Cómo escribir un correo electrónico de rechazo a un candidato humano

No hay nadie que esté en modo de búsqueda de empleo que no haya revisado un anuncio de trabajo, piense que hay un gran ajuste y aplique para la posición abierta. Tienes entrevistas telefónicas, tal vez te reúnas en persona y tal vez incluso vuelvas para otras rondas. Y luego esperas. Y esperas. Y semanas (si no más) después, una carta genérica de rechazo del candidato aparece en tu bandeja de entrada.

Has invertido mucho tiempo y esfuerzo en el proceso, pero con una respuesta cortante e impersonal, sientes que no te han tratado con respeto y te vas con una visión negativa de la empresa.

¡No seas esa empresa! No hay razón para tratar a los candidatos interesados en su organización como si no pudiera molestarse, después de que se hayan comprometido y pasado tiempo con usted. Recuerde que cada interacción que realiza en sus esfuerzos de reclutamiento y en el proceso de contratación tiene un impacto directo, positivo o negativo, en su marca de empleador, ya sea que extienda o no una oferta de trabajo a ese candidato. Proporcionar una experiencia positiva al candidato es fundamental.

Si tienes un programa de reclutamiento activo y un equipo de Recursos Humanos y vas a contratar en el futuro, lo último que quieres hacer es tomar acciones que agrien la reputación de tu empresa a los ojos de futuros candidatos a un puesto de trabajo. Y responder impersonalmente a los solicitantes de empleo en el proceso de entrevista es una de las formas más comunes de dañar su marca de empleador.

Lo bueno es que, si se hace correctamente, puede ser una de las formas más fáciles de ayudar a construir su marca de empleador. Para mostrar cómo, quiero compartir algunas de las mejores prácticas que hemos aprendido al trabajar con todos nuestros clientes con los mejores programas de reclutamiento, así como nuestras propias experiencias en la construcción de una startup de rápido crecimiento en el espacio de software de reclutamiento.

¿También estás interesado en mejorar tu experiencia como candidato? Descargue nuestra guía para conocer la jugada.

Lo que los candidatos a un puesto de trabajo quieren – y deben esperar

No es tan complicado. No todo el mundo espera ser contratado. El proceso de búsqueda de empleo y de entrevistas es a menudo un juego de números, o uno no es contratado debido a una experiencia inadecuada, o a la falta de habilidades, o al siempre amorfo «encaje». Usted lo sabe. Y los candidatos lo saben. Pero cuando son rechazados por los reclutadores, los candidatos simplemente quieren entender por qué no hubo encaje, especialmente después de cualquier cantidad de discusiones, y lo quieren aún más, cuanto más largo es el proceso.

Es algo natural y en absoluto, una expectativa poco realista. Ponte en su lugar. Cuando te rechazan, por la razón que sea, entender el porqué puede ayudarte a comprender mejor lo que puedes hacer de forma diferente en el futuro. Y lo que es más importante, puede poner a su empresa en una buena luz y destacarse de otras empresas por ahí.

Mejores prácticas a la hora de rechazar candidatos

Aquí hay una serie de elementos a tener en cuenta a la hora de escribir una carta de rechazo a los candidatos de trabajo que rechace.

• Lo más importante es que te asegures de responder a cada uno de los candidatos que se presentan a tu puesto. Para aquellos con los que nunca has hablado y que no pasan las pruebas iniciales, está bien que tus reclutadores envíen un correo electrónico breve y no personalizado de «no gracias». Si bien es tan fácil (¿demasiado fácil?) postularse en estos días, no se necesita tanto esfuerzo para asegurarse de responder a todos los que se acercan, particularmente si tiene un sistema de seguimiento de solicitantes que automatiza muchos de los flujos de trabajo y procesos de reclutamiento recurrentes.
• Para cualquier persona con la que hayas tenido una conversación (es decir, más allá de una selección inicial de currículum donde has tenido una primera ronda de selección telefónica), no utilices una carta genérica de una plantilla de carta de rechazo de trabajo. Esto es algo que considero muy importante. Si has tenido más de cinco minutos de conversación con alguien, deberías poder especificar brevemente por qué el candidato no ha pasado a la siguiente ronda. Si añades aunque sea un punto que haga referencia a vuestra conversación del proceso de entrevista, proporcionarás una justificación básica a tu decisión relacionada con su propia candidatura.
• Utiliza una estructura común para cada correo electrónico de rechazo para no tener que reinventar algo desde cero cada vez:
  • Agradezca a la candidata el tiempo que se ha tomado para hablar con usted (recuerde que ha dedicado tiempo a preparar su llamada, por muy breve o «estándar» que sea por su parte).
  • Deje claro que ya no se le tiene en cuenta para el puesto para que no haya dudas ni confusiones.
  • Sea lo más específico posible, refiriéndose a su formación y experiencia, en cuanto a la razón por la que está rechazando el puesto («estamos buscando a alguien con más experiencia en programación frontal… o en gestión y supervisión… o en ventas al gobierno»). Sé claro sobre cuáles son las necesidades de tu empresa y en qué aspectos no las cumplió.
  • Incluye, si puedes, algo positivo que haya surgido durante la conversación («tu portafolio era bastante impresionante» o «claramente tienes un gran dominio del marketing en redes sociales»).
  • Si te ha gustado la candidata y podrías estar interesado en ella para otro puesto en el futuro, pregúntale si te parece bien que te pongas en contacto con ella cuando sea oportuno (evita el rollo de «lo mantendremos en el archivo» que, en el mejor de los casos, resulta inútil). Demostrar tal interés muestra que realmente era un problema de ajuste específico para el puesto y mantiene la buena voluntad existente hacia la empresa, ideal para cuando tenga el puesto adecuado para el candidato en el futuro.
• Cuanto más profundo sea el proceso de reclutamiento y contratación de alguien, más le «debes» una justificación específica real de tu decisión. En particular, si alguien ha tenido cualquier cantidad de entrevistas en persona, o incluso más, ha completado cualquier tipo de tarea para usted como parte de la evaluación, no hay excusa para no proporcionar algún nivel de personalización. El candidato se ha tomado el tiempo de prepararse, de relacionarse con tus reclutadores, de viajar a tu oficina, posiblemente de reprogramar otros compromisos u obligaciones, etc. Ahora están recibiendo una noticia potencialmente mala; sé respetuoso con sus esfuerzos y agradece su interés por tu empresa.

