La tecnología tiene el poder de amplificar nuestras habilidades humanas innatas, ayudándonos a establecer conexiones, crear y perfeccionar habilidades más rápidamente. Ha dado lugar a una industria en auge del software de productividad digital, que aborda casi todos los aspectos de nuestro día a día.
Pero la categoría general «software de productividad» es engañosamente simple -si no bastante inútil-, ya que alberga una multitud de herramientas con enfoques e interpretaciones de la productividad enormemente diferentes.
Para navegar por este campo de minas, es necesario saber qué tipo de solución de productividad buscas. Basado en el mercado actual, el software de productividad se puede dividir en gran medida en uno de estos cuatro tipos principales.
📊 Cuantificar el rendimiento
Esta primera categoría de software trata de hacer que la productividad sea cuantitativa – proporcionando cifras para darle algún tipo de medida de su rendimiento en el tiempo. Aunque la sustancia de lo que miden puede diferir, todos tienden a adoptar el enfoque de «gráficos y estadísticas» de la interfaz de usuario, traduciendo su rendimiento productivo en imágenes útiles. Se trata de obtener información y autoconocimiento para que puedas abordar procesos y comportamientos, y establecer nuevos y ambiciosos objetivos personales.
Todoist
Tomando el enfoque clásico de las listas de tareas, Todoist te ayuda a entender tu progreso con respecto a objetivos específicos, ya sean personales o profesionales. Te ayuda a dividir los grandes objetivos en tareas alcanzables, y luego hace un seguimiento de tu trabajo para producir una puntuación de productividad personal. Revisa tu rendimiento diario y semanal en sencillas estadísticas, y prueba la función de bonificación de Karma para un impulso adicional; al gamificar tu progreso, actúa como un contador de pasos para cualquier cosa que quieras lograr.
Dewo
Dewo trata de ayudarte a abordar tus patrones productivos para que puedas incluir más «trabajo profundo» de calidad en tu día. Captura todo lo que haces en tu ordenador y utiliza la IA para puntuar el valor productivo de cada actividad. De este modo, puede determinar la frecuencia con la que cambias de contexto, qué aplicaciones interrumpen tu concentración y dónde produces tu mejor trabajo. Al averiguar cuándo entras y sales de los estados de flujo, puede incluso activar automáticamente el modo «no molestar» para proteger tu concentración. Los gráficos procesables te ayudan a realizar cambios específicos para mejorar tu rendimiento.
Eliminar el trabajo improductivo
El siguiente grupo importante de herramientas de productividad se ocupa de la externalización: eliminar las partes improductivas de tu vida, para que tengas más tiempo y energía para las que importan. Para ello, estas herramientas utilizan invariablemente alguna forma de aprendizaje automático para poder aprender cómo realizas una tarea y empezar a realizarla de forma natural con el mismo nivel en tu nombre. Esto significa que se centran en tareas administrativas simples y repetitivas, como la introducción de datos y la gestión del calendario.
Timely
Esencial para la facturación y la gestión de la rentabilidad, para la gestión de los recursos y el coste de los proyectos, el seguimiento del tiempo es uno de los mayores males administrativos necesarios. Pero con Timely, puedes automatizar toda la tarea. Captura automáticamente todo lo que trabaja y utiliza la IA para redactar hojas de tiempo precisas para usted. Todos los datos permanecen completamente privados para usted: los borradores de las hojas de tiempo necesitan su aprobación antes de que los colegas y los gerentes puedan verlos. No hay que olvidarse de parar los temporizadores ni esforzarse por recordar en qué has trabajado: todo se hace en segundo plano para que puedas centrarte en tu trabajo.
X.ai
Meeting Tetris es un candidato ideal para esta categoría de software de productividad. En lugar de andar dando vueltas a los correos electrónicos y trastear con los horarios para acordar una hora que funcione para todos, ahora puedes descargar esta tarea a herramientas como X.ai. Se conectan a su calendario y utilizan reglas definidas para programar reuniones con un solo clic, gestionando cualquier intercambio posterior de correos electrónicos. Las mejores pueden incluso aprender los hábitos productivos de todo el mundo, eligiendo las horas de reunión con un impacto mínimo en el espacio de todos para el pensamiento profundo.
🏄♂️ Simplificación de procesos
Una gran parte del software de productividad se centra en proporcionar atajos, simplificando procesos y flujos de trabajo engorrosos para minimizarlos. A diferencia de la categoría anterior, no eliminan por completo los problemas, sino que los hacen más fáciles de gestionar. Pueden venir en forma de complementos para el navegador e integraciones de aplicaciones, así como de software a medida para tareas específicas. La mayoría de estas herramientas básicamente organizan y simplifican nuestro espacio de trabajo digital, desde la localización de archivos, el intercambio de documentos y el almacenamiento de contraseñas, hasta la extracción de datos entre herramientas y el almacenamiento de enlaces de recursos para futuras referencias.
Evernote
Si trabajas con varios dispositivos diferentes, conocerás el dolor de intentar sincronizar notas entre ellos. Es posible que te encuentres creando soluciones tontas: enviando información por correo electrónico o por WhatsApp, o dejando un rastro disperso de ellas en varias aplicaciones. Evernote ayuda a unir todos estos hilos, proporcionando un inventario central y un punto de acceso para tus notas digitales. Incluso puedes integrar notas escritas a mano en su sistema, para que nada analógico se quede atrás.
SaneBox
Esta aplicación se encarga de organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico para ayudarte a mantener tus mensajes más prioritarios a la vista. Utilizando la IA, clasifica y filtra tus correos electrónicos, moviendo los de baja prioridad como los boletines de noticias y los mensajes ‘CC’ a carpetas separadas. De este modo, tendrás una bandeja de entrada ordenada y priorizada, centrada en las comunicaciones más importantes.
Proporcionando disciplina y enfoque
Este último grupo de software trata de dirigirse a tus hábitos y comportamientos – ayudando a proporcionar motivación y disciplina para reforzar tu enfoque y poder de permanencia. Como «hacks» productivos, ofrecen pequeñas estrategias prácticas para meterse de lleno en el trabajo. No son para todo el mundo (y algunos pueden parecer un poco artificiosos y vacíos), pero algunos han demostrado ser muy populares, especialmente los rastreadores de productividad de la técnica Pomodoro.
Freedom
Esta aplicación aborda tu hábito de procrastinación con una mano decididamente firme. Limita eficazmente la cantidad de tiempo que puedes pasar en sitios web y aplicaciones improductivas, bloqueándote una vez que hayas alcanzado un límite de tiempo establecido. Incluso puedes bloquear todo Internet para protegerte de la autodistracción – ¡especialmente útil si estás tratando de perfeccionar tus habilidades de trabajo en profundidad!
Pomodoro Tracker
Esta aplicación utiliza la popular técnica Pomodoro para ayudarte a dividir tu día en secciones manejables de 25 minutos de trabajo enfocado. A cada sección le sigue un periodo de descanso de cinco minutos, antes de refrescarse para repetir. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
