empresas de viajes de todo el mundo que apoyan la emisión de billetes de avión en nombre de los proveedores. Además, el número de agente IATA presenta el negocio de viajes a otros miembros de la aerolínea IATA con un único Acuerdo de Agencia de Ventas y proporciona acceso al Plan de Facturación y Liquidación (BSP) de la IATA. El BSP es una interfaz de facturación y pago entre el agente, las aerolíneas y los proveedores de transporte.

La acreditación completa también significa que el agente sigue unos códigos éticos y de comportamiento estándar.

Para conseguirla, hay que presentar una pila de documentos y pasar por unos cuantos aros. Echemos un vistazo.

1. Infórmese sobre los aspectos básicos. Lee el Manual del Agente de Viajes. Es una guía reflexiva para los miembros y solicitantes de la IATA. Aquí descubrirá las normas generales, las reglas y los reglamentos aplicables en todo el mundo. Además, examine los criterios locales ajustados a cada país individualmente.

Para solicitar un número IATA, prepare estos documentos en el siguiente orden:

1. Prueba de operaciones comerciales generales. Si usted es un operador de sucursales, los documentos deben incluir las horas de servicios dedicados o una copia del acuerdo para servir como tal. Por ejemplo, puede adjuntar registros sobre la oferta de un tipo de tour en particular. Lo mismo funciona para los operadores en solitario.
2. Prueba de sus calificaciones. Independientemente de si tiene varios agentes o es un operador en solitario, debe presentar una licencia comercial o copias de cualquier certificación, como cursos de formación de agentes. Aquí debe indicar que sus agentes cumplen los criterios profesionales, según las normas empresariales locales.
3. Confirmación de la experiencia previa como agente de viajes. Si ha colaborado anteriormente con un agente acreditado por la IATA o una aerolínea, incluya este registro en sus documentos. Si es posible, adjunte una carta de recomendación de esa empresa o documentación de empleo. También se pueden adjuntar documentos que indiquen un conocimiento básico de las operaciones de las aerolíneas y la emisión de billetes.
4. Prueba de viabilidad financiera. Adjunte copias de todas las transacciones bancarias relacionadas con el negocio de viajes del último año. Incluya la documentación de los préstamos o los seguros si los tiene. Todos estos registros deben colocarse en orden cronológico. También se requieren registros detallados de las cuentas bancarias con los depósitos y retiros del año fiscal anterior.

Tenga en cuenta que todos los documentos deben ajustarse a los criterios locales de su país, tal y como se indica en el TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Esté preparado para obtener una fianza. Si sus cuentas muestran que sus activos actuales están por debajo de sus pasivos, es posible que se le pida que obtenga una fianza mínima de 50.000 dólares para asegurar su credibilidad financiera.
2. Regístrese en el Portal de Asistencia al Cliente. Utilice la página de registro y proceda con el proceso de registro. Debe presentar la información de contacto personal y establecer una contraseña.
3. Descargue el paquete de solicitud. El paquete de acreditación contiene instrucciones paso a paso sobre la solicitud, los documentos y las cartas necesarias.
4. Envíe el formulario de solicitud de la IATA. Complete la solicitud y envíela con los documentos a través del Portal del Cliente. Incluya las cartas de recomendación, siguiendo las instrucciones del formulario.
5. Pague la cuota de inscripción y espere. Una vez recibida la solicitud y procesada por la IATA, se pondrán en contacto contigo para los siguientes pasos y confirmar las tasas de inscripción. Normalmente, el periodo de consideración tarda 2 semanas. Para los agentes autónomos, la cuota es de 165 dólares, mientras que las agencias de viajes completas o corporativas regularmente tienen que pagar 360 dólares.

Servicio de designador de la industria de viajes (TIDS) – reserva sin emisión de billetes de avión

Esta opción se sugiere a los intermediarios de ventas de viajes, como los planificadores de reuniones de viajes o las agencias de viajes que no planean hacer la emisión de billetes de avión. El Servicio de Designación de la Industria de Viajes (TIDS) es un código individual que permite que las reservas sean reconocidas por las aerolíneas, las líneas de cruceros, las cadenas hoteleras, las empresas de alquiler de coches, los proveedores de trenes y otros proveedores de viajes. Aunque no permite la emisión de billetes, el TIDS proporciona acceso a los proveedores entre las aerolíneas, las compañías ferroviarias, las líneas de cruceros, las empresas de alquiler de coches, las cadenas hoteleras y los parques temáticos. Además, acelera el procesamiento de las reservas y hace que su negocio de viajes sea visible a través de la adición a todos los Productos de Datos Globales de la IATA.

El dispositivo para el TIDS también requiere un conjunto de documentos y una serie de pasos.

1. Prepare una licencia emitida por el gobierno para las agencias de viajes (cuando sea relevante) o una copia de un registro de negocios.
2. Presente una prueba de una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
3. Presente una prueba de pertenencia a la Asociación Nacional de Agentes de Viajes si ya la tiene.
4. Si no es miembro de la Asociación Nacional de Agentes de Viajes, presente uno de los siguientes registros de recomendación:
5. Una carta de recomendación de una aerolínea de la IATA o de un sistema de distribución global (GDS) o
6. dos cartas de recomendación de proveedores de la industria de los viajes y el turismo, como cadenas hoteleras, empresas de alquiler de coches u otros representantes de la industria del ocio.

