Política de vehículos de la empresa

17 de agosto de 2020

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Plantilla de la política de vehículos de la empresa

Resumen de la política de vehículos de la empresa.

La política de vehículos de la empresa proporciona a los empleados directrices para obtener, calificar y utilizar un vehículo de la empresa. Un «vehículo de la empresa» es cualquier vehículo asignado a los empleados. Esta política se aplica a todos los empleados que utilizan un vehículo de la empresa, y se aplica durante y fuera del horario de trabajo.

Calificación para un vehículo de la empresa.

Los empleados pueden calificar para un vehículo de la empresa si conducen millas o más al año por motivos de trabajo, necesitan un vehículo de la empresa para su trabajo diario, o se supone que reciben el uso de un vehículo como beneficio.

Si no se le ha asignado un vehículo de empresa y cree que lo necesita, póngase en contacto con RRHH.

Para poder optar a un vehículo de empresa, los empleados deben rellenar un formulario y presentar una copia de su permiso de conducir. Los empleados solo pueden conducir un vehículo de la empresa si tienen una licencia de conducir válida y un historial de conducción limpio durante al menos.

Un historial de conducción limpio significa que el empleado no ha sido considerado culpable de un accidente de coche ni ha sido arrestado por cargos de violación de las leyes de vehículos y tráfico. puede asignar y revocar el acceso a los vehículos de la empresa a su discreción.

Vehículos de la empresa para empleados con discapacidades.

Hará ajustes razonables para facilitar el uso de los vehículos de la empresa a los empleados elegibles con discapacidades.

Uso personal.

El uso personal de los vehículos de la empresa. El uso personal incluye el uso del vehículo para recados personales entre actividades empresariales, para desplazarse entre el lugar de trabajo y el domicilio, o el uso del vehículo fuera de las horas de trabajo.**

Normas de conducción de la empresa.

1. Obedezca las leyes de tráfico de su jurisdicción y sea cortés con los demás conductores.
2. Documente los gastos de conducción.
3. Monitoree la gasolina, la presión de los neumáticos y los niveles de fluidos.
4. Informe inmediatamente cualquier daño o problema en su vehículo asignado.
5. Informe inmediatamente los cambios en sus privilegios de conductor, como la suspensión de la licencia de conducir.
6. Cierre siempre los vehículos de la empresa.
7. Lleve el vehículo a las citas de mantenimiento programadas.
8. No conduzca en estado de embriaguez, fatiga o con medicación que afecte a su capacidad de conducción.
9. No fume en ningún vehículo de la empresa.
10. No alquile, venda o preste un vehículo de la empresa.
11. No utilice el teléfono ni envíe mensajes de texto mientras conduce.
12. No permita que conductores no autorizados utilicen un vehículo de la empresa a menos que sea necesario por una emergencia.

Los empleados que infrinjan las normas sobre vehículos de la empresa están sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir advertencias verbales y escritas, suspensión de los privilegios del vehículo, despido y acciones legales.

Procedimientos en caso de accidente.

En caso de accidente, póngase en contacto con el departamento de RRHH inmediatamente. They will contact the insurance provider. Follow legal guidelines for exchanging information with other drivers and report the accident to local police if required. Do not guarantee payment or accept responsibility without company authorization.

The company’s responsibilities.

• Ensuring vehicles are safe before assigning them.
• Scheduling regular maintenance.
• Providing car insurance.
• Retiring and replacing cars as needed.

What the company is not responsible for.

• Paying fines employees receive while driving company vehicles they are responsible for.
• Making bail for employees who are arrested while driving cars from the company fleet.

FAQs:

What is a vehicle policy?

A company vehicle policy, also known as a company vehicle use agreement, determines which employees are eligible for a company fleet vehicle. También incluye los requisitos para tener derecho a un vehículo de la empresa, las normas básicas que los empleados deben cumplir cuando utilizan los vehículos de la empresa y las medidas disciplinarias por el mal uso de los vehículos.

