Trabajamos continuamente con nuestros clientes para desarrollar nuevos sistemas que les ayuden a llevar su negocio sin problemas. Sin embargo, crear un sistema no siempre es una tarea sencilla. Todo sistema requiere un plan de acción, recursos y personal para implementarlo. A menudo ayuda pensar en los sistemas como una combinación de procesos y procedimientos, y muchos gerentes no entienden realmente la diferencia entre ambos.
Un proceso es una operación de alto nivel que abarca la organización. Un proceso se compone de varias funciones y define el protocolo paso a paso o la serie de acciones necesarias para realizar una tarea u objetivo específico. Pensado de otra manera, un proceso es la forma de definir los pasos necesarios para alcanzar el objetivo. El proceso también describe lo que se necesita para lograr el resultado final, incluyendo los diferentes departamentos y recursos dentro de la organización.
Un procedimiento, por otro lado, es más detallado y de menor nivel, definiendo el protocolo específico para lograr parte del proceso. El procedimiento describe el orden de los pasos específicos necesarios para lograr un resultado final, y una serie de procedimientos tomados en conjunto conforman un proceso.
Los sistemas exitosos reúnen los procesos y los procedimientos de una manera que los define como un conjunto de instrucciones.
Así que un proceso es multifuncional, definiendo qué se hace y por quién. Suele definirse como un diagrama de flujo o un árbol de decisiones, donde un paso conduce lógicamente a otro paso o actividad. Hay eventos desencadenantes que conducen a una elección en el árbol de decisiones, todo ello diseñado para conducir a un resultado o desenlace deseado.
Dentro del proceso, se definen procedimientos específicos, que describen cómo se debe realizar una tarea específica y quién la realiza. Como parte del proceso se incluyen métricas para su realización con éxito.
Cuando se desglosa el proceso en un conjunto de procedimientos definidos, esos procedimientos se convierten en instrucciones de trabajo. Las instrucciones definen múltiples procedimientos y las funciones de varias personas responsables de esos procedimientos, de modo que cuando se juntan definen un proceso exitoso.
Su éxito en la definición de procesos, procedimientos e instrucciones determinará en última instancia el éxito de su sistema empresarial. Tiene que utilizar los procesos y los procedimientos juntos, esbozando diagramas de proceso con detalles de procedimiento para implementar los diagramas, mostrando los pasos del proceso a los que se refieren los procedimientos. Utilizando este enfoque, el personal consigue una mayor comprensión del contexto y las implicaciones de un proceso interfuncional, y de cómo cada procedimiento contribuye a ese proceso. Tenga en cuenta que un procedimiento bien escrito con muchos detalles a menudo puede aliviar la necesidad de instrucciones complejas.
En el desarrollo de los sistemas de negocio, la comprensión de cómo desglosar los procesos y procedimientos será un largo camino hacia la definición de los sistemas que son esenciales para cualquier operación.