Desde el punto de vista organizativo, existen básicamente dos tipos de grupos. Son los grupos formales y los grupos informales.
Grupos formales
Un grupo es formal cuando se diseña intencionadamente para cumplir un objetivo o tarea organizativa. Se crea a través de la autoridad formal para algún propósito definido.
Un grupo formal puede ser un grupo de mando o un grupo funcional que es relativamente permanente está compuesto por gerentes y sus subordinados que se reúnen regularmente para discutir ideas generales y específicas para mejorar los productos o servicios.
Los grupos formales suelen trabajar bajo un único supervisor, aunque la estructura de estos grupos puede variar. Por ejemplo, en una forma de grupo como en producción, los miembros del grupo de trabajo dependen unos de otros así como del supervisor, y en otra forma de grupo, como la fuerza de ventas, los miembros del grupo trabajan de forma bastante independiente y su contacto común puede ser el director de ventas del distrito.
Otros tipos de grupos formales son los grupos de trabajo y los comités. Los grupos de trabajo son de carácter temporal y se crean para algunos proyectos especiales. Los comités pueden ser permanentes, como un comité de planificación, un comité de finanzas o un comité de presupuesto, y pueden convertirse en una parte integral de la estructura organizativa.
Un comité también puede ser temporal, como un grupo de trabajo especial que se establece para un propósito particular y luego se disuelve cuando se logra el propósito. Por ejemplo, el comité para la reelección del Presidente es de naturaleza temporal y se disuelve después de la elección.
Grupos informales
Mientras que los grupos formales son establecidos por las organizaciones para lograr algunos objetivos específicos, los grupos informales son formados por los miembros de dichos grupos por sí mismos. Surgen de forma natural, en respuesta a los intereses comunes de los miembros de la organización. Se forman espontáneamente, sin ninguna designación formal, y con intereses comunes como la autodefensa, la ayuda en el trabajo y la interacción social.
Existen fuera del sistema de autoridad formal y sin ninguna regla rígida establecida. Aunque no están reconocidos oficialmente, existen a la sombra de la estructura formal como una red de relaciones personales y sociales que deben ser comprendidas y respetadas por la dirección.
Los grupos informales de trabajo se basan en el apoyo y el razonamiento socio-psicológico y dependen de la interacción, la comunicación, los gustos y disgustos personales de los miembros y los contactos sociales tanto dentro como fuera de la organización. El poder de estos grupos informales puede verse en el hecho de que si un miembro del grupo es despedido, a veces todos los trabajadores van a la huelga en apoyo de ese miembro del grupo.
Los vínculos entre los miembros son muy fuertes y aportan un sentido de pertenencia y unión. Esta unión puede tener una poderosa influencia en la productividad y la satisfacción laboral, ya que los empleados se motivan mutuamente y comparten las cargas de los demás, formando a los que son nuevos y acudiendo a los veteranos en busca de orientación, consejo y ayuda.
Los grupos informales pueden tener sus propios líderes y seguidores, objetivos de grupo, roles sociales y pautas de trabajo. Tienen sus propias reglas no escritas y un código de conducta que cada miembro acepta implícitamente.
El liderazgo de los grupos informales se desarrolla desde dentro en lugar de una elección formal. Una persona que lleva mucho tiempo trabajando en un grupo y que tiene una buena relación con los demás miembros puede erigirse en líder debido a su experiencia técnica y a su antigüedad. Para cualquier problema dentro del grupo, ya sea técnico o social, los miembros acudirían a este líder en lugar del supervisor asignado formalmente.
Algunos otros aspectos de los grupos informales son los siguientes:
Normas del grupo
Paralelamente a las normas de rendimiento y otras establecidas por la estructura organizativa formal, los grupos informales tienen sus propias normas como reglas de conducta y un estándar de comportamiento que se espera de todos los miembros.
Roles del grupo
Hay una asignación no escrita dentro del grupo en cuanto a qué tarea será realizada por quién y en qué condiciones. Algunos roles de trabajo son asignados por la dirección haciendo coincidir la descripción del trabajo con las calificaciones de la persona y algunos otros roles se desarrollan dentro del grupo. Por ejemplo, algunos miembros pueden ser informalmente asesores técnicos de otros en cuanto a cómo hacer mejor el trabajo y otros pueden actuar como árbitros en problemas sociales u otras diferencias que puedan surgir entre los miembros.
Objetivos del grupo
El objetivo del grupo informal, ya sea la rentabilidad que entra en conflicto con los objetivos de la organización o el servicio al cliente que está de acuerdo, influye en gran medida en la productividad. Es necesario integrar los objetivos del grupo con los objetivos de la organización con el fin de mejorar y tener éxito.
Liderazgo
El líder informal surge del grupo ya sea por su carisma personal, su estatus social o su experiencia técnica. No es elegido formalmente pero es aceptado en la mente y el corazón de los trabajadores. Estos líderes influyen en el comportamiento de los demás y siguen siendo líderes mientras sean sinceros con los intereses del grupo.
Cohesión del grupo
La cohesión se refiere al grado y la fuerza de atracción interpersonal entre los miembros del grupo. El alto grado de cohesión es altamente motivador para lograr los objetivos del grupo. Los miembros se ayudan y apoyan mutuamente.
El grado de cohesión depende del carácter común de la meta grupal percibida, del tamaño del grupo y de la capacidad del líder del grupo para facilitar la cohesión. La cohesión del grupo también tiene efectos sinérgicos cuando juntos producen mucho más por los esfuerzos colectivos que el producto de la suma de los esfuerzos individuales.
Los grupos informales son instrumentos poderosos en todas las organizaciones y a veces pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Un grupo cooperativo facilita la supervisión, alargando así la duración efectiva de la gestión. El grupo también está ahí para asegurarse de que no se violan los principios básicos de la organización formal.
Por ejemplo, si un directivo hace un mal uso de su autoridad y asciende a una persona no cualificada, el grupo informal puede utilizar su influencia para asegurarse de que esto no ocurra. El grupo informal también sirve como un canal adicional de comunicación con la dirección sobre las condiciones de trabajo cuando dicha información puede no estar disponible a través de los canales oficiales.
Un problema de un grupo informal es que se centra principalmente en elementos humanos, que pueden ser altamente impredecibles afectando al buen funcionamiento de la organización. Debido a que las normas y procedimientos no están escritos, pueden cambiar de una situación a otra. Además, el grupo informal puede considerarse de naturaleza subversiva si sus objetivos entran en conflicto con los objetivos formales de la organización.
En tales situaciones, los directivos suelen verlos con dudas y sospechas. Tienden a ver a los grupos informales como potencialmente dañinos para la organización formal. Por ello, algunos directivos buscan el apoyo de los grupos informales y de sus líderes para reducir dicha amenaza. Tienden a considerar a dichos grupos informales como válidos, estables y estructuralmente sólidos y, por tanto, muestran consideración y respeto por su existencia y sus opiniones.
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