Ejemplo de la forma correcta de escribir un correo electrónico de rechazo de un candidato

Como hemos enfatizado aquí, no somos fans de las plantillas genéricas de correos electrónicos de rechazo que se quedan en eso. Debes tener una estructura estándar como la señalada anteriormente, pero debe ser personalizada para el candidato y el rol en particular. Estas cartas deben ser enviadas por el reclutador o el gerente de contratación, dependiendo de lo lejos que haya llegado el candidato en el proceso de la entrevista.

Por ejemplo, este es un ejemplo de carta de rechazo que probablemente tendrá una mejor recepción que el típico enfoque enlatado:

Estimado Alex:

Todos apreciamos enormemente el tiempo y los esfuerzos que has hecho durante las últimas semanas para buscar nuestro puesto de Director de Marketing Senior. Sin embargo, después de una cuidadosa evaluación de las necesidades específicas que tenemos y el conjunto de habilidades que vemos como las más adecuadas para tener éxito en el papel, hemos decidido seguir adelante con otro candidato.

El equipo y yo pensamos que eras particularmente fuerte en el desarrollo de contenido convincente y bien escrito, como el ebook y los posts del blog que compartiste, así como en el lado de la generación de demanda. Pero para este papel, queremos tener a alguien con una experiencia más profunda en el lado del marketing de productos, en particular con cierta exposición técnica a nuestro sector y público objetivo.

Como compartí, somos bastante optimistas acerca de nuestra trayectoria de crecimiento y si las cosas proceden como se planea, esperaría un crecimiento continuo en nuestro equipo de marketing, con nuevos roles en los que su fondo podría ser un mejor ajuste para nuestras necesidades. Si te parece bien, y el momento es el adecuado para ti, me gustaría poder ponerme en contacto contigo en el futuro si surgen nuevas oportunidades más aplicables.

Gracias de nuevo por tu interés.

Una carta como esta puede llevar un poco más de tiempo y un poco de reflexión, pero vale la pena el esfuerzo.

Carta de Derechos de Contratación

En Comeet, tenemos nuestro propio conjunto de políticas, que he acuñado como nuestra Carta de Derechos de Contratación. Es lo que hemos puesto en práctica para potenciar nuestras propias prácticas de reclutamiento y construidas en torno al buen trato a los candidatos. Aunque en el futuro explicaré en qué consiste, una práctica particular que sigo personalmente es la de llamar a cualquier persona con la que haya hablado sobre la posibilidad de unirse a Comeet, especialmente si fue en persona. Aunque no puedo hacer esto para cada uno de los solicitantes, hago todo lo posible para hacer este alcance personal para la mayoría de los candidatos.

Puede ser difícil poner un ROI duro en estas llamadas, pero sé que ayuda a construir una impresión positiva de nuestra empresa en el mercado. Tengo un buen número de candidatos que han expresado su gratitud y aprecio por un toque tan personal, así como la sorpresa de que un ejecutivo de la empresa realmente daría el paso extra para cerrar el círculo con ellos tan personal y profesionalmente.

¿Por qué es importante escribir una carta de rechazo personalizada?

Hacer que su empresa sea más «humana» y respetuosa nunca es una mala práctica a seguir. Pero si quieres saber «¿qué hay para mí?» aquí va…

Como mencioné anteriormente, comprometerse con los solicitantes de una manera más personalizada es una forma ideal de construir, hacer crecer y proteger tu marca de empleador. Los solicitantes bien tratados son mucho más propensos a recomendar a sus amigos y contactos a su organización. Conozco varias empresas que han conseguido candidatos altamente cualificados remitidos por otros candidatos que habían rechazado. Tratar bien a los que estás rechazando es uno de los pasos más importantes para conseguirlo.

Y recuerda, que en muchos casos, las personas que estás considerando están en tu mercado objetivo para las soluciones de tu empresa. Tratarlos bien y no rechazarlos es un gran método para pasar de comprometerlos con tu marca de empleador a comprometerlos con tu marca corporativa como un cliente potencial, o incluso un referente o influenciador más adelante. Nunca se sabe cómo su empresa puede encontrarse con alguien en el futuro. Un candidato de hoy podría ser un cliente potencial de ventas mañana. ¿Por qué no querría dejar a todo el mundo con una impresión positiva de su empresa?

Puede sorprenderle que haya ciertos lugares en los que tenga que informar a los candidatos de su situación. Mientras que en Estados Unidos, es simplemente una buena forma de responder a los solicitantes. Aunque no es de extrañar que muchos candidatos, después de presentar su solicitud, nunca reciban respuesta, asumiendo que su interés ha caído en un agujero negro. Alternativamente, en ciertos países, hay una responsabilidad legal real de hacer saber a los candidatos su estado cada 60 días si todavía están bajo consideración.

No creo que tengamos que llegar a ese extremo y a todas las regulaciones que pueda requerir. Simplemente actuar de forma humana, respetuosa y profesional puede contribuir a mejorar el proceso de contratación y la experiencia de reclutamiento para todos.