Apps mobiles pour événements et conférences : Le guide 2020

Les apps mobiles pour événements et conférences sont désormais devenues un pilier de l’expérience événementielle. Dans ce guide, nous allons explorer les meilleures pratiques en matière d’apps événementielles pour 2020 et au-delà.

Une app événementielle permet aux participants de réseauter plus efficacement, tient tout le monde au courant des dernières mises à jour de l’événement et, surtout, fournit un riche ensemble de données dont les organisateurs d’événements peuvent tirer des insights. Compte tenu de la polyvalence d’une appli événementielle, il n’est pas étonnant que 91 % des organisateurs d’événements aient déclaré que l’adoption d’une appli de conférence a entraîné un retour sur investissement positif pour l’événement.

Bien qu’il soit clair que les applis événementielles mobiles sont prévalentes dans le secteur de l’événementiel, les améliorations constantes de la technologie et l’évolution du paysage des applis mobiles en général exigent que les organisateurs se tiennent au courant des dernières nouvelles et des meilleures pratiques.

Ce guide couvrira le spectre de ce que les organisateurs doivent savoir sur l’appli événementielle. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Si les différentes apps événementielles offrent des fonctionnalités différentes, les caractéristiques communes sont un agenda numérique de l’événement, une messagerie individuelle, des profils de participants pour la recherche de réseaux, des profils d’intervenants, des pages de sponsors et des intégrations de médias sociaux.

Qu’est-ce qu’une app de réseautage ?

Une app de réseautage est légèrement différente des apps mobiles d’événements et de conférences car elle se concentre uniquement sur le réseautage événementiel. Bien que ces apps servent un objectif très important, la plupart des apps de conférence offrent aujourd’hui une plateforme de mise en réseau en plus d’autres fonctionnalités. Comprendre l’appli événementielle comme une solution holistique vous permettra de tirer pleinement parti de ses capacités.

Déterminer si vous avez besoin d’une appli événementielle pour votre prochain événement

Maintenant que vous comprenez la différence entre une appli événementielle et une appli de mise en réseau, il est important de choisir la bonne expérience mobile pour votre événement. Une appli de réseautage est un excellent complément lorsqu’il s’agit de faciliter la connexion entre les participants pendant l’événement. Une application d’événement et de conférence offre une expérience plus globale de l’événement avec des fonctionnalités supplémentaires telles qu’un agenda numérique, des profils et une messagerie individuelle. Pour vous aider à déterminer si une appli pour événements vous convient, jetez un œil à notre liste de contrôle.

Liste de contrôle des applis événementielles :

• La taille des participants dépasse 100
• Votre type d’événement est une conférence d’utilisateurs, un sommet, un roadshow, ou un événement phare
• Les participants ont la possibilité de se connecter avant l’événement
• L’ordre du jour de l’événement comprend plusieurs sessions et pistes
• L’événement est d’une seule journée ou de plusieurs jours
• Les notifications en temps réel pendant l’événement sont importantes
• Vous avez suffisamment de temps d’avance pour promouvoir votre application avant l’événement

Si vous avez coché plus de quelques points dans cette liste, il est peut-être temps d’examiner les options d’apps pour les événements et les conférences avec votre solution de gestion d’événements.

« Notre application mobile est cette balise lumineuse que les gens utilisent lorsqu’ils sont sur place. Ils ont pu sélectionner les sessions qui les intéressaient, découvrir le flux actuel, et les choses, et les zones qui étaient ouvertes pendant le programme. »

-Karen Merritt, LinkedIn



Lignes directrices de l’App Store pour les applications en marque blanche

Dans l’industrie des applications, Apple et Android sont les gardiens. Les règles que ces fournisseurs de systèmes d’exploitation mobiles établissent pour leurs magasins d’applications mobiles respectifs peuvent finir par réorienter une industrie – comme ce fut le cas récemment avec Apple.