Aprenda más sobre una política de vehículos de la empresa.

¿Quién paga cuando un empleado recibe una multa en un coche de la empresa?

Las empresas son responsables de las multas si se emiten contra el vehículo. Si se emiten contra un empleado, éste es responsable de pagar.

Aprenda más sobre una política de vehículos de empresa.

¿Cualquiera puede conducir un coche de empresa?

No, los empleados tienen que cumplir ciertos criterios para tener derecho a un vehículo de empresa. Por ejemplo, necesitan un permiso de conducir válido y un historial de conducción limpio durante cierto tiempo, para empezar.

Lea más sobre una política de vehículos de empresa.

¿Pueden los empleados utilizar los vehículos de la empresa para medios personales?

Permitir a los empleados el uso personal de un vehículo de empresa es una responsabilidad para las empresas, pero también es una ventaja que ayuda a atraer y retener a los empleados. Las empresas deben indicar en su política de vehículos si el uso personal está permitido, y que las normas de seguridad de la empresa siguen aplicándose durante el tiempo de uso personal.

Lea más sobre una política de vehículos de la empresa.

¿Qué es una política de seguridad de los conductores de la empresa?

Una política de seguridad de los conductores describe las normas específicas para las personas que utilizan los coches propiedad de una empresa u organización. Suelen obligar a realizar un mantenimiento regular de los vehículos, a utilizar los cinturones de seguridad y a prohibir el uso de teléfonos móviles, el alcohol y los medicamentos que perjudican la capacidad de conducción.

Aprenda más sobre la política de vehículos de la empresa.

¿Cómo se calcula el uso personal de un vehículo de la empresa?

Cuando un empleado utiliza un vehículo de la empresa para uso personal se considera un beneficio adicional imponible. El uso personal incluye los desplazamientos hacia o desde el trabajo, hacer recados o permitir que un cónyuge o familiar utilice el vehículo.

Hay varias formas de calcular el uso personal:

• Valoración general – Se refiere al precio que el empleado pagaría por alquilar el vehículo durante el mismo tiempo en la misma ubicación geográfica.

• Valoración anual de arrendamiento – Determina el valor justo de mercado del vehículo multiplicando el valor anual de arrendamiento por el porcentaje de millas conducidas para uso personal.

• Regla de los centavos por milla – Multiplica el número de millas personales conducidas por la tasa estándar de kilometraje de 0,58 dólares por milla (a partir de 2019). Si no proporciona combustible, reduzca la tarifa en 5,5 centavos.

• Valoración de los desplazamientos – Determine el valor de un vehículo multiplicando cada desplazamiento de ida por 1,50 dólares.

Para obtener más información, consulte la Guía de impuestos del empleador del IRS sobre beneficios complementarios.

Más información sobre una política de vehículos de empresa.

¿Puedo desgravar mi coche como gasto de empresa?

Según el IRS, si utilizas un vehículo sólo para fines empresariales, puedes deducir todo su coste de funcionamiento, sujeto a límites. Si utiliza el coche tanto para fines empresariales como personales, sólo puede deducir el coste de su uso empresarial.

Puede hacerlo calculando el importe de su gasto deducible en el coche utilizando la tasa de kilometraje estándar o el método de gasto real.

Para utilizar la tasa de kilometraje estándar para un vehículo que tiene en propiedad, debe utilizar el vehículo en el primer año de compra. Si está alquilando un vehículo y elige el método de la tasa estándar de kilometraje, debe utilizar la tasa durante todo el período de arrendamiento, incluidas las renovaciones.

Para utilizar el método de los gastos reales, tendrá que determinar el coste de funcionamiento del vehículo para la parte del uso general del coche con fines empresariales. Esto incluye la gasolina, el aceite, las reparaciones, el seguro, etc., atribuibles a la parte del total de kilómetros recorridos con fines empresariales.

Aprenda más sobre una póliza de vehículos de empresa.