Informe de progreso: ¿Qué es y cómo escribirlo? (Pasos y Formato)

Una pregunta rápida: en una escala del 1 al 10, ¿qué tan importante es hacer un seguimiento regular y proporcionar actualizaciones del proyecto a tus supervisores, colegas o clientes? La respuesta es 12. Simplemente, ¡porque a nadie le gusta que le dejen en la oscuridad!

Para cualquier proyecto en una empresa, las personas que lo rodean necesitan estar bien informadas sobre el estado del proyecto, la investigación que está realizando el equipo del proyecto, sus decisiones y el alcance de las mejoras. Estas actualizaciones son una parte integral de la gestión de proyectos y garantizan que cada miembro del equipo esté operando eficientemente con sus objetivos cumplidos a tiempo.

Una forma de mostrar el estado de su proyecto y hacer un seguimiento del mismo es escribir un poderoso informe de progreso!

De hecho, la Sociedad Americana para la Formación y el Desarrollo muestra que tener un lugar específico para comprobar su progreso aumenta la probabilidad de cumplir un objetivo en un 95%.

Los informes de progreso son un lugar ideal para que los gestores de proyectos informen y hagan partícipes a sus supervisores, clientes o asociados, del progreso que han realizado en un proyecto durante un periodo determinado.

Si se ejecutan bien, los informes de progreso proporcionan una rápida visión general de cómo van las cosas, ofreciendo valiosas perspectivas para aumentar la productividad, proporcionar la orientación necesaria y resolver rápidamente las dificultades que surjan.

Sin embargo, escribir un informe de progreso puede ser un poco desalentador, especialmente, cuando se tiene un equipo diverso y varios subproyectos que gestionar. Pues bien, ¡no te preocupes! Vamos a solucionarlo. En esta entrada del blog, te enseñaremos todo sobre los informes de progreso, por qué son importantes y cómo puedes escribir uno que haga que todos digan «¡guau!»

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¿Qué es el informe de progreso?

Un informe de progreso significa exactamente lo que suena: un documento que explica con detalle hasta dónde has llegado en la finalización de tu proyecto en curso. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking «I wish I could make reports for my supervisor and team all day»! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Los informes progresivos exigen hablar con tu equipo o cliente para entender los objetivos y mostrar la información que se relaciona estrechamente con dichos objetivos.

Sea el informe sobre la actualización de los inversores, el rendimiento de marketing o la gestión de recursos. Estos informes permiten a todos ver lo que va bien y lo que no. También ayuda a los directivos a ver el éxito o el fracaso general de los proyectos. Además, los informes de progreso ayudan a:

Hacer transparente la información

El pegamento que mantiene unida cualquier relación es la visibilidad y la transparencia. Un informe de progreso bien definido presenta directamente cómo su trabajo afecta a los resultados del proyecto y muestra los aciertos y errores. Al añadir transparencia a su plan de proyecto, puede construir un nivel inigualable de credibilidad y confianza con su equipo y clientes.

Fomentar la interacción constante

Crear y discutir los informes de progreso resulta en una comunicación constante y mantiene a todos en el bucle. Estar en contacto constante con los demás sobre una base semanal o mensual asegura una clara comprensión de las funciones y responsabilidades.

Mejorar la evaluación y revisión del proyecto

Los informes de progreso anteriores le ayudarán en la aclaración de las lagunas, los problemas sistémicos, examinar los documentos para averiguar lo que salió mal, lo que se puede hacer bien, y qué área necesita mejorar.

Proporciona información para la planificación futura

Cuando un informe de progreso muestra todos los retrasos que se han producido, el supervisor o un gestor de proyectos puede controlar e investigar el problema que obstaculizó el progreso y tomar una medida adicional para evitar que se produzcan en el futuro.

Lee más: Cómo escribir informes de proyectos que «sorprendan» a sus clientes

¿Cómo escribir un informe de progreso con 4 sencillos pasos?

Los informes de progreso son documentos esenciales para el seguimiento de los planes e iniciativas de los proyectos, pero si los lectores y los escritores no están sincronizados, estos informes pueden ser un ejercicio de éxito o fracaso para todos los involucrados. Por lo tanto, aquí hay algunos pasos para ayudarle a entregar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.

1. El propósito de su informe

Hay muchas razones para que alguien escriba un informe de progreso. Obviamente, para muchos de ellos, es informar sobre el progreso y el estado del proyecto.

Los lectores también podrían querer conocer información detallada sobre el propósito del proyecto, su duración y otros datos importantes.

2. Considere su audiencia

Una vez que haya ordenado el propósito de escribir el informe de progreso, considere el tipo de audiencia a la que se dirigirá y los detalles que sus lectores van a reconocer en el informe.

Estos pueden ser, qué decisión van a necesitar tomar sus lectores después de leer el informe de progreso, la información que van a necesitar saber para supervisar y participar en el proyecto de manera efectiva, etc.

Crea una sección de «trabajo completado»

En esta sección, debes describir todo lo que ya se ha hecho y la mejor manera de hacerlo es mencionar las tareas completadas cronológicamente.

Puedes especificar fechas, tareas en las que tú y tu equipo estuvisteis trabajando, información sobre los principales hallazgos, etc.

Resume tu informe de progreso

En la sección de resumen, proporciona los detalles esenciales sobre el trabajo pendiente y completado. Además, añada una breve descripción de los problemas con los que se ha encontrado su equipo, las recomendaciones de su supervisor para su resolución y si se requiere algún tipo de asistencia en el proyecto.

Crear un informe de progreso que destaque!

