Comment lire un connaissement

Tout ce que vous devez savoir sur votre connaissement

Voici une présentation étape par étape de votre connaissement, notamment pourquoi il est important, ce qu’il comprend et comment l’utiliser correctement pour que votre fret soit expédié en toute sécurité et suivi jusqu’à sa destination finale.

Qu’est-ce qu’un connaissement ?

En bref, un connaissement (BOL) est une sorte de reçu d’expédition. C’est un enregistrement des articles qui sont expédiés d’un fournisseur à un destinataire par l’intermédiaire d’un transporteur de marchandises. Comme tout autre reçu, un BOL est important car il permet de s’assurer que le nombre et le type d’articles expédiés sont les mêmes que ceux qui arrivent à leur destination finale. Il aide à suivre où se trouve une expédition à un moment donné – surtout s’il s’agit de fret LTL qui est traité par plusieurs transporteurs – ainsi qu’à déterminer si des dommages se sont produits pendant le transport en croisant l’état des articles au moment de l’expédition avec la façon dont ils sont arrivés.

Un connaissement a également des implications importantes en matière de propriété et de finances, car il sert non seulement de titre de propriété, mais fournit également les détails nécessaires à une facturation précise. La taille, le poids et la densité des articles expédiés entrent tous dans la détermination du coût du transport de l’expédition.

Il existe en fait quelques types différents de connaissements, selon la façon dont vous expédiez votre fret. Il s’agit notamment de :

• Bordereau de transport direct, utilisé lors de l’expédition d’articles à un destinataire qui a déjà payé la commande.
• Bordereau de transport « à ordre », utilisé pour transférer la propriété du fret de l’expéditeur au destinataire et généralement consigné selon les termes d’une lettre de crédit. Ce sont également des documents négociables.
• La lettre de transport aérien, un document non négociable utilisé pour expédier des marchandises par voie aérienne.
• Le connaissement maritime, un document négociable utilisé pour expédier des marchandises outre-mer.
• Bordereau intérieur, document utilisé pour les expéditions internationales transportant des marchandises par voie terrestre ou ferroviaire.
• Bordereau multimodal, employé lors de l’expédition par plusieurs méthodes de transport (par ex, par voie aérienne et ferroviaire, ou par voie maritime et aérienne, etc.).

Que comprend un connaissement ?

Un BOL détaille la composition et l’historique d’une expédition. Elle énumère non seulement le fret inclus, mais aussi la façon dont ce fret est emballé, s’il nécessite des protocoles de manutention spéciaux, s’il comprend des matières dangereuses, et d’autres informations spécifiques qui identifient les marchandises et dictent la façon dont elles doivent être transportées.

En dehors des instructions et des détails spéciaux, la plupart des connaissements comprennent les informations suivantes :

• Noms et adresses de l’expéditeur et du destinataire (souvent appelé  » consignataire  » dans le document)
• Les dates de ramassage et de dépôt prévues
• Les numéros de commande
• La taille du fret, poids et dimensions
• Lignes de signature pour toutes les parties (expéditeur, transporteur, destinataire)

Lire un connaissement

Même si la plupart des connaissements comprennent les mêmes informations de base, chaque entreprise peut avoir une mise en page différente ou donner la priorité à différents aspects du BOL. Ainsi, il est facile de s’embrouiller en essayant de lire un BOL que vous ne connaissez pas.

A titre d’exemple pour apprendre à lire un connaissement, examinons le BOL de Flock Freight que nous générons après que nos expéditeurs ont réservé une commande chez nous.

Numéros de référence et d’identification du devis

En haut du BOL, vous verrez des espaces pour le numéro de référence de l’expédition et un numéro d’identification du devis. Ces numéros sont générés pour aider à identifier et à suivre votre envoi tout au long de son parcours jusqu’à sa destination finale.

