¿Qué es la PMO? A Guide to Project Management Office

Según el informe «State of the PMO» de PMSolutions, el porcentaje de organizaciones con una oficina de gestión de proyectos (PMO) aumentó del 61 por ciento en 2007 al 71 por ciento más recientemente (2017).

Las empresas están compitiendo en una puerta de complejidad digital siempre cambiante. Esto crea una mayor presión para entregar un mayor volumen de proyectos con recursos finitos, mientras sigue creciendo el negocio. Con la acelerada expansión digital y la constante disrupción de las tecnologías, las industrias estables y las empresas necesitan mantener y hacer crecer su cuota de mercado o morir en el intento.

Equilibrar múltiples proyectos es cada vez más importante, ya que las organizaciones reconocen su valor en un panorama competitivo, en el que maximizar los recursos y llegar a los plazos puede ser la diferencia entre hundirse o nadar en este clima acelerado.

Los principios de gestión de la PMO se basan en las metodologías estándar del sector documentadas en PRINCE2 o en las directrices del PMBOK, que se centran en la planificación, la organización, la dotación de personal, la ejecución y el control de las operaciones de una organización para garantizar el máximo rendimiento con el mínimo de errores.

¿Pero existe una oficina de gestión de proyectos de talla única? Examinemos qué hace una PMO y si su organización debería considerar este enfoque en la gestión de proyectos.

¿Qué es una PMO y por qué necesita una?

La PMO desempeña un papel clave en la gestión de proyectos desde un nivel estratégico. A diferencia de la gestión de proyectos, que se centra en las actividades diarias dentro de un equipo de proyecto, la PMO actúa como un marco para los gestores de proyectos, proporcionando metodologías y plantillas de PMO para la gestión de programas dentro de una organización. Controla los recursos de gestión de proyectos necesarios para mantener y desplegar los proyectos. También ayuda con herramientas específicas de la PMO como Smartsheet, Pert y diagramas de Gantt que proporcionarán orientación y apoyo a otros equipos sobre cómo gestionar los proyectos.

Los equipos de liderazgo dentro de una organización suelen tener otro trabajo importante en el que centrarse para dirigir el negocio y no tienen la capacidad o potencialmente las habilidades para realizar un seguimiento de todos los proyectos en juego a un alto nivel.

Los gestores de proyectos están ocupados con sus actividades diarias y sus equipos, por lo que este abismo queda sin vigilancia, sin que nadie priorice desde 30.000 pies de altura cómo entregar los numerosos proyectos que una organización necesita realizar en un año fiscal. La comunicación es escalonada, ya que la alta dirección no tiene una imagen global sólida de la salud de su negocio a nivel de base.

Responsabilidades de la PMO

Gestión

Establecimiento de las mejores prácticas para el desarrollo de programas en toda una organización. Se centra en los procedimientos mediante la estandarización de las metodologías de la PMO necesarias en todos los departamentos.

Comunicación

Reducir la brecha entre la alta dirección, los líderes de los departamentos y los gerentes de proyectos para garantizar que la comunicación y las actualizaciones del estado del proyecto se agilicen puede ser una tarea descomunal en las grandes organizaciones. Tener esta función de la PMO centralizada asegura que la alta dirección es consciente de qué proyectos están en riesgo y potencialmente destacan las oportunidades perdidas con la intención de poner un plan de acción para corregir la trayectoria descendente del proyecto.

Gestión de recursos

La PMO gestiona las interdependencias entre los proyectos, minimizando el desperdicio de recursos y los errores, así como el trabajo repetible que ya se realizó. Aprovecha estos aprendizajes y recoge las lecciones aprendidas, poniéndolas a disposición de otros equipos de proyecto para aumentar la optimización y acortar los plazos. Crea una sinergia entre los gestores de proyectos asegurando una navegación más suave sobre la base de un proyecto.

Entrenamiento

La PMO capacita y asesora a los gestores de proyectos, así como a los líderes de los equipos, aumentando el valor del conjunto de habilidades del equipo, mientras que también promueve las mejores prácticas de gestión de proyectos dentro de una organización, dándoles una voz para dirigir el proyecto en la dirección correcta.

Planificación estratégica

La PMO es un actor clave responsable de ayudar a la alta dirección a centrarse en qué proyectos deben ser eliminados y cómo priorizar en función de los objetivos estratégicos a largo plazo.

Diferentes tipos de PMO

El lugar en el que la PMO encaje en la estructura jerárquica de su empresa dependerá de lo que su negocio quiera lograr a través de sus numerosos proyectos y de la alineación necesaria para crear una función única de PMO para gestionar las tareas específicas que deben ser asignadas. Esas tareas, a su vez, se basan en las necesidades de su organización.

Hay diferentes tipos de PMO que las organizaciones pueden considerar.