Si piensa mostrar un informe de progreso que sea exactamente igual que cualquier otro informe anodino, lo más probable es que sus lectores sólo lo ojeen por el camino o no lo lean en absoluto. Pues bien, para atraer la atención de tu lector y mostrar con orgullo el trabajo que has realizado en el proyecto, tienes que hacer que el informe de progreso sea irresistiblemente convincente

¿Qué tal unos visuales impresionantes, acompañados de un contenido de calidad que pueda captar el interés del lector y le anime a leerlo entero? Sin duda, ¡a todo el mundo le gusta leer algo fácil de entender y visualmente impactante! ¡

Por suerte, tenemos la herramienta perfecta para ti que proporcionará una experiencia de lectura como nunca antes y hará que tus informes de progreso en escala de grises cobren vida! Una solución como Bit.ai

Crea un informe de progreso de la manera correcta con Bit.ai

Bit es una herramienta de colaboración de documentos basada en la nube de la nueva era que ayuda a los equipos a crear, compartir, gestionar y realizar un seguimiento de los documentos interactivos del lugar de trabajo.

Bit te ayuda a asegurarte de que tus informes son algo más que un simple texto e imagen anodinos. Así, además de permitir que varios usuarios colaboren en los informes, Bit también permite a los usuarios compartir cualquier tipo de medios ricos como vídeos de campañas, tablas, gráficos, archivos de One Drive, hojas de cálculo de Excel, GIFs, Tweets, tableros de Pinterest, etc. Se puede compartir cualquier cosa en Internet con un enlace y Bit lo convertirá automáticamente en contenido visual.

Bit tiene una estética de diseño muy minimalista que hace que cada elemento de diseño sobresalga, una legibilidad impresionante y características ricas que evitarán que los colaboradores estropeen cualquier documento y les ayudarán a repensar la forma en que trabajan!

Además de escribir informes de progreso, puedes crear fácilmente otros documentos hermosos como la declaración de trabajo, la documentación del proyecto, el plan operativo, la hoja de ruta, la carta del proyecto, etc. en un lugar de trabajo común para que otros miembros del equipo colaboren, documenten, compartan sus conocimientos, aporten ideas, almacenen activos digitales e innoven juntos.

¡La mejor parte es que este conocimiento está protegido de forma segura en sus espacios de trabajo y se puede compartir (o mantener en privado) con cualquier persona de su organización o con el público!

¡Todo Bit es como Google Docs con esteroides! Así que, ¡no te conformes con esos aburridos editores de texto cuando tienes una solución excesivamente robusta para guiarte!

Aún no estás seguro de cómo Bit puede ayudarte a crear ese informe de progreso perfecto para enamorar a tus lectores? Veamos algunas de las increíbles capacidades de Bit!

Beneficios clave de crear tus informes de progreso en Bit.ai

UI sencilla y limpia: Bit tiene una estética de diseño muy mínima, lo que permite que un novato se incorpore rápidamente a la plataforma. A pesar de que la plataforma es rica en características, hace un gran trabajo en cuanto a no abrumar a un nuevo usuario y proporciona un enfoque sistemático de trabajo.

Organización de la información: La información suele estar dispersa en aplicaciones de almacenamiento en la nube, correos electrónicos, canales de Slack y más. Bit trae toda tu información en un solo lugar al permitirte organizar la información en espacios de trabajo y carpetas. Reúne todos tus documentos, archivos multimedia y otros datos importantes de la empresa en un solo lugar.

Consistencia de marca: Céntrese en el contenido y deje que Bit le ayude con el diseño y el formato. Los documentos de Bit son completamente responsivos y se ven muy bien en todos los dispositivos. Con increíbles plantillas y temas, los documentos de Bit le proporcionan el tipo de consistencia de marca y diseño que es inaudito en la industria de la documentación

Búsqueda inteligente: Bit tiene una funcionalidad de búsqueda muy robusta que permite a cualquiera buscar y encontrar sus documentos rápidamente. Se pueden buscar espacios de trabajo, carpetas, títulos de documentos y el contenido dentro de los documentos con la búsqueda de texto enriquecido de Bit.

Integraciones de medios: ¡Las empresas utilizan una media de 34 aplicaciones SaaS! No es de extrañar que la mayor parte de nuestro tiempo lo pasemos saltando de una app a otra, buscando información. Por ello, Bit.ai se integra con más de 100 aplicaciones populares (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc) para ayudar a los equipos a tejer información en sus documentos más allá del texto y las imágenes.

Múltiples formas de compartir: Los documentos de Bit pueden ser compartidos en tres estados diferentes:

1. Estado vivo: Un estado en vivo significa que todos los cambios que realices en el documento se actualizarán en tiempo real. Si está compartiendo sus documentos con clientes, socios o clientes, siempre obtendrán sus cambios más actualizados.
2. Incorporaciones: Puede incrustar los documentos de Bit en cualquier sitio web o blog. Los documentos de Bit son totalmente responsivos y se renderizan perfectamente en su sitio web.
3. Seguimiento: Puedes hacer un seguimiento de tus documentos y reunir información en tiempo real para entender cómo los usuarios interactúan con tu contenido. Vea cuánto tiempo pasan los usuarios viendo los documentos, la proporción de desplazamiento, la información del usuario y mucho más.

Conclusión

¡Un informe de progreso bien definido es como el pulso de un proyecto! Determina la relación con sus lectores, destaca todas las actualizaciones -grandes o pequeñas- y mantiene a todos en la misma página. Recuerde, dependiendo de la complejidad y el alcance del proyecto, es posible que tenga que compartir su informe de progreso sobre una base semanal o mensual para una mejor eficiencia!

Una vez que siga todos los pasos que se mencionan más arriba, sus informes seguramente van a sentirse como una brisa de aire fresco para sus lectores, haciéndole parecer creíble y profesional. Así que, ¿a qué estás esperando?