Lors de la conférence mondiale des développeurs de 2017, Apple a annoncé un ensemble de changements radicaux dans les lignes directrices. Au cours de la conférence, Apple a annoncé qu’elle resserrait son processus d’examen des applications en rejetant les applications qui ont été créées par le biais d’un formulaire modèle. La phrase la plus importante de la ligne directrice se lit comme suit :

Guideline 4.2.6 : « Les apps créées à partir d’un modèle commercialisé ou d’un service de génération d’apps seront rejetées. »

Naturellement, cela a alarmé un certain nombre d’industries différentes qui utilisaient des apps modèles comme élément central de leur modèle économique. La ligne directrice a particulièrement touché le secteur de l’événementiel, car de nombreuses entreprises de technologie événementielle utilisent des modèles pour créer des apps événementielles à l’échelle pour leurs clients.

Beaucoup craignaient que cette nouvelle ligne directrice ne bouleverse le processus de création d’apps événementielles en marque blanche. Par conséquent, de nombreux fournisseurs d’apps se sont démenés pour savoir exactement dans quelle mesure Apple appliquerait les nouvelles règles anti-modèles.

Pendant un moment, il semblait que les apps universelles (que nous couvrirons plus tard) étaient la seule solution sûre. De retour en décembre 2017, Apple a publié une version mise à jour de la ligne directrice 4.2.6. La section complète se lisait comme suit :

« Les apps créées à partir d’un modèle commercialisé ou d’un service de génération d’apps seront rejetées, sauf si elles sont soumises directement par le fournisseur du contenu de l’app. Ces services ne devraient pas soumettre d’apps au nom de leurs clients et devraient offrir des outils permettant à leurs clients de créer des apps personnalisées et innovantes qui offrent des expériences uniques aux clients. Une autre option acceptable pour les fournisseurs de modèles est de créer un binaire unique pour héberger tout le contenu du client dans un modèle agrégé ou ‘picker’, par exemple comme une app de recherche de restaurants avec des entrées ou des pages personnalisées distinctes pour chaque restaurant client, ou comme une app d’événement avec des entrées distinctes pour chaque événement client. »

Alors que la ligne directrice initiale manquait de spécificité, cette nouvelle révision a dressé un tableau plus clair de la mesure dans laquelle les apps modélisées seront acceptées.

Au vu de la version mise à jour, il semble que les apps en marque blanche ne soient pas hors jeu tant que les clients soumettent l’app via leur propre compte développeur Apple. Il est donc juste de supposer que l’App Store ne sera pas trop strict sur les apps événementielles modélisées – tant qu’elles sont uniques et originales dans une certaine mesure.



White Label Event App vs Branded Universal Event App

En tant qu’organisateur d’événements, il est important de connaître les différences entre les deux pour éclairer la décision de choisir la bonne solution d’app de conférence. Les différences entre les deux types d’apps événementielles peuvent être résumées comme suit.

Applications en marque blanche modélisées

Avec les apps en marque blanche modélisées, les clients bénéficient d’une excellente expérience de marque et d’un accès à une variété de modules, mais au prix de l’unicité du design et des fonctionnalités. Selon les directives révisées d’Apple, l’application ne sera acceptée que si elle est soumise par le biais du compte développeur Apple du client.

Il en résulte que les entreprises d’applications événementielles doivent remettre les modèles, les modules et le cadre avec lesquels un client concevra lui-même son application. De nombreux fournisseurs de logiciels événementiels, dont Bizzabo, proposent désormais des options d’apps en marque blanche conformes aux directives de l’App Store.

Applications universelles de marque

Les directives révisées d’Apple indiquent clairement qu’une forme acceptable d’apps modélisées sont des modèles d’agrégats ou de « sélecteurs » dans lesquels de nombreux profils différents existent dans la même app. C’est autrement connu comme une app universelle de marque.

De même qu’une télécommande universelle pourrait être en charge de votre système de divertissement à domicile, une app universelle vise à être votre guichet unique pour les événements. Les clients téléchargent l’app universelle qui contient ensuite leur événement spécifique ou leur série d’événements.

C’est au sein de l’app conteneur que les clients peuvent créer et afficher leur app d’événement de marque unique sans avoir à en créer complètement une par eux-mêmes. Une application universelle de marque fait bien de respecter les directives d’Apple, car elle évite de surcharger l’app store avec des applications modèles tout en donnant aux clients la liberté de présenter leur marque d’événement unique.

