Planificación de un taller

Cualquiera que haya planificado alguna vez un taller le dirá que es un gran trabajo. ¿Y planificar uno bueno? Bueno, eso requiere organización, concentración y mucha creatividad. Entonces, ¿cómo se prepara un taller que no sólo sea relevante y productivo, sino también memorable?

Algunas personas odian ir a talleres. Si se hacen mal, pueden ser una enorme pérdida de tiempo y dinero. Sin embargo, si se planifican bien, pueden ser increíblemente valiosos para todos los implicados. Los talleres son excelentes para el intercambio de ideas, el aprendizaje interactivo, la creación de relaciones y la resolución de problemas. Por eso la planificación previa es fundamental.

Antes del taller

Siga estos pasos para asegurarse de que su taller sea una experiencia valiosa para todos:

Defina los objetivos

Todo taller debe tener un objetivo. Necesita mejorar los procedimientos de contratación de su empresa? Quiere enseñar a los directivos a ser mejores organizadores? ¿Necesita hacer algo de team building con un equipo recién formado?

Muchos talleres son una pérdida de tiempo porque no se mantiene un objetivo claro en el centro de la discusión. Sin este objetivo claro, realmente no tiene sentido reunir a la gente.

Decida quién asistirá

Saber quién asistirá está directamente relacionado con su objetivo. Por ejemplo, si el objetivo de su taller es desarrollar una solución detallada a un problema, entonces probablemente quiera 10 o menos asistentes clave. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Pero si tiene 50 personas, es posible que tenga que encontrar un lugar exterior que sea lo suficientemente grande.

Piense en la logística y los detalles prácticos de su taller cuando elija el lugar. Podrá todo el mundo ver sus ayudas visuales? Si necesita una tecnología determinada, como la teleconferencia, ¿la ubicación la soportará? ¿Hay instalaciones adecuadas para las sesiones de trabajo? ¿Podrá todo el mundo llegar al lugar de la reunión? ¿Tendrá que organizar el alojamiento de las personas que vienen de lejos? ¿Y qué servicios de restauración ofrece el lugar?

Crear un orden del día

Ahora que sabe cuál es su objetivo principal y quiénes asistirán, puede empezar a desarrollar un esquema de cómo logrará el objetivo del taller.

• Puntos principales: elabore una lista de los puntos principales que se van a tratar y, a continuación, desglose cada uno de los puntos más importantes en detalles que desee comunicar a su audiencia.
• Ayudas visuales: enumere las ayudas visuales, si las hay, que utilizará para cada punto. Si necesita apoyo técnico, esto ayudará a las personas que lo proporcionen a determinar dónde deben centrar sus esfuerzos.
• Debates y actividades – Tómese el tiempo necesario para enumerar exactamente los debates y actividades de grupo que tendrá en cada momento del taller. Cuánto tiempo dejará para cada ejercicio? Asegúrese de que sus actividades son apropiadas para el tamaño del grupo, y asegúrese de que su lugar de celebración cuenta con los recursos (por ejemplo, salas de seminarios) necesarios para llevar a cabo las sesiones.

Recuerde que cuanto más detallado sea su plan, más se asegurará de que su taller se desarrolle según lo previsto, y de que tenga éxito.

Desarrolle un plan de seguimiento

La única manera de saber si su taller ha sido un éxito es tener un plan de seguimiento eficaz. Crea un cuestionario para entregar a todos los participantes al final del evento, y dales muchas oportunidades de compartir sus opiniones sobre lo bien que fue. Aunque esto puede dar un poco de miedo, es la única manera de aprender -y mejorar- para la próxima vez.

También es importante tener un plan para comunicar las decisiones que se tomaron durante el taller. Enviarás un correo electrónico masivo a todos con los detalles? ¿Lo pondrá en la intranet de su empresa? La gente necesita saber que su arduo trabajo se tradujo en una decisión o acción, así que manténgalos informados sobre lo que está sucediendo después de que el taller haya terminado.

