11 conseils simples pour une gestion efficace des e-mails

Combien de temps passez-vous à gérer vos e-mails chaque jour ? Une heure ? 30 minutes ? Quelques heures ? Peut-être une demi-journée ?

Bien que le courriel soit destiné à faciliter la communication, je soupçonne qu’il devient parfois un outil contre-productif parce que nous passons tellement de temps à gérer vos courriels ! Par exemple, pensez aux cas suivants :

• Vous arrive-t-il de continuer à cliquer dans votre boîte de réception, alors que vous venez de la consulter il y a seulement 5 minutes ?
• Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos courriels chaque jour, comme rechercher les courriers passés, trier, organiser et supprimer les anciens courriers ?
• Faites-vous souvent des e-mails votre première priorité plutôt que de réellement faire des choses ?
• Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps dans votre boîte de réception qu’à faire un travail correct ?

En fin de compte, l’e-mail n’est qu’un outil qui vous permet d’accomplir vos tâches. Voici 11 conseils pour améliorer votre gestion des e-mails:

Traiter vos e-mails une fois par jour

Même si je consulte mes e-mails plusieurs fois par jour, juste pour être dans la boucle (au cas où il se passe quelque chose de bizarre comme la panne de mon site web, ou s’il y a une demande urgente), je ne les traite pas tout de suite. Je ne le fais qu’une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir.

Sélectionnez une plage horaire quotidienne pour traiter vos emails. Si vous ne terminez pas dans ce créneau, continuez le jour suivant. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber les autres. (Voir #2).

Si vous occupez un poste de travail où vous recevez beaucoup d’emails sensibles au temps, vous pouvez quand même mettre cela en pratique. Le but n’est pas de laisser les e-mails envahir votre vie. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un outil pour vous aider à faire votre travail et non du travail lui-même.

Prioriser 20 % des courriels ; reporter les 80 %

Tous les courriels ne se ressemblent pas. J’adore la règle des 80/20 parce qu’elle s’applique à chaque domaine de notre vie. Y compris les e-mails. La règle des 80/20 est l’idée que 20 % des entrées sont responsables de 80 % des sorties dans toute situation. Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur 20 % d’entrées qui mènent à 80 % de sorties. De même, nous devrions nous concentrer sur 20% d’emails de grande valeur qui conduisent à un maximum de sorties.

Mes 20% d’emails sont ceux qui me donnent la prochaine percée dans mon travail. Il peut s’agir de demandes de médias, de spots d’interview, d’opportunités de réseautage, de pistes commerciales, d’opportunités de prise de parole et d’autres choses qui mènent à mes objectifs commerciaux de 20%. Mes 20 % d’e-mails incluent également les personnes qui ont investi dans mon travail, comme mes clients de coaching 1-1, les engagements de conférence et les lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. Enfin, les correspondances avec mes bons amis entrent également dans cette catégorie. Tout le reste va dans les 80% de courriers.

Pour les 20% de courriers électroniques, je leur accorde une priorité importante. En général, j’y réponds immédiatement (surtout s’ils répondent à la règle de la 1 minute du n° 9) ; sinon, je m’y attelle dans un délai de 1 à 3 jours. Pour 80% des courriers, je mets plus de temps à répondre, parfois même je ne réponds pas non plus (voir point #4).

Avoir un dossier « Répondre avant le jour XX »

Ranger les courriers qui nécessitent votre réponse dans un dossier « Répondre avant le jour XX », où XX est le jour de la semaine. Je me réserve 3 jours par semaine pour répondre aux mails – mardi, jeudi et samedi. De cette façon, je ne suis pas poussé à répondre immédiatement dès que je reçois le mail. Je le lis, j’en accuse mentalement réception et j’y réfléchis jusqu’au moment de répondre (en moyenne 3 à 8 jours à partir de la réception du mail).

Réalisez que vous n’avez pas besoin de répondre à tous les mails

Malgré ce que vous pensez, vous n’avez pas besoin de répondre à tous les mails. Parfois, l’absence de réponse après un certain temps peut aussi être considérée comme une réponse en soi.

Je reçois un grand volume de courrier de lecteurs, et pendant une période, j’avais l’habitude de répondre à chaque courrier qui arrivait. Cela ne m’apportait rien. Je passais toute la journée à répondre à des courriers, et à la fin de la journée, j’étais épuisé, incapable de faire un vrai travail. Il est intéressant de noter que la quasi-totalité du courrier auquel je réponds ne reçoit jamais de réponse (pas même un accusé de réception ou un remerciement), même lorsque je pose des questions de suivi pour les aider davantage. Je soupçonne que la moitié du courrier n’est pas lu, et que l’autre moitié est constituée de courriers que les gens envoient sur un coup de tête et pour lesquels les réponses n’ont pas vraiment d’importance. Quoi qu’il en soit, j’ai réalisé qu’il est beaucoup plus efficace d’utiliser ce temps pour des tâches à plus forte valeur, comme travailler sur des produits à forte valeur et riches en contenu, soutenir mes clients de coaching 1-1, de nouveaux projets et écrire de nouveaux articles.

Ne vous stressez pas trop pour répondre à chaque courrier. Répondez si cela vous aide, mais si les coûts de réponse ne sont pas supérieurs aux bénéfices, alors peut-être que cela ne vaut pas la peine de s’en inquiéter. Laissez faire et les choses s’arrangeront d’elles-mêmes avec le temps.