Pour mieux comprendre cette solution d’application particulière, voici la nouvelle application d’événement de marque de Bizzabo en action :

Comment une conférence mobile améliore l’expérience de l’événement

L’intérêt d’une application d’événement est d’apporter toute l’expérience de l’événement sur l’appareil du participant. Il est ainsi plus facile pour les participants de savoir quelles sessions ou quels intervenants sont à venir, quels sponsors exposent et qui ils peuvent rencontrer pour établir une connexion professionnelle.

Alors que l’engagement mobile augmente d’année en année, il n’est pas toujours facile de comprendre l’impact d’une appli événementielle pour votre stratégie événementielle globale. C’est pourquoi Bizzabo a interrogé plusieurs clients utilisant l’application Ultra Branded App. Les résultats ont été surprenants :

• 50% d’augmentation de l’adoption du mobile par les participants
• 51% d’augmentation de la visibilité des sponsors et des partenaires
• 42% d’augmentation de l’engagement du public
• 84% d’augmentation de l’engagement de la communauté

Les organisateurs d’événements que Bizzabo a interrogés ont vu des résultats spectaculaires dans l’engagement des participants avec l’ajout d’une appli d’événement.

Curieux de savoir ce qui distingue les applis événementielles ? Passons en revue les avantages uniques de l’exploitation des apps pour événements et conférences.

Réseautage

La mise en relation avec d’autres professionnels est l’une des principales raisons pour lesquelles l’appli événementielle a vu le jour. Une appli événementielle facilite non seulement la rencontre avec d’autres personnes, mais aide les participants à identifier d’autres participants à rencontrer et à réseauter. Des profils visuellement agréables et un système de messagerie intuitif sont les ingrédients clés d’une solution de réseautage solide au sein de l’appli événementielle.



Profil au sein de l’appli événementielle de marque Bizzabo

Expérience de marque

Délivrer une expérience de marque transparente aux participants est la clé d’un événement réussi. Recherchez des apps événementielles qui permettent un contrôle total des couleurs, des images, des logos et des messages afin d’offrir une expérience d’app entièrement marquée qui relie l’énergie de l’événement en direct à l’appareil de chaque participant.

Sondage et enquêtes

L’un des aspects les plus précieux d’une app événementielle est les données qui peuvent être recueillies auprès des participants. La méthode la plus simple pour collecter ces données serait de lancer des sondages et des enquêtes aux participants en temps réel. Cela peut être fait pendant les ateliers, avant l’événement, et même après l’événement. Une application d’événement fournit un moyen de poser des questions immédiates aux participants et de recevoir des réponses qui aideront à façonner votre future stratégie d’événement.



Agenda personnalisé

Avec autant de sessions et d’ateliers différents qui se déroulent lors d’une conférence, il peut être difficile pour les participants de tout suivre. Une application d’événement résout ce problème en donnant aux participants la possibilité de construire leur propre agenda d’événement en ajoutant simplement les sessions auxquelles ils veulent assister dans leur agenda personnel.

Opportunités de parrainage

Les applications d’événement modernes peuvent également aider les organisateurs d’événements à obtenir des parrainages d’événements en fournissant aux sponsors une occasion privilégiée d’exposer leur marque et leurs services aux participants. Cela peut se faire par le biais de pages de sponsors individuels, d’offres spéciales qui sont envoyées par des notifications push, ou de sondages et d’enquêtes sponsorisés.



Comment augmenter l’adoption d’une application d’événement

Les avantages d’une application d’événement ne peuvent être réalisés que si l’application est largement téléchargée et activement utilisée par les participants. Les conseils suivants permettront d’augmenter le taux d’adoption de l’appli.

Articulez la valeur ajoutée

Avant de planifier toute campagne spécifique entourant l’adoption de l’appli, prenez le temps de bien formuler le message.

Oui, vous voulez que le plus grand nombre possible de participants la téléchargent, mais pourquoi le feraient-ils ? Quelle est la valeur ajoutée spécifique qu’ils recevront en s’engageant avec l’appli ?

