Hacer o no hacer multitarea
En el mundo empresarial actual, las empresas tienen que hacer más con menos y se pide a los empleados que trabajen más y durante más horas. La mayoría de las personas en la oficina pasan su tiempo rebotando entre las tareas, creyendo que su multitarea les hace más eficientes. Sin embargo, nuevos estudios han descubierto que la multitarea ya no es una habilidad de la que presumir, sino de la que preocuparse. Estos estudios sugieren que la multitarea hace que, en realidad, cometamos más errores, retengamos menos información y cambiemos la forma en que funciona nuestro cerebro, lo que hace que todo el mundo se pregunte «¿hacer o no hacer la multitarea?»
Cómo hace la multitarea tu cerebro
La corteza prefrontal del cerebro se pone a trabajar cada vez que necesitas prestar atención. Esta área de tu cerebro ayuda a mantener tu atención en un solo objetivo y a llevar a cabo la tarea coordinando los mensajes con otros sistemas cerebrales. Trabajar en una sola tarea significa que ambos lados del córtex prefrontal están trabajando juntos en armonía. Añadir otra tarea obliga a los lados izquierdo y derecho del cerebro a trabajar de forma independiente. Los científicos del Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) de París lo descubrieron cuando pidieron a los participantes en el estudio que completaran dos tareas al mismo tiempo mientras se sometían a una resonancia magnética funcional (fMRI). Los resultados mostraron que el cerebro se divide por la mitad y hace que olvidemos detalles y cometamos tres veces más errores cuando se nos dan dos objetivos simultáneos.
Es importante señalar que la multitarea mientras se realizan tareas naturales como comer y caminar es mucho más fácil que tareas más complicadas como enviar mensajes de texto mientras se conduce. Estas tareas naturales exigen menos a la corteza prefrontal, lo que facilita el cambio entre comer y caminar hacia la siguiente reunión. La multitarea no sólo nos hace menos productivos, sino que también puede estar disminuyendo nuestro coeficiente intelectual y la eficiencia general en el trabajo.
La multitarea afecta a tu coeficiente intelectual
Un estudio realizado por la Universidad de Londres descubrió que los participantes que hacían multitarea durante las tareas cognitivas, experimentaban un descenso en la puntuación del coeficiente intelectual similar al de aquellos que han pasado la noche en vela. Algunos de los hombres que realizaban multitareas sufrieron un descenso de 15 puntos en su coeficiente intelectual, lo que les dejó con el coeficiente medio de un niño de 8 años. La próxima vez que se encuentre en una reunión, tratando de hacer malabarismos para escuchar a su jefe y leer las principales historias del día, sepa que se almacenará poca información de ambas tareas cuando todo esté dicho y hecho.
La multitarea afecta a la eficiencia de su cerebro
Ser capaz de realizar múltiples tareas en el trabajo se cree que es un punto fuerte, sin embargo, un estudio publicado en el Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) indica que la multitarea es menos eficiente porque se necesita un tiempo extra para cambiar los engranajes mentales cada vez que una persona cambia de tarea. El doctor Joshua Rubinstein, de la Administración Federal de Aviación, ha propuesto nuevos modelos de control cognitivo. El primero, el cambio de objetivos, implica decidir activamente cambiar de tarea. Una vez que se ha decidido cambiar de proceso, el cerebro inicia la activación de las reglas. Esto requiere que el cerebro desactive las reglas cognitivas de la antigua tarea y active las nuevas reglas para la siguiente. Este proceso puede verse en el lugar de trabajo cuando alguien pasa de rellenar hojas de Excel financieras a escribir correos electrónicos. Su cerebro debe primero cambiar de objetivo y decidir que ha terminado con los procesos matemáticos y que está listo para empezar a escribir. Antes de empezar a escribir, el cerebro desactiva las reglas matemáticas y activa las reglas lingüísticas. El tiempo que tarda el cerebro en cambiar completamente los procesos y las reglas cognitivas lleva tiempo y conduce a la ineficacia en el trabajo.
Cómo ser eficiente sin hacer multitarea
No hacer multitarea en el trabajo puede ser difícil de dejar, especialmente cuando hay mucho en su plato. Por suerte, hay algunos cambios sencillos y conscientes que puedes hacer para trabajar de forma aún más eficiente. En lugar de ir de un lado a otro de las tareas cada dos minutos, dedica trozos de tiempo a una tarea determinada. Por ejemplo, dedica 20 minutos a leer las noticias del día y luego pasa a tu siguiente tarea durante 20 minutos, y así sucesivamente.
Una tarea habitual en el lugar de trabajo que pondrá a prueba esta estrategia es revisar el correo electrónico. Los estudios muestran que el profesional medio pasa alrededor del 23% del día enviando correos electrónicos. Inspirados por esta estadística, Gloria Mark, de la Universidad de California en Irvine, y su colega Stephen Voida estudiaron una oficina, aislaron a 13 empleados del correo electrónico durante cinco días, les colocaron monitores cardíacos en el pecho y realizaron un seguimiento de su uso del ordenador. Los empleados estaban menos estresados cuando se les desconectaba del correo electrónico. Se centraron en una tarea durante más tiempo y cambiaron de pantalla con menos frecuencia, minimizando así la multitarea, y trabajando de forma eficiente.
Cómo combatir la multitarea en los equipos
La multitarea a nivel individual parece bastante fácil, pero ¿qué ocurre cuando se trata de un equipo? La multitarea con un grupo de compañeros de trabajo crea una mayor probabilidad de falta de comunicación, incumplimiento de plazos y mala calidad del trabajo. Si todos los miembros del grupo están distraídos, hay poca o ninguna posibilidad de unirse y producir el mejor trabajo posible. Para combatir un equipo que se hunde, es importante mantenerse centrado colectivamente en una tarea, programar bloques de tiempo y utilizar menos herramientas. La productividad se disparará si el grupo centra su atención en una sola tarea. Podrán reunirse y dedicarse al trabajo. Si se crean bloques de tiempo para diferentes tareas, habrá más posibilidades de seguir siendo productivos y de cumplir el calendario de trabajo. Por último, al utilizar menos plataformas, cada miembro tendrá menos tiempo de transición entre tareas, lo que les mantendrá en una mentalidad productiva. Cree un modelo de trabajo para su equipo basado en la organización, la comunicación y la simplicidad para obtener la mejor productividad.
Consejos para la dirección
- Sea sensible a los desafíos cuando realice varias tareas
- Ayude a los empleados a priorizar el trabajo
- Suelte el acelerador de vez en cuando. Permita periodos de tiempo lentos para dar a los empleados un descanso.
- Mantenga la transparencia empresarial para ayudar a los empleados a sentirse valorados.
- Comunique las expectativas con claridad.
- La comunicación cara a cara es más eficaz que el correo electrónico.
La próxima vez que se encuentre haciendo malabares con tareas simultáneas en el trabajo, deje de hacer multitarea. Dedica toda tu atención a un proyecto a la vez y descubrirás que tu calidad de trabajo y tu eficiencia aumentan en gran medida.
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