Planificar una reunión familiar de cualquier tamaño requiere una gran capacidad de organización. Haga que su evento sea el mejor de todos utilizando esta lista de comprobación imprimible y gratuita.
Lista de comprobación de la planificación
Ya sea que organice una reunión familiar tradicional en su ciudad natal o algo más exótico como un crucero de reunión, una lista de comprobación le ayuda a mantener todos los invitados y actividades en orden. Haz clic en la imagen de la lista de control que aparece a continuación y selecciona el icono de descarga. Imprima su lista de control y rellene los detalles a medida que planifica. Si tiene algún problema para acceder al imprimible, consulte la Guía de Adobe para obtener consejos útiles.
Tareas de planificación
Desde la elección del tema hasta la búsqueda de alojamiento, divida las tareas de planificación entre varios miembros de la familia para facilitar las cosas. Imprima una copia de la lista de comprobación para cada persona que tenga un papel en la planificación para que puedan firmar lo que completan. Programe una reunión justo después de la reunión familiar para discutir los planes del próximo año y reúnase de nuevo unos seis meses y tres meses antes de la reunión para mantenerse en la tarea.
Selección de los invitados
Sus antepasados comunes dictarán qué invitados invitar en la mayoría de los casos. Por ejemplo, puede que sólo estés organizando una reunión para los parientes de tu bisabuelo, por lo que no invitarías a la familia extensa de tu marido.
- Haz un mini árbol genealógico para asegurarte de quién podría ser incluido.
- Revisa la lista y tacha a los que hayan fallecido.
- Considera lo que sabes sobre las relaciones familiares y personas concretas y pregunta por ahí si no conoces bien a alguien. Intente dejar fuera sólo a los miembros de la familia que realmente incomodarían a la mayoría de las personas.
- Envíe invitaciones a todos los que viven aunque sepa que no pueden asistir. La sola invitación puede hacer que alguien se sienta incluido.
Coordinar el alojamiento
Si tienes invitados de fuera de la ciudad, es útil y respetuoso ofrecerles opciones de alojamiento. Puedes incluir un apartado en las invitaciones para que la gente marque si necesita alojamiento. Luego puedes hacer una lista de posibles lugares para alojarse que se ajusten a sus necesidades particulares. Si tiene un presupuesto o recauda fondos para futuras reuniones, destine una parte del presupuesto a reembolsar a los viajeros los gastos de kilometraje para que la reunión sea más accesible. Otra forma de ahorrar dinero es permitir que los invitados se alojen en las casas de los miembros de la familia local durante una o dos noches.
Planificación de actividades
Examine su lista de invitados para hacerse una idea del rango de edad de los mismos. Apunte a una buena gama de actividades físicas y no físicas que también podrían incluir la elaboración de recuerdos como un anuario familiar o un libro de recuerdos de la reunión.
- Si tiene muchos niños pequeños, planifique un montón de juegos de reunión familiar para niños y familias.
- Las familias a las que les gusta festejar juntas pueden programar más actividades para adultos.
- Si en su lista de invitados hay muchos parientes mayores, planifique algunas actividades de poca energía como compartir historias familiares o anécdotas de su época de crecimiento.
Ajustando el tamaño del grupo
Elija su ubicación en función del número de personas invitadas. Por lo general, puede estimar que unas tres cuartas partes de su lista de invitados asistirán realmente, así que planifique para ese número. Los grupos más pequeños se benefician de las comidas sentadas, mientras que los grupos grandes están mejor servidos con un bufé.
Lidiar con el drama de la familia
Esté preparado para el drama de la familia haciéndose consciente de cualquier problema potencial antes de tiempo. Asegúrese de que todas las partes implicadas en las disputas familiares sepan si las personas con las que tienen problemas van a asistir para que cada una pueda tomar su propia decisión sobre su presencia.
Cree una experiencia de unión familiar divertida
Las reuniones familiares se supone que son una experiencia divertida en la que los familiares tienen la oportunidad de crear recuerdos juntos. Tenga en cuenta a cada miembro de la familia invitado a la hora de planificar para asegurarse de que hay algo agradable para todos.