El robusto progreso en la industria de las tecnologías de la información durante los últimos años también ha hecho evolucionar los negocios. Con la introducción de tecnologías avanzadas de software y hardware, los registros asociados a cualquier negocio se registran digitalmente. El mantenimiento electrónico de los registros ahorra recursos, es más fiable y se pueden realizar copias de seguridad con una mínima posibilidad de pérdida de datos.
Los sistemas de punto de venta han sido diseñados específicamente para realizar un seguimiento de todas las ventas, los registros de inventario, las transacciones del punto de venta, la gestión del perfil de los empleados y todas las demás actividades que se llevan a cabo en una tienda minorista. Entre los sistemas TPV más populares que ayudan a los negocios a mejorar sus ventas se encuentran Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore, etc..
- ¿Qué es una transacción TPV?
- Tipos de transacciones de TPV
- Online
- Offline
- Ventas
- Compras
- Recibos
- ¿Qué es la conciliación de TPV?
- ¿Cómo se relaciona la conciliación del punto de venta con la transacción del punto de venta?
- Beneficios de la conciliación TPV
- Elimina los errores contables
- Depósitos empresariales seguros
- Estabilidad
- Identificar las transacciones no autorizadas
¿Qué es una transacción TPV?
La transacción TPV tiene lugar cuando un cliente realiza un pago en ventanilla o en una tienda online a cambio de los productos o servicios que se le proporcionan. En términos generales, una transacción en un punto de venta ocurre siempre que se produce una actividad que implica la conversión de activos, pasivos o patrimonio.
El intercambio de dinero en efectivo y bienes puede ocurrir en cualquier medio dependiendo de la naturaleza del negocio o tienda en la que se realiza la compra. Las transacciones implican dos roles de usuario, es decir, un comprador y un vendedor. Los sistemas compuestos por software y hardware que hacen un seguimiento de estas transacciones se denominan sistemas de punto de venta.
Como resultado, cualquier intercambio monetario que tenga lugar a través de una caja integrada con un software y hardware de punto de venta se conoce como una transacción de punto de venta. El sistema de TPV es adquirido por los minoristas para llevar un control del número de transacciones que se realizan de forma diaria, mensual o anual.
Los sistemas TPV también se encargan de calcular la cantidad de efectivo que se genera cada día en las ventas de los diferentes productos. Otras funciones sorprendentes son la gestión del inventario, la generación de informes de TPV, la gestión del perfil de los empleados, la gestión del stock, la predicción de las necesidades de stock, etc.
Utilizar un sistema TPV para el registro y seguimiento de las transacciones en el punto de venta ayuda a los minoristas y vendedores a mantener registros fiables y a medir el progreso de sus negocios de forma eficaz.
Estos sistemas también ayudan a los vendedores a idear estrategias para mejorar las ventas observando la demanda y las ventas de cada producto y el impacto de los procedimientos de venta ya implementados y generando informes de TPV de acuerdo con los datos introducidos.
Tipos de transacciones de TPV
Cada venta o compra implica la transacción de dinero, pero el medio a través del cual se transfiere este dinero puede variar en diferentes casos. A continuación se mencionan las dos principales categorías de transacciones de TPV junto con descripciones precisas:
Online
Las transacciones de TPV que se producen al realizar una compra en una tienda minorista online pertenecen a esta categoría. En este caso, la tienda no está presente físicamente, pero los compradores pueden ver los detalles del producto en línea y pedir los productos deseados que se entregan a su puerta en algún momento. La transacción en el punto de venta se produce cuando el comprador introduce los datos de su tarjeta de crédito y el dinero se transfiere al vendedor en la categoría online. En el caso de que la calidad del producto no sea satisfactoria o los artículos sean defectuosos, en algunos casos también se devuelve el importe a los clientes.
Offline
Cuando un comprador visita una tienda, elige determinados artículos y realiza el pago en la caja en la que está instalado un TPV, esta categoría se denomina transacción de punto de venta offline. En este caso, el dinero es recibido directamente por el comprador sin ninguna demora.
Estas transacciones online y offline se clasifican a su vez en tres tipos diferentes:
Ventas
Cuando se vende un producto o artículos ya sea en una tienda física o en una tienda minorista online entonces se produce este tipo de transacción. En ambos casos, el efectivo o el pago lo recibe directamente el vendedor. El número de productos vendidos, la cantidad de efectivo recibido, la fecha y la hora de la compra, el empleado que gestiona la venta y la información del cliente se registran en el sistema TPV con el fin de controlar estos factores para futuras predicciones.
Compras
Esta transacción en el punto de venta se produce cuando un comprador adquiere un producto en cualquier medio y su devolución realiza un pago. Toda la información asociada a la compra se registra en el sistema TPV.
Recibos
Después de que el comprador haya adquirido con éxito sus productos deseados, se genera un recibo para los estimados clientes que contiene detalles como la cantidad de efectivo pagado, el número de productos, el nombre de los artículos comprados, la fecha y la hora de la compra, etc. Este recibo se entrega al cliente para que también pueda hacer un seguimiento de las compras que ha realizado en una tienda minorista.
¿Qué es la conciliación de TPV?
El término conciliación de TPV se está volviendo extremadamente importante en las pequeñas y grandes empresas y se utiliza cuando los registros contables de los conjuntos de datos de TPV se comparan entre sí. Esto se hace para asegurar que los datos registrados y precisos.
La conciliación del punto de venta también se explica como los cálculos realizados para verificar que la cantidad de dinero en efectivo en la caja es igual al número de ventas realizadas en ese día/mes o año.
¿Cómo se relaciona la conciliación del punto de venta con la transacción del punto de venta?
La conciliación del punto de venta y las transacciones del punto de venta están estrechamente relacionadas entre sí, ya que ambas se utilizan para verificar los datos de la otra. Los datos extraídos con los informes generados en un sistema de punto de venta se cruzan a través de los métodos de conciliación de punto de venta. Como resultado, las entradas y salidas de efectivo se registran perfectamente.
Beneficios de la conciliación TPV
Elimina los errores contables
La metodología de conciliación TPV elimina cualquier posible error humano en el cálculo de las finanzas y te ayuda a analizar los datos de forma precisa.
Depósitos empresariales seguros
La comprobación cruzada que se realiza durante este procedimiento también le ayuda a estar seguro de la cantidad de efectivo reservada en su cuenta para que las futuras inversiones o compras puedan predecirse de forma precisa.
Estabilidad
El proceso de conciliación del punto de venta también acelera la estabilidad en la gestión de las finanzas relacionadas con su negocio. La estimación exacta del efectivo disponible le ayuda a planificar con antelación y llevar a cabo sus tareas sin problemas.
Identificar las transacciones no autorizadas
La doble comprobación de todas las finanzas relacionadas con las ventas y las compras también le ayuda a identificar las transacciones que no están autorizadas y a minimizar el riesgo de salidas de efectivo innecesarias.