Las cartas deben entregarse en papel con membrete de la parte que recomienda. Si es necesario, consulte un ejemplo de carta de recomendación. Para comprobar si tiene todo lo que se requiere, puede consultar con los requisitos de la solicitud.

5. Regístrese en el portal de atención al cliente. Utilice la página de registro para enviar información de contacto personal y establecer una contraseña.

6. Envíe el formulario de solicitud del TIDS. Rellene el formulario de solicitud del TIDS y envíelo con los documentos a través del portal de atención al cliente, incluidas las cartas de recomendación, siguiendo las instrucciones del formulario.

7. Pague una cuota de inscripción y espere. Cuando haya presentado su solicitud de TIDS y haya pagado la tasa de registro como se indica en el formulario de solicitud de TIDS, su código TIDS se preparará en un par de semanas tras la aceptación del pago.

IATAN – paquete completo sólo para empresas de viajes con sede en Estados Unidos

IATAN son las siglas de International Airlines Travel Agent Network. Básicamente, es idéntico a lo que proporciona la IATA, pero se utiliza sólo para las empresas de viajes con sede en Estados Unidos. Permite a cualquier empresa o representante de viajes emitir billetes de avión. La diferencia estriba únicamente en la ubicación en EE.UU. de la empresa de viajes y en un conjunto predefinido de documentos. IATAN funciona para cualquier negocio de viajes de EE.UU. con más de 2 años de experiencia.

Para solicitar un número IATAN, compruebe los siguientes documentos y procedimientos:

1. Proporcionar la aprobación ARC (Airline Reporting Corporation). En Estados Unidos, todas las transacciones de pago de los billetes se procesan a través de ARC. Básicamente, su función es similar a la del BSP de la IATA.
2. Aportar prueba de una Licencia Comercial Vigente. Debe mostrar el nombre legal de la entidad y decir que el negocio está «activo» o «en regla» con el estado, el condado o la ciudad.
3. Presentar prueba de la propiedad y la forma legal de la corporación empresarial. Tenga en cuenta que las diferentes formas de propiedad requieren diferentes licencias y acuerdos comerciales. Para obtener información más detallada, puede consultar el Kit de Acreditación.
4. Incluya una prueba de Registro de Vendedor de Viajes para los estados de California, Florida, Hawái, Iowa y Washington.
5. Presente una prueba de dos años de experiencia para QMP/QTA (Calificación de Gerente y Calificación de Entradas). Aquí se requieren las pruebas documentadas de su experiencia en la actividad de viajes. Pueden ser cartas de recomendación de sus anteriores empleadores o socios, proveedores del sector de los viajes o certificaciones que indiquen que es un experto en el sector de los viajes.

Para consultar la lista completa de documentos y certificaciones válidos, consulte la sección de requisitos del kit de acreditación.

6. Descargue el kit de solicitud. Visite la Página de Acreditación de IATAN y descargue el paquete de documentos que debe rellenar y presentar.

7. Presente los documentos. Una vez que haya rellenado y notariado todos los documentos y los haya añadido a las pruebas de actividades empresariales, envíelos todos directamente al correo electrónico de presentación de IATAN.

8. Pague las tasas de registro en línea y espere. Una vez que todos los documentos de solicitud son recibidos y procesados por IATAN, usted recibirá instrucciones sobre las tasas de registro por correo electrónico. El periodo medio de consideración de la solicitud es de 30 días.

Acreditación IATAN sin billete

La acreditación IATAN sin billete es la opción más adecuada para cualquier agencia de viajes con sede en EE.UU., incluida la que tiene su sede en casa, una tienda, una entidad de planificación de reuniones o un departamento de viajes corporativos. Requiere más de dos años de experiencia en el sector. Básicamente, las oportunidades son similares a las que ofrece TIDS, lo que significa que no podrá emitir billetes en nombre de una aerolínea, pero seguirá teniendo acceso a su inventario.

Para obtener una acreditación IATAN de no emisión de billetes, el negocio de viajes debe preparar los siguientes documentos.

1. Muestre sus referencias financieras. En este caso, el conjunto de documentos varía según el tipo y el tamaño del negocio: para las empresas de origen y nuevas empresas, para las entidades de viajes o planificadores de reuniones y para los departamentos de viajes corporativos. Pueden incluir un estado financiero o un informe de gastos del negocio, la declaración de la renta del año anterior (para los negocios de larga duración), informes de ventas de los proveedores del sector de los viajes o cartas de los proveedores del sector de los viajes en las que se indique el volumen de ventas.

La información más completa está disponible en el kit de solicitud en la sección correspondiente de No billetes.