Section expéditeur

Cette zone désigne les informations spécifiques à l’expéditeur, le nom de l’entreprise, son adresse et ses coordonnées. Vous y trouverez le numéro du bon de commande, ainsi que la date et l’heure prévues pour le ramassage du fret.

Vous verrez également un certain nombre de codes de fret ici. Ceux-ci indiquent toute instruction spéciale d’expédition ou de manutention que l’expéditeur a indiquée lors du devis de l’envoi, par exemple si le fret nécessite un hayon élévateur ou si l’enlèvement doit se faire à l’intérieur plutôt qu’à l’extérieur sur un quai de chargement.

Section du destinataire

Comme les informations relatives à l’expéditeur, la section du destinataire énumère les détails relatifs à l’endroit où le fret aboutit à sa destination finale. Cela comprend le nom, l’adresse et les coordonnées du destinataire, ainsi que la date et l’heure de livraison prévues. Également similaire aux exigences de manutention spéciales de l’expéditeur, il existe également des codes de fret pour les besoins d’acceptation spécifiques du côté du destinataire, afin qu’il puisse recevoir l’envoi correctement.

Informations sur le transporteur

Cette section décrit le transporteur de fret qui est responsable du transport de vos marchandises de vous au destinataire. Elle peut inclure son nom, son numéro d’identification de transporteur ou de devis, et toute autre information de contact pertinente.

Détails du fret

Dans cette zone, vous trouverez les écrous et boulons les plus cruciaux de la BOL : les descriptions de l’expédition. Vous y énumérerez les détails de votre envoi, qui déterminent non seulement la façon dont les marchandises sont manipulées, mais aussi le coût de votre envoi. Il s’agit notamment de :

• Nombre d’articles
• Poids total de l’envoi
• Dimensions (longueur, largeur et hauteur de l’article)
• Classe de fret
• Spécifications de manutention spéciale (matières dangereuses, etc.)

Prêtez une attention particulière à la saisie de la classe de fret. Toute erreur ici peut causer une myriade de maux de tête, y compris des frais de reclassement et même le refus de votre envoi.

Valeur déclarée

Comme cela va probablement de soi, c’est ici que vous indiquez la valeur totale de votre fret. Cette section est incroyablement importante, surtout si votre envoi est perdu ou endommagé, car elle sera la clé pour vous dédommager de votre perte.

Prix et paiement

À ne pas confondre avec la valeur de votre fret, cette zone détaille combien vos marchandises ont coûté à expédier. C’est le tarif que vous payez au transporteur pour transporter votre fret jusqu’à sa destination finale.

Signatures et dates

Toutes les parties doivent signer pour reconnaître leur intérêt et leur rôle dans l’expédition, et pour attester que les informations figurant sur le BOL sont exactes. Il comprend également une section de liste de contrôle pour s’assurer que toutes les parties savent clairement qui a chargé la remorque et qui a compté le fret avant le départ.

Créer un connaissement infaillible

Il est important que toutes les informations figurant sur un BOL soient exactes ; sinon, vous risquez de perdre vos marchandises, d’être endommagé par une mauvaise manipulation, d’être livré en retard ou même de subir un retard dans le paiement de votre expédition.

En outre, si votre envoi se perd dans l’éther, une BOL précise sert de fil d’Ariane pour vous aider à compenser vos pertes. Si les informations sont manquantes ou incorrectes, vous vous retrouverez à patauger dans un bourbier bureaucratique pour tenter d’être indemnisé.

Heureusement pour les expéditeurs LTL qui choisissent Flock Freight, ce scénario de cauchemar est une pure fiction. Lorsque nous établissons le devis de votre expédition sur la plateforme Flock, nous nous assurons de poser des questions approfondies et transparentes pour garantir que votre connaissement reflète toutes les informations exactes de votre fret, y compris la classe de fret appropriée et les codes accessoires afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu par des frais inattendus. La plateforme Flock crée automatiquement un BOL complet pour vous, y compris tous les accessoires nécessaires. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger et d’imprimer !