Créer des réponses types si vous envoyez souvent des réponses similaires

Si vous regardez dans votre dossier d’envoi, vous trouverez probablement une tendance dans les choses auxquelles vous répondez. Le courrier que je reçois sur mon site peut généralement être classé dans l’une des quelques catégories suivantes (1) courrier de rétroaction / merci (2) coaching 1-1 (3) demandes de critiques de livres / produits (4) demandes de conférences (5) autres. Pour (1) et (2), j’utilise des modèles que j’ai rédigés à l’avance et que j’utilise dans mes réponses. Au fur et à mesure que je réponds, je les personnalise pour répondre aux besoins du courrier original. Cela m’a permis de gagner énormément de temps, par rapport au passé où je tapais les mails à partir de zéro.

Lire uniquement les mails qui sont pertinents

Je suis abonné à plusieurs newsletters – notamment sur le fitness, l’auto-assistance, le blogging et les affaires, mais je ne lis pas tous les mails qu’ils envoient. Je ne les supprime pas non plus, car je sais qu’ils contiennent des informations précieuses. Au lieu de cela, je configure gmail pour qu’il les archive automatiquement dans différentes étiquettes (dossiers). Les mails de blogs sont archivés dans le dossier blogs, les mails de fitness sont archivés dans le dossier santé & fitness, et ainsi de suite. Pour l’instant, j’ai une trentaine de dossiers. Je ne les lis que lorsque je veux obtenir plus d’informations sur le sujet.

Vous n’avez pas besoin de lire tous les mails qui arrivent. Choisissez et sélectionnez ce qui est pertinent pour vous.

Structurez vos mails en catégories

Les dossiers (ou étiquettes, si vous utilisez gmail) sont là pour vous aider à organiser vos mails.

Premièrement, utilisez un système de dénomination pertinent à ce que vous faites. Si vos plus grandes priorités actuelles sont, disons, (1) écrire un livre et (2) perdre du poids, alors nommez vos dossiers comme cela.

Deuxièmement, utilisez une structure hiérarchique. les dossiers de premier niveau sont pour les grandes catégories, et les dossiers de deuxième niveau sont pour les sous-catégories, et ainsi de suite. Par exemple, j’ai « Admin » comme dossier de premier niveau, et « Back-Up », « Comptabilité », « Comptes », etc. comme dossiers de deuxième niveau. Si nécessaire, j’ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. Gmail dispose d’un module complémentaire qui vous permet d’utiliser des étiquettes de différents niveaux (Paramètres > Labos > Étiquettes imbriquées)

Utiliser des filtres (#8) pour organiser automatiquement le courrier dans des dossiers fonctionne à merveille.

Utiliser des filtres

Les filtres sont des outils qui vous aident à trier le courrier automatiquement lorsqu’il arrive dans votre messagerie. Il y a 2 choses de base sont nécessaires pour un filtre – (1) le terme à rechercher (2) l’action à appliquer si le terme correspond. À l’heure actuelle, mon gmail a environ 20 filtres différents configurés pour différentes adresses électroniques, titres d’objet, corps du texte et autres. En fonction du filtre utilisé, le courrier est automatiquement trié dans un dossier respectif ou archivé. Cela minimise la quantité d’actions administratives que je dois faire.

Voici mon tutoriel vidéo partageant la façon dont je configure mes filtres d’e-mail pour atteindre la boîte de réception zéro : 3 Conseils simples pour atteindre la boîte de réception zéro en utilisant les filtres e-mail

Utiliser la règle de la 1 minute pour répondre

Si vous mettez moins d’une minute à répondre, répondez-y immédiatement et archivez-le. Ne la laissez pas traîner dans votre boîte aux lettres pendant des lustres. Cela vous demandera encore plus d’efforts de le laisser planer dans votre esprit et de vous rappeler constamment que vous devez répondre. Veillez à respecter le délai d’une minute pour répondre, afin que cela ne prenne pas plus de temps que nécessaire. Cela m’aide à éliminer de gros lots de courrier en peu de temps.

Définir une limite au temps que vous passez dans la boîte de réception

Au delà de la règle de la 1 minute, limitez le temps global que vous passez dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous consultez votre courrier, chronométrez-vous. Voyez combien de temps vous prenez pour traiter, lire, répondre et trier votre courrier. Demandez-vous ensuite quelle part de ce temps est bien employée. Il y a de fortes chances que la plupart de ce temps ne serve absolument à rien.

Parfois, vous recevrez des courriels dont la longueur est alarmante. Pour ces emails, parcourez-les, voyez s’il y a quelque chose de pertinent pour vous, puis traitez-les en conséquence. Répondez si nécessaire (et utilisez la règle de la 1 minute) ; archivez-le si vous ne prévoyez pas de répondre. Si vous avez l’intention de répondre, ne vous sentez pas obligé de renvoyer un long message simplement parce que la personne a écrit un long message. La dernière chose que vous voulez, c’est un échange d’essais par courrier électronique, qui vous fera tomber par inadvertance dans un trou noir de courrier électronique. Connectez-vous à votre boîte de réception, faites ce que vous devez faire, et sortez juste après cela.

(Impitoyablement) Désabonnez-vous des choses que vous ne lisez pas

Dans votre navigation sur le web, vous vous inscrivez probablement à une bonne part de bulletins d’information et de flux sur une impulsion, dont vous vous désintéressez par la suite. Si vous vous retrouvez à supprimer de manière répétée le courrier de vos abonnements, c’est un indice que vous devriez tout simplement vous désabonner immédiatement.

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Article original : 11 Conseils simples pour une gestion efficace des e-mails | Excellence personnelle

Crédit photo vedette : Femme d’affaires dessinant une enveloppe d’e-mail via .com

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