Conversaciones difíciles en el trabajo: 9 consejos + plantillas

Las conversaciones difíciles en el trabajo. Son incómodas, a veces desagradables pero, en definitiva, inevitables en cualquier dinámica laboral. Sabes cuando tienes que hablar con Justin sobre cómo sigue llegando 45 minutos tarde o con Ashley porque no está cumpliendo con los proyectos? Todos hemos pasado por ello.

El 70% de los empleados evitan las conversaciones difíciles en el lugar de trabajo, según un estudio de la startup de coaching profesional Bravely, esto puede bajar la moral y provocar un ambiente de trabajo tóxico. Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Facebook, anima a sus empleados a mantener conversaciones difíciles al menos una vez a la semana. Si no las tienes, no estás creciendo, dice.

Entonces, ¿cómo fomentar las conversaciones difíciles y manejarlas con elocuencia? Te contamos cómo y echa un vistazo a nuestra infografía a continuación para conocer algunos consejos rápidos.

Nueve consejos para manejar las conversaciones difíciles en el trabajo

Es común que las defensas estén altas cuando aparecen las conversaciones difíciles, por lo que es clave que tengas un plan para cuando lo hagan. Ayude a que la retroalimentación sea un aspecto natural de su organización y enmarque su pensamiento de manera que sea clave para el crecimiento y el desarrollo. Aquí hay algunos consejos para ayudar a que estas conversaciones sean más fáciles.

No lo evite

Las conversaciones difíciles pueden volverse más difíciles cuanto más espere. También puedes acumular ansiedad que hará que la situación sea más grande en tu mente de lo que realmente es. Como dijo el cofundador de Apple, Steve Jobs, tu trabajo no es ser fácil con la gente. Tu trabajo es hacerlos mejores. Haz que la retroalimentación sea algo habitual y acostúmbrate a abordar los problemas inmediatamente cuando surjan.

Tenga un propósito

¿Qué quiere conseguir de la conversación? Escribe tres cosas que quieras conseguir y céntrate en ellas. Si te centras en la raíz del problema desde el principio, disminuyes la probabilidad de que la conversación se aleje de ti. Recuerda que todos somos humanos y nadie quiere que se le plantee una lista de problemas.

Sé confiado y directo

La persona al otro lado de la conversación probablemente captará tu energía. Si lo enfocas como una situación incómoda, lo será. Según Sheryl Sandberg, de Facebook, «sentirse confiado -o fingir que te sientes confiado- es necesario para alcanzar las oportunidades. Es un cliché, pero las oportunidades rara vez se ofrecen; se aprovechan». Si vas a pedir un aumento de sueldo o un ascenso, toma la iniciativa, empieza la conversación con confianza y ve al grano rápidamente. Nunca vas a conseguir lo que quieres si no lo pides.

Está abierto a la perspectiva de la otra persona

«El feedback no debería ser un monólogo», explica Alison Green, de Ask a Manager. «Debería ser una discusión, y es importante escuchar la perspectiva de la otra persona. Puede que te digan algo que te haga cambiar de opinión, y no quieres estar tan comprometido con tu evaluación inicial que no escuches si lo hacen». Escuchar su perspectiva permite a la otra persona saber que reconoces sus sentimientos. Ser capaz de escuchar y comunicarse eficazmente no sólo os ayudará a resolver el problema actual juntos, sino que ayudará a vuestra relación a largo plazo.

Sé empático

Piensa en lo que podría sentirse al estar en el extremo receptor de la conversación. Si ves que les cuesta lo que has dicho, haz una pausa para que puedan ordenar sus pensamientos. Si empiezan a emocionarse, entiende cómo se deben sentir y asegúrales que estás proporcionando este feedback por el potencial que ves en ellos.

Usa frases con «yo»

Empezar tu frase con «yo» en lugar de «tú» evita los menosprecios, promueve la comunicación positiva y fomenta el entusiasmo para encontrar una solución. Es una gran parte de lo que diferencia el feedback constructivo del crítico. En la sección siguiente te ofrecemos algunos ejemplos de cómo hacerlo.

Apégate a los hechos

Antes de tu conversación, ten una idea clara de lo que ha ocurrido. Asume la responsabilidad de tu parte en la situación y céntrate en los hechos. Identifica en qué se equivocó cada persona y discute el impacto de esta conversación en cada uno de vosotros, en el equipo y en la organización en su conjunto. No todas las conversaciones van a ir en tu dirección y no todo el mundo va a estar de acuerdo con tu punto de vista. Intenta no dejar que tus sentimientos se interpongan en el camino de la resolución.