Durante el taller – Conseguir que la gente se involucre

Una vez que tenga un sólido plan previo, piense en cómo aportar algo de emoción a su evento. Ya conoce los temas que quiere tratar, pero ¿cómo hará que la información sea divertida y memorable para su equipo?

Conseguir que todo el mundo se involucre es la clave del éxito de un taller. Si te pones de pie y hablas durante tres horas, sólo estarás dando una conferencia, no facilitando un taller. Todos deben participar.

La creación de ejercicios de grupo es diferente para cada taller. Tenga en cuenta estos consejos:

• Mucha gente se pone nerviosa al hablar en público , o en un grupo desconocido. Si planea ejercicios de grupo, mantenga el tamaño de cada grupo pequeño, para que la gente se sienta más cómoda hablando e interactuando.
• Mezcle diferentes tipos de personas en cada grupo. Por ejemplo, si varios departamentos participan en su taller, no ponga a los miembros del mismo departamento en su propio grupo. Al animar a la gente a interactuar con otros departamentos, pueden aprender a ver las cosas desde diferentes perspectivas.
• Determine cómo va a registrar las ideas de cada grupo. ¿Los participantes las gritarán mientras usted las anota? O bien, ¿escribirán sus propias ideas y luego te las darán a ti? Este es un detalle pequeño, pero importante, que a menudo se pasa por alto.
• Si tiene cinco o menos grupos, dedique tiempo a permitir que todo el equipo evalúe las ideas de cada grupo más pequeño. Esta es una gran manera de reducir la lista de ideas y dejar que las buenas realmente brillen.

Recuerde, pase todo el tiempo que pueda creando ejercicios de grupo divertidos e interesantes. Estos probablemente mantendrán a todo el mundo interesado y participando.

Consejos generales para el taller

Aquí tiene algunas ideas más para llevar a cabo un taller con éxito:

• Si planifica la reunión, es posible que también quiera facilitarla. Aprenda a hacerlo con eficacia en El papel de un facilitador.
• Asegúrese de establecer el objetivo de su reunión o sesión. Lea nuestro artículo, Cómo llevar a cabo reuniones eficaces, para obtener más información al respecto.
• Inicie la reunión con algunos ejercicios para romper el hielo para que todos se sientan relajados y cómodos.
• Si el objetivo de su taller es abordar un tema difícil o delicado, es especialmente importante que el grupo se sienta cómodo antes de comenzar. Una forma de hacerlo es contar una historia relacionada con el tema antes de empezar a discutir el asunto difícil.
• A veces, no todo el mundo tiene que quedarse durante todo el taller. Por ejemplo, el director general puede estar demasiado ocupado para asistir a toda la sesión. Identifique las secciones a las que deben asistir sus participantes más ocupados y sugiera con antelación cuándo podrían llegar y marcharse. Apreciarán su consideración.
• En la medida de lo posible, evite celebrar su taller después del almuerzo, entre las 2:00 y las 3:00 de la tarde. Para muchas personas, éste es su momento más lento e improductivo del día. Su grupo estará probablemente más animado si programa el evento por la mañana o a última hora de la tarde. (Si tiene que realizar el taller a primera hora de la tarde, ¡asegúrese de que haya mucho café fuerte disponible!)
• Si el objetivo final de su taller es tomar una decisión sobre algo, cuantas más personas asistan, menos probable será que se llegue a una decisión. En este caso, trate de reducir al mínimo el número de asistentes (por ejemplo, entregando actas después del evento a las personas que sólo estén interesadas). También es importante familiarizarse con las diferentes estrategias para la toma de decisiones en equipo. Consulte nuestro artículo sobre la organización de la toma de decisiones en equipo para obtener más información.

Puntos clave

No cabe duda de que planificar un gran taller supone mucho trabajo. Pero si dedica tiempo a pensar en los detalles, todo el mundo obtendrá todo el valor del evento.

El objetivo del taller debe estar en el centro de toda su planificación. Los ejercicios creativos harán que todo el mundo se relaje y se involucre, y no te olvides de hacer un seguimiento después: aunque puede dar miedo escuchar lo que la gente realmente pensó de todo tu duro trabajo, es la única manera de mejorar tu próximo evento.