Los términos «factura» y «recibo» se han utilizado indistintamente con tanta frecuencia que, para un profano, parece que no hay diferencia entre los dos.
Sin embargo, como le dirá cualquier propietario de un negocio o alguien que tenga experiencia en contabilidad, los dos términos pueden ser muy diferentes.
Prueba gratis nuestro programa de facturación online
Acepta pagos online con facilidad
Consigue saber quién te ha pagado
Empieza a enviar facturas
Algunas personas descubren este hecho cuando van a ajustar las cuentas de su negocio. Otros se dan cuenta de una manera un poco más desagradable cuando van a presentar sus impuestos.
El resto de nosotros permanece completamente ajeno a las diferencias y a menudo se refiere a una factura como un recibo y viceversa. Pero realmente no debería ser así cuando, según este estudio de Atradius, entre el 10% y el 20% de los retrasos en los pagos se deben a información incorrecta en una factura.
Es un gran riesgo no entender las diferencias y similitudes.
Pues sepa que tanto una factura como un recibo son documentos importantes para la contabilidad. Ambos entran en juego cuando un comprador y un vendedor de bienes y/o servicios están involucrados en una transacción que implicará un intercambio de dichos bienes y/o servicios a cambio de un pago.
Ambos se utilizan para registrar las cantidades debidas y pagadas con respecto a los bienes y servicios declarados. Ambos son documentos legales.
Parece que hay muchas similitudes entre los dos, por lo que es comprensible que a menudo se confundan. Sin embargo, los dos son documentos muy diferentes, con propósitos casi completamente distintos.
Exploremos estas diferencias en detalle.
¿Qué es una factura?
Una factura es una solicitud o un recibo de pago en una transacción. La emite la persona que vende los bienes y/o servicios o el vendedor a la persona que compra estos bienes o servicios o el cliente.
Lo más importante a tener en cuenta de la factura es que es un documento legalmente exigible. Es decir, el proveedor puede utilizar la factura emitida por un determinado bien o servicio para asegurarse legalmente de que se realiza el pago del mismo.
Sin embargo, una factura no es sólo para solicitar el pago.
También enumera muchos detalles pertinentes, como los nombres del proveedor y del cliente, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y el número de fax del proveedor, los servicios o bienes negociados, las cantidades, los precios, la fecha de emisión de la factura, el número de factura y el pago total a realizar.
Para evitar más confusión, es necesario señalar que una factura tampoco es una orden de compra. Una orden de compra es básicamente un documento emitido por el cliente al proveedor en el que se detallan los artículos o servicios deseados, las cantidades y los precios acordados.
Como complemento, aquí tienes una visión más profunda de la facturación para que la leas con calma.
¿Qué es un recibo?
Un recibo es básicamente un acuse de recibo del proveedor al cliente en el que se indica que se ha recibido el pago. Es la prueba del cliente de que el pago se ha realizado.
También actúa como prueba de propiedad en el caso de la transacción de bienes. En él figuran varios datos, como los nombres del vendedor y del cliente, el precio, los impuestos, los descuentos, la forma de pago, la fecha de pago, el número de recibo, la firma del vendedor y el importe total a pagar.
El recibo también es un documento legal. En el recibo no siempre se indica por qué se ha pagado y en qué cantidades. Por eso es importante la factura, para enumerar el artículo o servicio objeto de la transacción.
Sin embargo, cuando el recibo establece estas cosas, una factura separada se hace innecesaria.
Similitudes entre una factura y un recibo
- Ambos son emitidos por los proveedores.
- Ambos son documentos legales.
- Ambos enumeran la información del proveedor y del cliente.
- En los casos en los que el pago completo se realiza de una vez, tanto la factura como el recibo enumeran el importe total.
Diferencias entre factura y recibo
- Mientras que una factura básicamente solicita que se realice un pago, un recibo es la prueba de que se ha realizado un pago.
- Una factura se emite antes de que se realice el pago. Un recibo se emite después del pago.
- La factura enumera el importe total que se debe o tiene que pagar. El recibo, por otro lado, detalla cuánto se ha pagado y cuál es el modo de pago.
- Si un proveedor emite una factura y el pago aún no se ha realizado, el proveedor registrará el pago como un crédito en Ventas y un débito en Cuentas por cobrar.
- Si un cliente recibe una factura pero aún no ha realizado el pago, el cliente registra el pago como un crédito en Cuentas por pagar y un débito en una cuenta de gastos o en una cuenta de activos.
- Una factura va al cliente que tiene que realizar el pago mientras que un recibo puede ir al cliente o a un tercero como prueba de pago.
- Una factura se utiliza para realizar un seguimiento de los bienes o servicios vendidos. Un recibo, por otro lado, reconoce que se ha realizado un pago.
Usos
Las facturas se utilizan, en primer lugar, para hacer una solicitud de pagos a los clientes.
Sin embargo, también ayudan en la entrega de bienes, a llevar un control de los bienes y servicios vendidos, a estimar los ingresos futuros e incluso para el servicio de atención al cliente ofreciendo descuentos por pagos anticipados y ampliación del plazo de pago.
Las facturas se utilizan como prueba de compra o propiedad por parte de los clientes. Esto se vuelve especialmente importante cuando los clientes van a devolver artículos defectuosos o defectuosos.
Ejemplos
Para ayudar a ilustrar mejor las diferencias entre una factura y un recibo, aquí hay algunos ejemplos visuales con información sobre los probables emisores.
Factura
Una factura es generalmente emitida por vendedores, comerciantes o mercaderes. Las facturas pueden ser emitidas por el departamento de contabilidad de una empresa.
Un consultorio médico, un hospital, un mecánico o un taller de reparaciones también pueden emitir facturas a los clientes.
Cuando vas a un restaurante y pides comida y bebida, el camarero o camarera te trae una factura al final de la velada. Esta factura se conoce como cheque.
Recibo
Un recibo es emitido de nuevo por los vendedores, mercaderes o comerciantes. Sin embargo, esta vez puede ir al cliente o a un tercero para reconocer que el pago se ha realizado.
Puede que obtengas un recibo de la máquina de tarjetas en la que pasas tu tarjeta cuando pagas algo con tarjeta de débito o de crédito.
A veces la propia factura puede llevar el sello de «pagado» como, por ejemplo, en una tienda de comestibles o supermercado o incluso en un restaurante. En ese caso, la propia factura se convierte en el recibo.
El lado comercial de las facturas y los recibos
Debido a que las facturas y los recibos ayudan a realizar un seguimiento completo y preciso de los gastos, hay que empezar a considerarlos indispensables desde el primer día. Resultan muy útiles en caso de una auditoría fiscal y también pueden hacer maravillas para informar la toma de decisiones.
Haz todo lo posible por recopilar un registro completo de los gastos de la empresa en forma de recibos. Puede que se sorprenda. Las tendencias históricas de gasto observables pueden utilizarse para ajustar los presupuestos futuros y realizar modificaciones en los planes de negocio.
La función de seguimiento de gastos de InvoiceBerry le ayuda a escanear fácilmente los recibos en papel para que todos los registros de los gastos del negocio puedan almacenarse de forma segura. Esto también es una gran ayuda a la hora de crear estados financieros, registrar los gastos deducibles de la empresa y preparar las declaraciones de impuestos.
Dado que todos los gastos de la empresa que ha reclamado como deducciones en su declaración de impuestos requieren documentación de apoyo, las copias electrónicas accesibles de sus recibos de ventas y facturas se sentirán enviadas al cielo.