Poser clairement dans votre message la valeur du pourquoi et du comment une appli va élever l’expérience événementielle d’un participant est nécessairement non seulement pour le persuader de télécharger l’appli, mais surtout pour gagner sa confiance et faire en sorte qu’il encourage d’autres participants à télécharger l’appli également. Le pouvoir des recommandations peut vraiment aider à l’adoption de l’application événementielle.

Transformez les participants en défenseurs

Une fois la messagerie prise en charge, il est temps de créer des moyens spécifiques pour que les participants puissent facilement défendre l’application et ainsi faciliter l’adoption de l’application événementielle.

Faites en sorte que les participants puissent facilement promouvoir votre événement et votre appli en fournissant des boutons de partage faciles à utiliser avec un texte pré-rempli. Les participants peuvent ensuite informer leurs réseaux qu’ils ont rejoint la communauté de réseautage de l’événement et que les autres participants devraient en faire autant. N’oubliez pas que vos intervenants ont le pouvoir d’amplifier votre message car ils ont tendance à avoir de fortes bases de followers.

Créer une campagne d’emails dédiée

L’email sera l’un des principaux points de communication avec vos participants. Envoyez une série d’emails à chaque participant inscrit avec un appel à l’action clair pour télécharger votre application d’événement.

Vous pouvez espacer suffisamment les e-mails pour ne pas submerger vos participants. Expliquez aux participants pourquoi et comment l’appli de conférence améliorera leur expérience de l’événement.

Veillez également à conserver un message clair et concis dans ces e-mails. Si vous submergez vos participants avec un barrage de liens et d’informations, l’appel à l’action pour télécharger votre application d’événement sera perdu.

Élaborer une stratégie de médias sociaux

Pour vraiment vous assurer que tous les participants à l’événement sont au courant de votre communauté de réseautage d’événement, envisagez de lancer une campagne de médias sociaux. Incitez les participants à télécharger l’appli en offrant un prix aux 100 premiers membres de la communauté. Pensez également à créer un lien de téléchargement partageable afin que les gens puissent télécharger rapidement l’application.

Présenter votre application de conférence sur les plateformes de médias sociaux est un bon moyen de montrer aux participants potentiels à l’événement la valeur ajoutée qu’ils obtiendront s’ils choisissent d’y assister. En faisant publiquement la promotion de l’appli mobile de conférence, vous positionnez votre marque d’événement comme une marque qui adopte des solutions technologiques qui améliorent l’expérience.

Comment exploiter les données de l’appli d’événement

En tant qu’organisateur d’événement, l’aspect le plus précieux du déploiement d’une appli d’événement est les données qui sont recueillies. Comme les participants utilisent l’application de conférence dans une série de fonctionnalités différentes, chaque élément d’information peut être rassemblé pour aider l’organisateur à mieux comprendre l’impact de son événement. Des aperçus tels que les sessions les plus populaires, les peek times des messages envoyés et les profils ayant le plus de vues sont autant de points de données clés qui permettent de brosser un tableau plus large.

Source : Bizzabo

Obtenir des données d’événements riches et en tirer des enseignements exploitables est possible lorsque plusieurs ensembles de données sont intégrés à l’appli de conférence. L’intégration est impérative lorsqu’on exploite des données, car elle donne à différentes plateformes la possibilité de communiquer entre elles.

Ceci est particulièrement pertinent pour les applis d’événements, car le comportement des participants sur l’appli peut être directement lié à leurs informations dans votre CRM ou votre système d’automatisation du marketing. Plus il y a de points de données qui peuvent être connectés au même contact, plus vous aurez une meilleure idée de l’impact de l’événement sur ce participant particulier.

Pour plus d’informations sur l’intégration des données d’événements, cliquez sur l’image ci-dessous pour accéder à notre ebook gratuit sur les intégrations de données d’événements.



Sécurité et confidentialité des données des applis événementielles

Comme nous l’avons vu, une appli événementielle peut être une mine de données sur les comportements et les préférences des participants. Ces données peuvent à leur tour éclairer les décisions futures et la stratégie de l’événement. Cependant – pour paraphraser l’Oncle Ben de Spiderman – avec de grandes données vient une grande responsabilité.