• PMO empresarial: Asegura que los proyectos se alineen con la visión y la estrategia de la organización. Por lo general, las PMO empresariales informan al director general y tienen la autoridad para tomar decisiones estratégicas y tácticas en todos los proyectos.
• PMO divisional: Proporciona apoyo a los proyectos para una línea de negocio específica dentro de la organización. Esto incluye la gestión de programas, la formación, la planificación de recursos y la coordinación de proyectos.
• PMO de proyecto: se establece para la duración de un único proyecto o programa. Incluye el apoyo administrativo, el control, la supervisión y la presentación de informes.
• Centro de Excelencia de Gestión de Proyectos: Define las normas y procedimientos de gestión de proyectos, los métodos y las herramientas para apoyar a los equipos de proyectos en toda la organización.

¿Necesita su organización una PMO?

Para implementar con éxito las metodologías de la PMO, las empresas deben recordar algunos conceptos clave:

1. El papel de la PMO debe estar claramente definido, sin dejar ninguna ambigüedad de responsabilidad.
2. En lugar de asignar múltiples funciones y responsabilidades de la PMO, centrarse en lo que la organización necesita lograr a través de los objetivos a corto y largo plazo.
3. Se requiere el compromiso de la alta dirección para que una PMO sea aceptada por todas las partes de la organización. Sin este mandato, el departamento de la PMO no es más que otro silo que lucha por establecer su voz en la organización.

Antes de contratar una PMO, tómese el tiempo necesario para entender qué es una oficina de gestión de proyectos y cómo puede beneficiar a la organización a largo plazo. A partir de ahí, implemente un plan de acción que proporcione KPIs claros de la PMO para evaluar los beneficios de una PMO.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas las organizaciones necesitan una PMO-especialmente en las etapas iniciales de hacer negocios. A medida que una empresa madura, esta cuestión de incorporar una PMO o no se vuelve cada vez más relevante. Para las organizaciones más grandes que tienen múltiples programas operando al mismo tiempo, ciertamente hay un beneficio al invertir en el marco de la PMO, con el objetivo de una comunicación más clara entre las partes interesadas internas y la entrega de los KPI de la PMO. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:

• 90% of large enterprises have a PMO
• 88% of midsize companies have a PMO
• 61% of small companies have a PMO

Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.

There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Si una PMO se hace mal, puede hacer retroceder a una empresa en términos de entrega de proyectos, pero también crear sentimientos negativos hacia la gestión de proyectos, haciendo que las partes interesadas se pongan nerviosas para invertir tiempo y dinero para implementar esto de nuevo en una fecha futura.

De acuerdo con el Pulso de la Profesión 2017 de PMI, las empresas que alinean su estructura de PMO en toda la empresa con la estrategia de la alta dirección tuvieron un 38% más de proyectos que cumplen con los objetivos originales que aquellos que no lo hicieron.

Los siguientes beneficios de la implementación de la PMO abarcan a las empresas independientemente del sector en el que operen:

• Proporcionar una metodología de gestión de proyectos estandarizada y las mejores prácticas de la PMO con beneficios tangibles y a largo plazo para una organización.
• Los procesos de comunicación se agilizan en todos los programas, lo que permite una mayor colaboración entre los equipos.
• Los gestores de proyectos pueden centrarse en las tareas operativas del día a día. Pueden proporcionar oportunidades de entrenamiento a los miembros del equipo, mejorando los conjuntos de habilidades cuando sea necesario.
• Ofrecer un uso estandarizado de las herramientas y el software de gestión de proyectos hace que el movimiento de los recursos entre los proyectos sea más simple.
• Compartir los recursos entre los proyectos permitirá que los equipos fuertes prosperen.

Evaluación de un marco de PMO

Los fracasos de los proyectos son costosos. El año pasado, el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) informó de que la cantidad de dinero perdida por proyectos fallidos era, de media, de 97 millones de dólares por cada mil millones de dólares.

El mejor lugar para evaluar los objetivos de la PMO de una organización es considerar cómo los equipos trabajan juntos a través de múltiples sistemas. Concéntrese en el proceso de colaboración tanto dentro de un equipo como en toda la organización y evalúe si las partes interesadas tienen una comprensión profunda de cómo se ejecutan los proyectos y tienen visibilidad en el rendimiento del proyecto

Cuando los equipos trabajan en silos, hay un costo financiero que puede dar lugar a que un negocio pierda oportunidades. Los silos obstaculizan el crecimiento y la eficiencia de una organización, lo que puede dar lugar a la duplicación del trabajo producido por diferentes departamentos, así como a equipos desmotivados, desvinculados de la obtención de resultados y de alcanzar sus KPI.

