Entendiendo el Software de Gestión de Consultorios

¿Qué es la Gestión de Consultorios?

¿Está buscando hacer su consultorio más productivo y agilizar su flujo de trabajo de facturación y procesos de gestión de pacientes? La gestión de la práctica médica puede ayudar.

La Asociación Médica Americana define el objetivo de la gestión de la práctica sanitaria como la mejora de la eficiencia de la práctica, la satisfacción profesional y la prestación de la atención al paciente. Las organizaciones implementan la gestión de la práctica para gestionar el registro, la programación, el seguimiento de los pacientes, la contabilidad de los pacientes y la presentación de informes a través de un único flujo de trabajo en todas las operaciones. Esto permite una plataforma única para cobrar los pagos de todas las cuentas de los pacientes.

¿Qué es el software de gestión de consultas?

El software de gestión de consultas (software PM) está diseñado para ayudar a las consultas médicas de cualquier tamaño a funcionar de forma más eficiente. Por lo general, los consultorios pequeños y medianos utilizan el software de gestión de consultorios para administrar las operaciones diarias como las funciones financieras y administrativas; algunos consultorios lo utilizan para conectarse con los registros médicos electrónicos.

Las capacidades más comunes del software de gestión de consultas incluyen:

• Ingresar y hacer un seguimiento de los pacientes
• Registrar los datos demográficos de los pacientes
• Programar las citas de los pacientes
• Gestionar la captura de cargos
• Realizar los procedimientos de facturación
• Enviar las reclamaciones de los seguros
• Procesar los pagos de los pacientes, proveedores de seguros y terceros
• Generar informes para los miembros del personal

El software de gestión de consultas médicas sólo requiere una conexión a Internet y una red informática sencilla. Puede desplegarse de tres formas diferentes: como software sólo de escritorio, software cliente-servidor o software basado en Internet.

Software sólo de escritorio: Utilizado en un solo ordenador por no más de unas pocas personas que comparten el acceso.

Software cliente-servidor: Permite que varios usuarios compartan los datos y el acceso a un servidor in situ que la consulta debe comprar o alquilar.

Software basado en Internet: Los usuarios acceden al sistema a través de Internet, lo que elimina la necesidad de comprar un servidor pero traslada los datos de los pacientes fuera de la oficina de la consulta.

Además de las bases de datos de los registros de los pacientes que puede mantener una consulta, el software de gestión de la práctica médica gestiona grandes conjuntos de datos, incluyendo listas de códigos CIE, procedimientos, compañías de seguros, centros médicos, médicos y otros proveedores del sistema de salud.

Beneficios del software de gestión de la práctica

El software de gestión de la práctica puede ayudar a las consultas y a los pacientes de muchas maneras diferentes. Estos son algunos ejemplos de los casos más comunes que ocurren cada día en una consulta:

Beneficios del software de gestión de consultas para las consultas

El personal de recepción no tendrá que hacer copias de la tarjeta de seguro de un paciente. En su lugar, simplemente escanean la tarjeta y el software PM captura la información relevante.

El departamento de facturación y el resto del personal que se encarga de reenviar las reclamaciones del seguro apreciarán que el software PM automatice esta tediosa tarea. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también puede impulsar el flujo de caja.

Los médicos pueden utilizar el software para validar un procedimiento para el diagnóstico de un paciente con una compañía de seguros antes de ordenarlo. Además, al agilizar las funciones administrativas necesarias para gestionar una consulta, el software de PM ofrece a los médicos más tiempo para tratar a los pacientes.

Beneficios del software de gestión de consultas para los pacientes

El software de PM puede ayudar a los pacientes que no están seguros de la cobertura de su seguro o que están confundidos por una Explicación de Beneficios. Una recepcionista que utilice el software podrá verificar la elegibilidad del seguro e informar a los pacientes si tienen un saldo pendiente.

Ejemplos de cómo el software de gestión de la práctica podría ayudar a su práctica:

Acceso más fácil a las historias clínicas electrónicas. Debido a que el software PM mantiene los documentos y datos en línea, agiliza las operaciones dentro de una práctica, incluyendo la capacidad de buscar documentos EHR.

Procesar los reembolsos más rápido. El software PM reduce el papeleo y ofrece a los facturadores la posibilidad de buscar en los registros de los pacientes, así como informes digitales que cubren la información de los seguros, las remesas y los avisos de reclamaciones.

Reduzca los errores. Los sistemas de gestión de consultas se integran con los procesos de seguros y facturación. Los usuarios pueden actualizar la información de los pacientes de forma regular y el propio software es capaz de corregir y actualizar cualquier error que encuentre en los datos.

Ahorrar tiempo al personal de la consulta. El software PM está diseñado para aumentar la eficiencia y mejorar los procesos que forman parte del funcionamiento diario de una consulta médica. Elimina varias tareas de la oficina relacionadas con la recopilación y verificación de documentos.

Componentes importantes del software PM:

Programación de pacientes

Los sistemas de gestión de la práctica incluyen una función de programación para crear y realizar un seguimiento de las visitas de los pacientes. Los horarios de los distintos proveedores de una consulta pueden codificarse por colores para mostrar las horas de las citas, la duración y los conjuntos de pacientes.