2. Presentar una prueba de seguro de errores y omisiones o de responsabilidad profesional. Incluya una copia de una póliza de seguro válida o una exención de errores y omisiones con una prueba de dos años de experiencia para el propietario o el representante legal.

Una vez que esté listo, siga los pasos mencionados en la sección de acreditación completa de IATAN que describimos anteriormente. Para más información, puede apoyarse en el Kit de Acreditación o en la sección de preguntas frecuentes de IATAN.

Dificultades de la acreditación de IATA que hay que tener en cuenta

Como ocurre con muchas otras normativas del sector, IATA tiene sus propios inconvenientes que hay que tener en cuenta.

Consume tiempo y recursos

La solicitud, la recopilación de documentos y la espera de la aprobación suelen llevar meses. Y requiere mucho papeleo. Además de rellenar el kit de solicitud, una agencia de viajes o un agente individual suele tener que reunir licencias comerciales, registros de seguros, formularios fiscales, extractos bancarios e incluso fotos del lugar. Además, el agente de viajes o el propietario tiene que comprobar sus ingresos anuales y mensuales para cumplir las normas financieras de la IATA. Y luego tiene que estar afianzado por un mínimo de 50.000 dólares (para una actividad de 2 años o menos) o una cantidad de dinero calculada para cubrir la Cantidad de Riesgo según el TAH. Hay obstáculos adicionales para conseguir la acreditación de la IATA.

Exige revisiones anuales

Incluso después de que un agente o una agencia esté acreditada, la verificación de la IATA no se detiene. Y es que la IATA realiza revisiones financieras anuales provisionales. Esto significa que todos los agentes deben presentar sus cuentas auditadas a más tardar 4 meses después del cierre de cada ejercicio económico, o como lo exige la legislación, durante los dos primeros años de acreditación para ser evaluados según criterios financieros. Por cierto, la IATA también ha elaborado criterios de evaluación locales para cada país. Todos los agentes deben presentar un documento de seguridad financiera durante los dos primeros años como agente. Debe cumplir la sección 4 de la Resolución 800f. Si la IATA advierte inestabilidad financiera durante la evaluación financiera, inicia un periodo de prueba para demostrar la viabilidad financiera y empresarial.

No se garantiza el aumento de las ventas

Todo lo dicho, estar acreditado por la IATA no asegura el aumento vertiginoso de las ventas y los ingresos. Aunque le da la libertad de jugar con su margen, los ingresos no dependen directamente de su acreditación. Lamentablemente, todos los requisitos financieros y los costes relacionados con la solicitud pueden superar sus ingresos.

Si no es la Acreditación IATA, ¿entonces qué?

Como ve, la acreditación por parte de la IATA requiere mucho tiempo y esfuerzo y tiene muchos escollos.

El hecho es que no todas y cada una de las empresas de viajes tienen los recursos o la voluntad de someterse al proceso de acreditación. Entonces, ¿cómo se puede evitar este procedimiento pero seguir vendiendo vuelos? Hay varias maneras.

Conéctese a un consolidador

Los consolidadores son proveedores de tecnología de terceros que le tienen cubierto. Proporcionando servicios por negociación individual, precio fijo, o a través de un programa de afiliados, tales soluciones ofrecen integraciones técnicas en una base de llave en mano. Además de la acreditación de la IATA, suelen incluir servicios como conexiones a tres GDS principales, API de viajes, integración independiente de API de ferrocarriles y muchos más.

Esta opción suele ser adecuada para aquellas agencias que cuentan con fondos suficientes pero carecen de tiempo e interés para profundizar en los detalles de la acreditación.

Elija una agencia de alojamiento

Una agencia de alojamiento es un próspero negocio de viajes con ingresos estables y un flujo de clientes continuo. Por lo general, se trata de operadores maduros con cobertura mundial.

Debido a su presencia bien establecida y a largo plazo en el mercado, las grandes agencias de viajes ya han obtenido todas las acreditaciones requeridas, incluyendo IATA, ARC (para Estados Unidos) y CLIA (para cruceros). Y las agencias más pequeñas pueden utilizar el número de acreditación de la agencia anfitriona.

Cuando se comparte el número IATA, ambas partes suelen firmar un contrato en condiciones mutuamente acordadas. Dividir la comisión de las ventas de billetes es la práctica más habitual.

Esta oportunidad es más razonable para las pequeñas agencias de viajes o los agentes autónomos que acaban de iniciar su andadura y carecen de la capacidad, la experiencia y los recursos necesarios para asumir todo el procedimiento de acreditación.

Considere otros nichos

A veces perseguir grandes volúmenes de ventas de viajes con billetes de avión no es factible. Si un negocio de viajes aún no está bien establecido, o el mercado está saturado de ofertas como la suya, piense en dirigirse a segmentos específicos.

Por ejemplo, puede vender sólo tours a destinos específicos. O vender viajes sin emitir billetes de avión. En este caso, el propietario de un negocio tiene que examinar su mercado, encontrar un nicho concreto y planificar minuciosamente otras actividades de marketing. Una ejecución bien planificada debería proporcionar ingresos procedentes de diferentes canales de distribución.