La PMO debe garantizar que todos los equipos utilicen metodologías de gestión de proyectos coherentes y que se utilice un software estandarizado para gestionar todos los proyectos. Las herramientas y el software son excelentes para permitir que sus equipos trabajen de manera eficiente, pero si no se utilizan correctamente en toda la organización, pueden convertirse en un negocio costoso. Esto puede repercutir en el uso de la gestión de las herramientas desde la seguridad hasta las preocupaciones de cumplimiento.

Otra consideración es que permitir que los equipos de proyecto utilicen diferentes herramientas, trae consigo enfoques de trabajo divergentes. Esto puede obstaculizar la reasignación de recursos donde una organización los necesita más, impactando en el coste del proyecto, el tiempo de comercialización y el resultado final.

Algunas organizaciones ven a la alta dirección tan alejada de las actividades del día a día, que no son conscientes del impacto del riesgo en los proyectos en juego, lo que resulta en un tiempo de entrega pobre, recursos desperdiciados y estar por encima del presupuesto.

Las organizaciones se esfuerzan por estar orientadas a los resultados, lo cual es crítico para sus planes de negocio y el éxito. El marco de la PMO puede ser un activo valioso para identificar áreas de mejora y asegurar que la organización está entregando proyectos óptimos a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Medir el éxito de una PMO?

Una encuesta de KPMG encontró que casi el 80% de las organizaciones calificaron a sus PMO como «moderadamente» a «extremadamente eficaces» en el apoyo al cambio dentro de la organización.

Según una encuesta de Gartner, el 70% de las organizaciones que implementaron una PMO reportaron una mejora en las tasas de éxito de los proyectos. Medir el éxito de una PMO permite a la alta dirección tomar decisiones informadas sobre la mejor fuente para ajustar el resultado de un proyecto.

Una organización debe primero definir y acordar qué se medirá para alcanzar el éxito de la PMO. Establezca de tres a cinco KPIs que sean realistas para medirlos y darles seguimiento. Esta es la lista de KPIs que puede intentar medir:

• El número de proyectos completados frente a los que fueron abandonados o incompletos. Enfóquese en aquellos proyectos con participación de la PMO contra aquellos proyectos en los que la PMO no aportó nada.
• Compare los costos estimados del proyecto contra el costo real para el negocio. Esto puede ser un importante impulsor del negocio y se puede dar más peso a este KPI.
• Analice el retorno de la inversión (ROI) en los proyectos coordinados por la PMO frente a los que no tuvieron participación de la PMO. Esto puede validar el marco de la PMO. O destacará dónde se necesitan cambios en el marco de la PMO.
• Análisis anual (YoY) sobre el tiempo que se ha tardado en entregar proyectos del mismo tamaño o nivel de prioridad. Asegúrese de comparar manzanas con manzanas para medir este KPI de manera justa. De lo contrario, el resultado será ineficaz y no ayudará a impulsar las mejoras del proyecto.
• Calcule si los recursos se asignaron adecuadamente a los proyectos. Asegúrese de que el número correcto de recursos estaban disponibles en un proyecto. Este KPI de la PMO evaluará el impacto de que los proyectos se entreguen a tiempo.
• Encuesta a los equipos de proyecto sobre el proceso de la PMO y su impacto en sus proyectos. Fue útil tener la participación de la PMO? ¿Proporcionó la PMO entrenamiento y tutoría que mejoró las habilidades de los equipos de proyecto?

El resultado de la medición de la PMO debería producir mejoras en las funciones de la PMO en los proyectos aún por venir. Evaluar los KPI de la PMO después de cada entrega de un proyecto asegurará el crecimiento y la sostenibilidad de la PMO.

Conclusión: La PMO es más relevante que nunca

Aunque ha habido avances en la entrega de programas utilizando tanto metodologías de cascada como ágiles, se podría pensar más en torno a la entrega de proyectos, incluyendo el despliegue y el lanzamiento de productos. Piense en el objetivo final de sus proyectos y en algunos de los retos a los que se enfrenta actualmente. La evaluación de estos puntos débiles permite a su organización adaptar mejor las funciones de la PMO necesarias para gestionar los proyectos. Puede servir mejor a los equipos de gestión y de proyectos en este complejo entorno tecnológico.

Las OMP están en constante evolución con las nuevas tecnologías, metodologías y mentalidades de los equipos de proyectos. Al adaptarse al entorno de su empresa, una PMO puede asumir una gama más amplia de funciones y responsabilidades, apoyando proyectos en todo el negocio.

El marco de la PMO del futuro tendrá que ser flexible para acomodar el crecimiento del programa y alinearse con la estrategia a largo plazo de una organización de una manera más significativa. A medida que las organizaciones se enfrentan a las nuevas necesidades tecnológicas, los entornos de trabajo remotos y la creciente complejidad de los proyectos, los beneficios de la PMO son más convincentes que nunca.