La Ley de la Asamblea 5 (AB5), aprobada en California el año pasado y que recientemente entró en vigor el 1 de enero, impone severas restricciones a la forma en que las empresas pueden contratar y trabajar con trabajadores independientes. Esta ley no solo afecta al aumento del trabajo freelance a través de la «gig economy», sino que también obliga a los empresarios a clasificar a la mayoría de los contratistas independientes como empleados. Miles de empresas de todo el país confían en contratistas independientes para una serie de tareas empresariales diferentes. Desde la contratación de servicios de entrega, hasta la contratación de freelancers para trabajos de fotografía, y todo lo demás, los contratistas independientes en todo el país juegan un papel extremadamente importante en la economía.
A continuación, ofrecemos un resumen completo de cómo el Proyecto de Ley de la Asamblea 5 afecta a las empresas que trabajan con contratistas independientes y ofrecemos algunas soluciones sencillas para la gestión de sus «nuevos» empleados por hora.
¿Qué dice el Proyecto de Ley de la Asamblea de California 5?
En esencia, el estado de California está exigiendo a las empresas que operan en el estado que sus empleados 1099 sean personal por hora. Según FUNDERA, «los empleados 1099 son contratistas independientes que trabajan por cuenta propia. Reciben la paga de acuerdo con los términos de su contrato y obtienen un formulario 1099 para declarar los ingresos en su declaración de impuestos. … El empleador retiene los impuestos sobre la renta de la nómina del empleado y tiene un grado significativo de control sobre el trabajo del empleado»
A pesar de la gran importancia que juegan los trabajadores independientes y autónomos, muchas empresas lamentablemente explotan a los trabajadores que no son empleados. La razón de ser de la Ley de la Asamblea 5 es aumentar la protección de los trabajadores. El gobernador Newsom, cuando firmó el proyecto de ley en septiembre pasado, declaró que el proyecto de ley «ayudará a reducir la clasificación errónea de los trabajadores – los trabajadores que se clasifican erróneamente como ‘contratistas independientes’ en lugar de empleados, lo que erosiona las protecciones básicas de los trabajadores como el salario mínimo, los días de enfermedad pagados y los beneficios del seguro de salud.»
Mientras que las principales empresas como Uber, Lyft y DoorDash (todas las cuales consideran a sus conductores como contratistas independientes) siguen luchando contra el proyecto de ley, la mayoría de las empresas están ahora obligadas por ley a tratar a cada persona que hace el trabajo para su empresa como un empleado. Además, el proyecto de ley también pone la carga de la prueba en los empleadores para asegurarse de que todos los trabajadores están debidamente clasificados como contratistas independientes. La mayoría de las empresas simplemente no tienen la capacidad de contratar empleados asalariados para todas las tareas que hay que hacer. Por lo tanto, se espera un aumento de los empleados pagados por hora en todo el estado de California en los próximos meses.
¿Qué necesitan hacer las empresas con operaciones en California?
Si su empresa nunca ha gestionado empleados por hora, hay todo un nuevo conjunto de desafíos que deben ser abordados. Lo más importante es que usted necesita ser capaz de rastrear el tiempo de sus empleados. Los contratistas independientes que antes contrataba probablemente trabajaban por un coste establecido y acordado para un determinado proyecto o conjunto de tareas. Con este tipo de acuerdo, el plazo de entrega es a menudo la única consideración de tiempo. Con los empleados por hora, sin embargo, el seguimiento de la cantidad de tiempo trabajado es esencial tanto para la productividad como por razones legales.
Mucho del trabajo realizado por los contratistas independientes es a distancia. Ahora que se ha aprobado el AB5, las empresas necesitan encontrar una forma de hacer un seguimiento del tiempo trabajado y, al mismo tiempo, asegurarse de que sus empleados se mantienen en la tarea y cumplen con los objetivos y las metas de productividad.
Además, el software y las herramientas de seguimiento del tiempo también pueden ayudar a las empresas a evitar las pérdidas financieras potencialmente cuantiosas que se producen por el fraude del tiempo de los empleados. Un estudio reciente de Nucleus Research descubrió que el 19% de la fuerza laboral participa en el «buddy punching», una práctica en la que los empleados se registran mutuamente para aumentar su salario de forma engañosa. Esta práctica engañosa puede dar lugar a pérdidas de hasta el 3 por ciento de la nómina bruta y está costando a los empleadores estadounidenses 373 millones de dólares cada año.
Características importantes de las mejores herramientas de software de seguimiento del tiempo
Aunque podría simplemente instalar un reloj perforado para que sus empleados marquen la entrada y la salida, hay varios inconvenientes en esta solución. Las empresas que quieran sacar el máximo provecho de sus nuevos empleados por hora, necesitan desarrollar políticas de recursos humanos sólidas que garanticen que los empleados, los gerentes y todos los demás entienden cómo utilizar la nueva tecnología de seguimiento del tiempo.
Las mejores opciones de software de seguimiento del tiempo, como las que ofrece la empresa MitreFinch, pueden ser diseñadas para ofrecer una serie de funciones únicas y específicas para el negocio.
Para las empresas de California que necesitan tecnologías que hagan que la transición hacia los empleados por hora sea más fácil, el software de seguimiento del tiempo de los empleados debe incluir algunas de las siguientes características:
- Responsabilidad transparente: Los sistemas de seguimiento del tiempo de los empleados deben desarrollarse como parte de una estrategia más amplia para fomentar la responsabilidad de los empleados. Para los empleadores que temen que el fraude de tiempo pueda ser una posibilidad, se puede emplear un software de seguimiento de tiempo biométrico. Para los empleados remotos, el seguimiento del tiempo puede asegurar que se mantengan en la tarea incluso cuando están en el otro lado del mundo.
- Unificar y controlar los pagos: Los sistemas de seguimiento del tiempo también deben unificar y controlar los pagos a los empleados por hora que trabajan en determinados proyectos. Por ejemplo, los gerentes pueden establecer techos para la cantidad máxima de horas posibles trabajadas en un determinado proyecto o entregable. Una vez completadas, las horas trabajadas pueden conectarse fácilmente a su sistema de nóminas existente.
- Funcionalidad de entrada y salida simple y directa: Los errores en el registro de entrada y salida pueden provocar dolores de cabeza a los departamentos de RRHH y nóminas. Por esta razón, el software de control de asistencia debe incluir una funcionalidad simple y directa que pueda ser fácilmente aprendida y utilizada por los empleados por hora.
- Capacidad para verificar el tiempo diariamente: Para una empresa que trabaja con empleados remotos, la capacidad de los gerentes y otros altos cargos dentro de la empresa para verificar la cantidad de tiempo trabajado sobre una base diaria es esencial, especialmente cuando ciertos proyectos tienen plazos ajustados.
- Capacidad para que los gerentes verifiquen sus líneas descendentes: Por último, el software de tiempo y asistencia también debe permitir a los gerentes verificar y actualizar sus líneas descendentes. Esto puede ayudar a aliviar las cargas de trabajo mientras se mantiene el control sobre la mano de obra de los empleados.
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Las mejores herramientas de software de seguimiento del tiempo en el mercado pueden permitir una transición relativamente fácil y directa que viene con la aprobación de la Ley de la Asamblea de California 5. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.