Proceso de reclamaciones

Los sistemas de gestión de consultas también realizan un seguimiento de las reclamaciones electrónicas una vez que se presentan, ya sea directamente a un pagador de seguros o a través de una cámara de compensación de reclamaciones electrónicas. En el caso de las reclamaciones en las que un paciente debe un saldo, un consultorio puede utilizar el software PM para imprimir y enviar por correo sus propios estados de cuenta a los pacientes.

Capacidades de presentación de informes

El software PM permite una amplia gama de capacidades de presentación de informes del consultorio basadas en varios parámetros personalizables. Algunos de los usos más comunes de los informes son el rendimiento financiero (incluyendo la facturación y los historiales financieros de los pacientes), la programación y los códigos ICD. Los usuarios del software pueden diseñar sus propios informes o trabajar con informes preestablecidos dentro del sistema.

Características comunes del software de gestión de consultas:

Recordatorios electrónicos automáticos a los pacientes por correo electrónico o mensaje de texto. Esto puede reducir la cantidad de citas perdidas y conducir a un aumento de los ingresos.

Facturación médica automática y verificación de la cobertura del seguro y la elegibilidad.

Una variedad de conjuntos de códigos de facturación, incluyendo el Sistema de Codificación de Procedimientos Comunes de Salud (HCPCS), el sistema de Codificación de Procedimientos Comunes (CPT) y la actual Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE).

Inferfaz de escáner de tarjetas para que el personal de la oficina pase las tarjetas de seguro médico. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de reclamaciones fraudulentas.

El acceso de seguridad personalizado permite a los administradores proporcionar diferentes niveles de acceso para cada usuario individual.

La integración del sistema de historia clínica electrónica ofrece a las prácticas la opción de vincular su software de gestión de la práctica médica. El beneficio potencial es la mejora de la gestión de registros.

Verificación de los datos demográficos de los pacientes con todos los proveedores de seguros registrados.

¿Cuál es la diferencia entre el software de gestión de la práctica y los registros médicos electrónicos?

Un EMR es una versión digital del historial médico de un paciente en una práctica individual. La tecnología ganó atención en 2009 cuando el gobierno de Estados Unidos creó incentivos financieros para que las empresas aumentaran el uso de la tecnología de la información en la industria de la salud, incluyendo la adopción de registros médicos electrónicos.

Como resultado de la Ley de Tecnología de la Información Sanitaria para la Salud Económica y Clínica (Ley HITECH), las prácticas médicas han aumentado su implementación de sistemas de EMR. Además de ayudar a los médicos a mejorar la atención a los pacientes, algunos datos recogidos por los sistemas se comparten con los funcionarios de la sanidad pública.

Aunque parte de la información de los pacientes en un EMR también puede estar contenida en un sistema de gestión de la práctica, el software de gestión de la práctica se utiliza para un propósito diferente-para funciones administrativas y financieras.

El software de gestión de la práctica puede trabajar junto con los sistemas de registros médicos electrónicos (EMR). Sin embargo, la integración de los dos puede ser un reto si una práctica médica elige diferentes proveedores para los sistemas. Mejorar esta integración es una prioridad para algunas empresas que desarrollan software de gestión de consultas médicas.

Gestión de consultas con athenaPractice

Durante casi 20 años, Quatris Healthco ha ayudado a los médicos y administradores de consultas a ser más productivos. Esta productividad mejorada ha llevado a una mayor rentabilidad para las prácticas médicas y a un mejor servicio y comunicación para sus pacientes.

Quatris Healthco entiende lo que las prácticas necesitan para gestionar su negocio. Configuramos soluciones basadas en software para las prácticas que necesitan ayuda con el EMR y la gestión de la práctica médica. Desde la instrucción en el aula hasta el aprendizaje autoguiado, Quatris Healthco está especialmente preparado para ayudar a los administradores de la práctica y los médicos a aprender más y hacer más con athenaPractice.

athenaPractice hace que las tareas como la programación, la facturación y la presentación de reclamaciones de seguros sean mucho más fáciles de manejar. Ya sea por sí sola o emparejada con la plataforma EMR, la funcionalidad PM de athenaPractice ayuda a reducir los costes y a impulsar la productividad.

Las prácticas sanitarias de todos los tamaños se enfrentan a cambios normativos y a retos de reembolso. Un sistema integrado de EMR y gestión de la práctica como athenaPractice puede ayudar a las prácticas a adaptarse a estos cambios de la industria.

La personalización y la interoperabilidad son dos ventajas clave de athenaPractice. Cuenta con un EMR que puede adaptarse para utilizar un vocabulario uniforme, campos personalizables para condiciones comunes y configuraciones de flujo de trabajo adaptadas a una práctica individual. La interoperabilidad basada en estándares permite que athenaPractice se conecte con casi cualquier sistema hospitalario de EMR o PM.

Además, athenaPractice prepara una práctica para la atestación de Uso Significativo, ICD-10 y los requisitos de HIPAA 5010. athenaPractice también proporciona acceso a más de 20 millones de registros de pacientes y 20 años de datos de la práctica que ayudan a proporcionar a los médicos una mayor visión de las condiciones médicas crónicas.

Con la solución de gestión de consultas de Quatris Healthco, el personal de la consulta puede:

• Reduce manual billing and paperwork
• Speed up the payment process for better cash flow
• Receive faster reimbursement decisions from insurance companies
• Process claims more efficiently and effectively
• Schedule patient visits
• Share information with other staff in the practice
• Easily add new patients to the database
• Integrate legacy IT systems
• Spend less time on paperwork and more time with patients

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