Cómo leer un conocimiento de embarque

Todo lo que necesita saber sobre su conocimiento de embarque

Aquí tiene un recorrido paso a paso de su conocimiento de embarque, incluyendo por qué es importante, qué incluye y cómo usarlo correctamente para asegurarse de que su carga es enviada de forma segura y rastreada hasta su destino final.

¿Qué es un conocimiento de embarque?

En resumen, un conocimiento de embarque (BOL) es una especie de recibo de envío. Es un registro de los artículos que se envían desde un proveedor a un receptor a través de un transportista. Al igual que cualquier otro recibo, un BOL es importante porque ayuda a garantizar que el número y los tipos de artículos enviados son los mismos que llegan a su destino final. Ayuda a rastrear dónde se encuentra un envío en un momento dado -especialmente si se trata de una carga LTL que es manejada por múltiples transportistas-, así como a determinar si se produjo algún daño en el tránsito mediante la referencia cruzada de la condición de los artículos cuando se enviaron y cómo llegaron.

Un conocimiento de embarque también tiene importantes implicaciones financieras y de propiedad, ya que no sólo sirve como documento de titularidad, sino que también proporciona los detalles necesarios para una facturación precisa. El tamaño, el peso y la densidad de los artículos que se envían son factores que determinan cuánto cuesta el transporte del envío.

En realidad, hay algunos tipos diferentes de conocimientos de embarque, dependiendo de cómo envíe su carga. Estos incluyen:

• Conocimiento de embarque directo, utilizado cuando se envían artículos a un destinatario que ya ha pagado el pedido.
• Conocimiento de embarque «a la orden», utilizado para transferir la propiedad de la carga del remitente al destinatario y normalmente consignado bajo los términos de una carta de crédito. También son documentos negociables.
• Conocimiento de embarque aéreo, un documento no negociable utilizado para enviar mercancías por aire.
• Conocimiento de embarque marítimo, un documento negociable utilizado para enviar mercancías a ultramar.
• Conocimiento de embarque terrestre, documento utilizado para los envíos internacionales que viajan por tierra o por ferrocarril.
• Conocimiento de embarque multimodal, empleado cuando se realizan envíos a través de múltiples métodos de transporte (por ejemplo, por aire y ferrocarril, o por mar y aire, etc.).

¿Qué incluye un conocimiento de embarque?

Un BOL detalla la composición y el historial de un envío. Enumera no sólo qué carga está incluida, sino también cómo está empaquetada esa carga, si necesita algún protocolo de manipulación especial, si incluye materiales peligrosos y otra información específica que identifica la mercancía y dicta cómo debe ser transportada.

Aparte de las instrucciones y detalles especiales, la mayoría de los conocimientos de embarque incluyen la siguiente información:

• Nombres y direcciones tanto del remitente como del destinatario (a menudo denominado en el documento «consignatario»)
• Fechas previstas de recogida y entrega
• Números de pedido
• Tamaño de la carga, peso y dimensiones
• Líneas de firma para todas las partes (cargador, transportista, receptor)

Lectura de un conocimiento de embarque

Aunque la mayoría de los conocimientos de embarque incluyen la misma información básica, cada compañía puede tener un diseño diferente o priorizar diferentes aspectos del BOL. Como tal, es fácil confundirse al tratar de leer un BOL con el que no está familiarizado.

Como ejemplo para aprender a leer un conocimiento de embarque, vamos a ver el BOL de Flock Freight que generamos después de que nuestros cargadores han reservado un pedido con nosotros.

Números de referencia y de identificación de la cotización

En la parte superior del BOL, verá espacios para el número de referencia del envío y un número de identificación de la cotización. Estos números se generan para ayudar a identificar y rastrear su envío mientras se dirige a su destino final.

Sección del remitente

Esta área designa la información específica del remitente, el nombre de la empresa, la dirección y la información de contacto. Encontrará el número de orden de compra, así como la fecha y la hora de recogida programada de la carga.

También verá una serie de códigos de carga aquí. Estos indican cualquier instrucción especial de envío o manejo que el remitente haya indicado al cotizar el envío, como por ejemplo si la carga requiere una compuerta levadiza, o si la recolección debe hacerse adentro en lugar de afuera en un muelle de carga.

Sección del consignatario

Al igual que la información del remitente, la sección del consignatario enumera los detalles del lugar donde la carga termina en su destino final. Esto incluye el nombre, la dirección y la información de contacto del destinatario, así como la fecha y la hora de entrega previstas. También, de manera similar a los requisitos de manejo especial del remitente, hay códigos de carga para las necesidades específicas de aceptación por parte del destinatario, para que puedan recibir el envío correctamente.

Información del transportista

Esta sección describe el transportista de carga que es responsable de transportar sus bienes desde usted hasta el destinatario. Puede incluir su nombre, el número de identificación del transportista o el número de identificación de la cotización, y cualquier otra información de contacto pertinente.

Detalles de la carga

En esta área, encontrará las tuercas y los tornillos más cruciales del BOL: las descripciones del envío. Aquí enumerará los detalles de su envío, que determinan no sólo cómo se maneja la mercancía, sino también cuánto le costará su envío. Estos incluyen:

• Número de artículos
• Peso total del envío
• Dimensiones de tamaño (largo, anchura y altura del artículo)
• Clase de carga
• Especificaciones de manipulación especial (materiales peligrosos, etc.)

Ponga especial atención a la entrada de la clase de carga. Cualquier error aquí puede causar innumerables dolores de cabeza, incluyendo tasas de reclasificación e incluso el rechazo de su envío.

Valor declarado

Como es probablemente evidente, aquí es donde usted lista cuánto vale su carga en total. Esta sección es increíblemente importante, especialmente si su envío se pierde o se daña, ya que será clave para compensarle por su pérdida.

Precio y pago

No debe confundirse con el valor de su flete, esta área detalla cuánto cuesta el envío de sus mercancías. Es la tarifa que usted está pagando al transportista para transportar su carga a su destino final.

Firmas y fechas

Todas las partes deben firmar para reconocer su interés y papel en el envío, y para dar fe de que la información en el BOL es exacta. También incluye una sección de lista de comprobación para garantizar que todas las partes tengan claro quién cargó el remolque y quién contó la carga antes de la salida.

Creación de un conocimiento de embarque a prueba de errores

Es importante que toda la información en un BOL sea precisa; de lo contrario, se arriesga a la pérdida de sus mercancías, a daños por mal manejo, a entregas tardías o incluso a un retraso en el pago de su envío.

Además, si su envío se pierde en el éter, una carta de porte precisa le servirá para recuperar sus pérdidas. Si la información falta o es incorrecta, se encontrará vadeando un atolladero burocrático tratando de recibir una compensación.

Por suerte para los cargadores LTL que eligen Flock Freight, ese escenario de pesadilla es pura ficción. Cuando cotizamos su envío en la plataforma de Flock, nos aseguramos de hacer preguntas minuciosas y transparentes para garantizar que su conocimiento de embarque refleje toda la información precisa de su carga, incluyendo la clase de carga adecuada y los códigos accesorios para que no se vea sorprendido por cargos inesperados. La plataforma de Flock crea automáticamente una carta de porte completa para usted, incluyendo los accesorios necesarios. Todo lo que tiene que hacer es descargarlo e imprimirlo.