Presenta una solución

El objetivo de tener esta conversación es llegar a una resolución. Si la solución no está clara desde el principio, trabajad juntos para llegar a una en la que ambos estéis de acuerdo. Escucha sus ideas, si las tiene, y aporta también las tuyas. Por ejemplo, si le dices a un empleado que no le han subido el sueldo, explícale por qué y ofrécele soluciones sobre cómo puede mejorar. Una vez que estés de acuerdo, comprométete con la resolución y asegúrate de que hay un plan de acción para el futuro.

Seguimiento para evitar las consecuencias

En un mundo perfecto, todas las conversaciones que tenemos terminarían como queremos. Sin embargo, ese no es el caso. Algunas personas tienen reacciones retardadas a las malas noticias y pueden experimentar sentimientos de frustración, vergüenza o resentimiento tras abandonar la conversación. Sé consciente de ello y comprueba periódicamente que la otra persona está bien. Si parece que hay cierta tensión, programe un tiempo para una reunión fuera del lugar de trabajo que no gire en torno a la charla laboral -como tomar una taza de café- donde se reúnan como individuos y no como colegas.

Nueve conversaciones difíciles en el trabajo + plantillas

Las conversaciones incómodas en el trabajo surgen en una amplia gama de situaciones y pueden ocurrir entre compañeros de trabajo, sus gerentes o personas que usted supervisa. Mientras que dejar ir a alguien o pedir un aumento de sueldo son conversaciones difíciles de tener, ¿qué pasa con las que son simplemente incómodas? Desde abordar las preocupaciones de los empleados sobre las decisiones de promoción hasta decirle a su jefe que se siente sobrecargado de trabajo, a continuación hay nueve conversaciones incómodas y consejos sobre cómo manejarlas.

Empleado a supervisor

1. Cuando no estás de acuerdo con la decisión de tu jefe.

No estar de acuerdo con alguien de una manera respetuosa y no condescendiente es difícil – especialmente cuando ese alguien es tu jefe. Si te sientes lo suficientemente fuerte con tu opinión, debes decir lo que piensas. Cualquier buen jefe respetará tu confianza y puede que incluso te recompense al final. Sólo asegúrate de mantener una conversación positiva, céntrate en los resultados y respeta la decisión final. Aquí tienes un ejemplo:

«Quería hablar contigo sobre la reciente estrategia que has puesto en marcha. Creo que es una gran idea, sin embargo, me preocupa que el resto del equipo se sienta sobrecargado de trabajo y esto pueda bajar la moral con el tiempo. Si lo hacemos en su lugar se pueden obtener los mismos resultados, manteniendo a los empleados contentos. Quería poner esto en su conocimiento porque sé lo importante que es para usted la cultura de la empresa. Sin embargo, en última instancia respetaré cualquier decisión que decidas tomar.»

2. Cuando te sientas sobrecargado de trabajo.

Está bien admitirlo. A veces nos sentimos abrumados en el trabajo y simplemente tenemos demasiado que hacer. Pero, ¿cómo le dices a tu jefe que tienes demasiado en tu plato sin parecer perezoso o que no juegas en equipo? Es importante ser honesto, evitar quejarse y ofrecer soluciones para ayudar. Es posible que tu jefe no tenga ni idea de que el ancho de banda es un problema y podrías estar haciéndole un gran favor. Este es un ejemplo:

«He tenido algunos problemas para manejar la cantidad de cosas que tengo ahora mismo. ¿Te parece bien que delegue y a como están ocupando la mayor parte de mi tiempo? Nuestra nueva becaria dijo que tenía algo de disponibilidad y me encantaría que se formara en el proceso.»

3. Cuando estás enfermo.

No sientas la necesidad de disculparte en estas situaciones. A todos se nos permite estar enfermos a veces. Haz tu nota corta y dulce acerca de por qué necesitas tomar el día libre. Este es un ejemplo:

«Desgraciadamente, me he levantado demasiado enfermo para ir a la oficina hoy. Me voy a tomar un día de enfermedad pagado para descansar y mejorar. Sin embargo, pienso revisar mi correo electrónico periódicamente a lo largo del día por si surge algo urgente. Por favor, avísenme si tienen alguna pregunta. Espero estar de vuelta en la oficina mañana!»

Supervisor a empleado

1. Cuando una personalidad choca con el equipo.

No todo el mundo se va a llevar bien en el lugar de trabajo y cuando esto sucede, se tiende a crear un ambiente de trabajo incómodo. Si los empleados no consiguen resolverlo por sí mismos, aparta a ambos en privado. Asegúrate de escuchar a ambas partes, determinar el verdadero problema y encontrar una solución. He aquí un par de maneras de iniciar esa conversación:

«Entiendo que hay un problema entre tú y . Quería apartarte para asegurarme de que esto no estaba afectando a tu trabajo y a los que te rodean. He programado un tiempo para ti y para tomar un café juntos fuera. Creo que sería bueno que os conectarais como individuos y no como compañeros de trabajo.»