Les organisateurs doivent faire de gros efforts pour s’assurer que les données qu’ils collectent sont sécurisées et disponibles à la demande des utilisateurs.

Avec l’introduction du Règlement général sur la protection des données de l’UE, la sécurité et la confidentialité des données sont devenues plus importantes que jamais. Ce nouveau règlement de protection de l’UE permet de s’assurer que les organisations traitent les données personnelles de manière sécurisée et transparente. Le GDPR ne s’applique pas seulement aux entreprises qui opèrent en dehors de l’UE, mais aussi à celles qui vendent, embauchent ou s’engagent auprès des citoyens de l’UE et de ses organisations. Pour plus d’informations sur le GDPR, visitez le site officiel du GDPR.

Pour mieux se familiariser avec les méthodes de protection des données, voici quelques bonnes pratiques entourant la sécurité et la transparence des données événementielles. (Veuillez noter que ce blog ne doit pas être considéré comme un avis juridique. Pour des conseils juridiques appropriés, veuillez vous référer à votre équipe juridique.)

Processus d’opt-in

En tant qu’utilisateurs d’apps événementielles, les participants doivent être pleinement conscients des données qu’ils partagent. Des processus devraient également être mis en place pour qu’ils choisissent activement d’offrir leurs infos. Certaines plateformes sont conçues de manière à ce que la collecte de données soit une option par défaut et que les utilisateurs doivent choisir de ne pas y participer s’ils ne veulent plus que leurs données soient utilisées. Cela se traduit par une mauvaise expérience utilisateur, car le processus semble moins transparent qu’il ne devrait l’être.

Veillez à ce que la collecte de données de votre app d’événement comprenne un processus d’opt-in qui nécessite un engagement actif du côté du participant. De cette façon, l’organisateur et le participant sont totalement transparents dès le départ.

Un langage compréhensible

Lorsqu’il s’agit de rhétorique juridique, il devient très facile de se perdre dans le jargon ou simplement de faire la sourde oreille à un langage confus et alambiqué.

Afin d’éviter ce sentiment parmi vos participants et autres parties prenantes à l’événement, prenez le temps de décomposer votre politique de données de base de manière à ce qu’elle puisse être comprise par le commun des mortels. Ce faisant, vous serez très apprécié des participants et vous contribuerez à établir la marque de votre événement comme une marque qui accorde une grande priorité à l’expérience utilisateur des participants.

Envoyez un courriel détaillé résumant votre politique

Selon The Event Success Formula, le courriel est l’un des moyens les plus efficaces pour les spécialistes du marketing de communiquer avec leur public. Les participants apprécieront que vous créiez un courriel distinct qui résume, en termes simples, vos politiques de données et de confidentialité, car ils pourront ensuite s’y référer à différentes occasions.

Expliquer minutieusement les détails de la politique et la façon dont les participants seront affectés sont d’excellents moyens d’instaurer la confiance avec votre public et de lui faire savoir que vous avez son intérêt à cœur.

La conclusion : Votre application mobile pour les événements

Les applications modernes pour les événements et les conférences ont le pouvoir d’offrir aux participants une expérience numérique intuitive, homogène en termes de marque et pratique pour aller de pair avec une expérience en direct. Pour apprêter votre événement afin qu’il soit prêt pour le mobile, voici les principaux éléments à garder à l’esprit :

• Déterminer si une application événementielle ou une application de réseautage est la bonne solution pour votre événement.
• Envisager d’utiliser une application en marque blanche ou une expérience d’application de marque pour votre application événementielle.
• Comprendre comment une App événementielle améliore l’expérience des participants et des sponsors.
• Augmenter l’adoption de l’App événementielle en transformant les participants en défenseurs de l’App.
• Exploiter les données de l’App événementielle d’une manière conforme aux réglementations sur les données et la confidentialité des consommateurs.

En 2020 et au-delà, nous pouvons nous attendre à de nouvelles avancées en matière de branding, de personnalisation et d’insights basés sur les données.

Découvrez comment une appli événementielle peut s’intégrer dans votre stratégie événementielle globale dans le guide Event Stack.



Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.