GUARDAR ARCHIVOS IDML – CUÁNDO Y POR QUÉ USARLOS

Si trabaja en InDesign y tiene la necesidad de compartir archivos o colaborar en proyectos, es posible que se haya encontrado con la humilde extensión de archivo IDML. Conocer un poco cómo funciona este formato de archivo, y qué se incluye en el archivo resultante puede ayudarte a navegar por un flujo de trabajo que necesita atender a diferentes versiones de InDesign.

En un flujo de trabajo normal cuando guardamos un documento de InDesign el archivo resultante se guarda en formato INDD. Lo que es menos evidente es que este archivo es específico de la versión – intente abrir un archivo de InDesign CC en InDesign CS6 y se encontrará con un mensaje de error ya que los archivos más nuevos no se abren en las versiones más antiguas.

Para permitir un fácil acceso entre las diferentes versiones de InDesign tenemos el formato IDML (InDesign Markup Language) que es un formato universal que puede ser leído por todas las versiones de InDesign desde CS4 en adelante – el formato IDML se puede seleccionar desde los menús Guardar o Exportar. In the screenshot below we can see the File Info for an identical InDesign document saved out to the 2 formats – notice the INDD file specifies the version CC 2015.0 but no version number is specified for the IDML file.

The other noticeable difference is the file size – the INDD file here is 6MB but the IDML file is less than half a megabyte at 402KB. The reason for this is simple, and it’s one of the important things to understand about the difference in the two formats.

The INDD file stores a lot of data from the resources used within the file and the most memory intensive of these are the graphics. Every time we place a graphic in InDesign a thumbnail (or preview) of that graphic is generated by InDesign and cached as part of the INDD file. This is a useful feature as it enables us to see how and where all the images should appear within the layout even when the graphics aren’t present. The resources will only be needed for printing/exporting the file. In the example below we can see the preview even though the image is shown as missing in the Links panel.

This does mean that complex InDesign files with lots of graphic resources can get quite large.

Sin embargo, si guardamos o exportamos a IDML todas las vistas previas de las imágenes, junto con otros datos de recursos almacenados en caché, se eliminan del archivo y terminamos con un tamaño de archivo ultraligero. El archivo IDML es esencialmente un documento de texto que «describe» nuestro archivo de InDesign en lugar del propio archivo. Si enumeramos todos los recursos y cómo se utilizan tenemos una receta para recrear el archivo y esta es (en términos demasiado simplistas) la forma en que nos movemos entre las diferentes versiones de InDesign utilizando el formato IDML.

¿Y QUÉ PASA CUANDO ABRIMOS NUESTRO ARCHIVO IDML?

Bueno, se crea un nuevo documento de InDesign de acuerdo con la ‘receta’ dentro del archivo IDML y, en este punto, InDesign empezará a pedir cualquier recurso gráfico para poder reconstruir las Previsualizaciones necesarias, y este es el punto clave a entender sobre el proceso…

… ¡¡¡si no tienes los gráficos, no tienes las previsualizaciones!!!

If I send an IDML file of the above example and don’t send the image with it the preview can’t be rendered so we end up with grey boxes for our graphic frames as below.

This might be fine to work with in a very regimented column layout where everything is contained in discrete boxes but will not be much use in a more fluid layout where text and imagery interact and overlap.

En mi experiencia, este pequeño detalle no se entiende tan bien y a menudo me piden que suministre archivos IDML para la composición de publicaciones en idiomas extranjeros que se imprimirán en varios idiomas. Si no se suministran recursos gráficos (como suele ocurrir en estos flujos de trabajo), el maquetista trabajará «a ciegas», ya que todos los marcos gráficos se representarán como cuadros grises en blanco. En este flujo de trabajo en particular, es más conveniente suministrar un archivo INDD guardado con el número de versión requerido, si es posible.

Una vez que conozca las diferencias entre los dos tipos de archivos, podrá tomar decisiones sensatas sobre el mejor enfoque para suministrar contenido a sus colegas y clientes, basándose en la forma en que necesitarán utilizar los archivos que usted suministre.

El formato IDML también puede utilizarse para optimizar los diseños de InDesign que se han vuelto grandes y lentos. Como se mencionó anteriormente, el formato INDD almacena en caché una gran cantidad de datos de recursos y los archivos a veces pueden ser hinchados por los recursos que ya no son necesarios. Si alguna vez utiliza el comando «Guardar como…» para guardar una copia de un archivo en otra carpeta, puede observar que el tamaño de los archivos varía entre las dos copias. Esto se debe probablemente a que se han eliminado los datos innecesarios de la caché del archivo INDD más reciente. Si quiere poner su documento a dieta y eliminar los megabytes no deseados, intente exportar a IDML y crear un nuevo archivo INDD a partir de él. Cualquier dato redundante de la caché se eliminará en el proceso, lo que le dará un archivo INDD más ligero.