2. Cuando un empleado no cumple las expectativas pero tiene una actitud positiva.

Es difícil decirle a alguien que te gusta de verdad que no está rindiendo bien. Sin embargo, con actitud positiva o no, el rendimiento del empleado afecta a toda la organización, por lo que es importante hablar de ello de manera profesional. Para esta conversación, recomendamos abordar el problema, ofrecer formas de ayudar y tranquilizar. Este es un ejemplo:

«Como tu jefe, mi trabajo es señalar las áreas en las que necesitas mejorar. Así me aseguro de que estés creciendo constantemente tanto en tus habilidades como en tu profesionalidad. En este momento, me gustaría que te centraras en mejorar tu . Para ayudarte, me encantaría organizar algunas sesiones de formación para que vayas por el buen camino.»

3. Cuando un empleado no está de acuerdo con una decisión de promoción o compensación.

Cuando hay oportunidades de ascenso, es natural que los compañeros se vuelvan competitivos. Si has ascendido a alguien por encima de otros, pueden surgir los celos y si empiezan a ser un problema, aborda el tema de inmediato. Asegúrate de ser empático, pero también mantén tu decisión. Este es un ejemplo:

«Como sabes, me ascendieron el miércoles. Quería tener una charla contigo porque sé que expresaste interés en la oportunidad. La razón por la que decidí ascender es porque han alcanzado constantemente los objetivos de los clientes mes a mes. También sobresalen en y que son algunas áreas en las que creo que podrías mejorar. Me doy cuenta de que estás buscando una movilidad ascendente en la empresa y el hecho de que esta oportunidad no haya funcionado no significa que no vayan a surgir otras. Estoy preparado para ayudarte a conseguirlo y me gustaría prepararte para el éxito con futuras oportunidades.»

De empleado a empleado

1. Cómo pedir ayuda.

A veces ese gran proyecto en el que has estado trabajando resulta más desafiante de lo esperado y necesitas una mano extra. Los empleados pueden evitar pedir ayuda porque no quieren ser percibidos como incompetentes o molestos. Pedir ayuda cuando la necesitas no es vergonzoso, es inteligente. Sé honesto con lo que puedes manejar y pide ayuda a los demás cuando te sientas desbordado. Aquí tienes un ejemplo:

«Oye, he empezado a trabajar en , pero me estoy atascando y tengo que entregarlo este viernes. He visto que lo has hecho anteriormente y la alta dirección ha quedado muy contenta con el resultado. Podría programar un tiempo contigo para hacer una lluvia de ideas sobre posibles enfoques?»

2. Decir que no.

Si tu compañero de trabajo te pide ayuda en un proyecto para el que no tienes tiempo, o te piden ayuda en una tarea de la que tienes muy poco conocimiento (o interés). Está bien decir que no. Sobre todo si no tienes tiempo. Sin embargo, a muchos nos cuesta decir que no en el trabajo. La mayoría de nosotros queremos ser queridos y respetados, pero hay que tener cuidado con los que pueden aprovecharse de ti. He aquí un ejemplo de cómo decir no:

» Me encantaría ayudar, sin embargo, actualmente estoy al límite de mi capacidad debido a algunos proyectos. Si es algo que se puede empezar la semana que viene, estaré encantado de ayudar entonces. En el caso de que consiga terminar mis proyectos antes, te lo haré saber.»

3. Tratar con un compañero de trabajo que distrae.

Sentarse al lado de Chatty Cathy puede ser entretenido al principio, pero si la distracción comienza a inhibir tu trabajo, es hora de tener una conversación. Especialmente, si el sonido de su voz se extiende por toda la oficina. Aparta a tu colega con delicadeza y mantén una conversación genuina. Asegúrate de tener en cuenta sus sentimientos y de ser respetuoso en todo momento. He aquí cómo:

«Me ha encantado conocerte, pero me he dado cuenta de que a veces me retraso en el trabajo debido a nuestras conversaciones. Tal vez podamos programar un tiempo para tomar un café una vez a la semana?».

Según la profesora de mindfulness y coach ejecutivo Kim Nicol, las personas dejan a los directivos, no a las empresas. Animar a tus empleados o compañeros de trabajo a apropiarse de las conversaciones difíciles en el trabajo es un reto. El consejo de Nicol: predica con el ejemplo. Cuando se trata de conversaciones incómodas como pedir el sueldo a tus compañeros de trabajo o decir que no a un compañero, la comunicación es clave en cualquier entorno laboral. Si usted es abierto, es de esperar que el resto de su equipo lo sea.

Para más consejos y estadísticas sobre las conversaciones difíciles en el trabajo, eche un vistazo a nuestra infografía a continuación.

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