Comment obtenir l’accréditation IATA pour une entreprise de voyages : Options et étapes à suivre

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Chaque industrie a son propre régulateur – une autorité qui établit des normes et améliore la coopération à l’intérieur. L’industrie du voyage aérien ne fait pas exception.

L’IATA est l’acronyme de l’Association internationale du transport aérien. Son objectif principal est de réglementer les activités liées à la distribution pour les compagnies aériennes et l’aviation commerciale. Ces activités comprennent le calcul des tarifs, la répartition des revenus et les règles relatives aux bagages.

Mais quel est le lien entre l’IATA et les agences de voyage ? Pourquoi les entreprises de voyage qui émettent des billets d’avion doivent-elles être accréditées par l’IATA ? Quelles sont les options pour les entreprises de différentes tailles et comment se fait l’accréditation IATA ? Explorons les possibilités.

L’IATA et les agences de voyage

Aujourd’hui, l’IATA décide qui doit distribuer les produits de voyage aérien et comment ils doivent s’y prendre. Elle supervise les entreprises de voyage en suggérant des normes. Par exemple, les codes IATA sont utilisés partout où le voyage et l’aviation se croisent. Pensez aux codes de désignation des compagnies aériennes pour les réservations, l’émission des billets, la programmation et la documentation ; au code de préfixe pour classer les passagers et le fret ; au code d’émetteur d’étiquettes à bagages pour simplifier la manutention des bagages ; et au code de localisation pour faciliter la manutention des colis. Ces codes sont même pertinents pour les compagnies aériennes qui n’ont pas signé d’accord avec l’IATA.

Dans les années 1920, lorsque les agences de voyage, qui se multipliaient, ont commencé à distribuer des billets d’avion, elles faisaient office de chambre de compensation ou d’intermédiaire entre les voyageurs et les compagnies aériennes. En plus de distribuer les bons, les agences de voyage étaient chargées de fluidifier les transactions monétaires. Lorsque l’IATA est apparue en 1945, elle a repris ces processus et est devenue un médiateur entre les agences de voyage et les compagnies aériennes.

C’est ainsi que l’accréditation IATA a été introduite. Elle existe pour protéger les compagnies aériennes et surveiller les flux de revenus. Ainsi, pour avoir accès aux inventaires des compagnies aériennes, une agence de voyage est censée se soumettre à une vérification par l’IATA. Dans ce cas, une compagnie aérienne n’aura pas à revérifier une agence à chaque fois qu’un agent se connecte au système de réservation du transporteur. Si un distributeur est accrédité par l’IATA, c’est un partenaire fiable.

En plus de cela, l’IATA traite tous les rapports de vente entre une compagnie aérienne et une agence par le biais de son plan de facturation et de règlement (BSP) – un système créé pour rationaliser les opérations de vente, de rapport et de transfert pour les agents accrédités par l’IATA.

Si vous voulez faire une plongée plus profonde dans l’histoire de l’IATA et son fonctionnement actuel, regardez notre vidéo.

Ce que l’IATA peut apporter aux entreprises du voyage

Cela étant dit, exposons les principaux avantages que l’IATA apporte à ses agents accrédités.

Billetterie aérienne

Etant certifiées IATA, les agences de voyage peuvent émettre des billets d’avion au nom des compagnies aériennes, ce qui ajoute de la fiabilité du point de vue des clients. C’est le principal avantage qui élimine le besoin d’autres intermédiaires, simplifie les processus de réservation et réduit les dépenses tant pour les agents que pour les compagnies aériennes.

Reconnaissance du secteur

Les agents certifiés IATA doivent s’engager à respecter les codes d’éthique du secteur et répondre aux normes générales de procédure du secteur. Travailler en tant qu’agent IATA signifie également inclure le logo et la marque IATA dans les locaux et sur les sites web des agents de voyage. Tous ces facteurs combinés améliorent l’image publique des entreprises de voyage et lui confèrent un score de fiabilité élevé.

Crédibilité

Comme nous l’avons mentionné, l’IATA vérifie minutieusement l’activité commerciale d’une agence de voyage, ses revenus et le flux annuel de clients. Une fois en possession de ce cachet d’approbation, une entreprise n’est plus examinée par une compagnie aérienne ou un fournisseur de chaîne hôtelière. Les fournisseurs et les agents peuvent donc communiquer directement. Cela simplifie considérablement les procédures de réservation, de confirmation et de traitement des paiements et élimine les efforts supplémentaires pour les deux parties.

Accès au contrôle financier

L’accès à près de 300 compagnies aériennes ouvre une passerelle vers un large éventail d’options à choisir. Le plan de facturation et de règlement permet aux agents de voir la répartition des vols aériens en temps réel. Au-dessus de cela, avec une remise sur chaque billet vendu, chaque agent accrédité IATA peut gérer sa propre marge, gagner une commission raisonnable ou vendre des billets à des conditions spéciales, attirant ainsi encore plus de clients.

Découvrons maintenant quelles options d’accréditation sont disponibles pour les agences de voyages de différents types et tailles, et même pour les agents indépendants.

Le tableau présente les possibilités d’accréditation pour les agences de voyage et les opérateurs solo

Accréditation IATA complète

La formule d’accréditation IATA complète est destinée aux entreprises de voyage du monde entier qui prennent en charge l’émission de billets d’avion pour le compte de fournisseurs. En outre, le numéro d’agent IATA présente l’entreprise de voyage à d’autres compagnies aériennes membres de l’IATA avec un seul contrat d’agence commerciale et donne accès au plan de facturation et de règlement (BSP) de l’IATA. Le BSP est une interface de facturation et de paiement entre l’agent, les compagnies aériennes et les fournisseurs de transport.

L’accréditation complète signifie également que l’agent suit des codes d’éthique et de comportement standard.

Pour l’obtenir, vous devez soumettre une pile de documents et sauter à travers quelques cerceaux. Jetons un coup d’œil.

1. Renseignez-vous sur les éléments de base. Lisez le manuel de l’agent de voyage. C’est un guide réfléchi destiné aux membres et aux candidats de l’IATA. Vous y découvrirez les normes, règles et règlements généraux applicables dans le monde entier. Examinez également les critères locaux ajustés à chaque pays individuellement.

Pour demander un numéro IATA, préparez ces documents dans l’ordre suivant :

1. Preuve des opérations commerciales générales. Si vous êtes un opérateur de succursale, les documents doivent inclure les heures de services dédiés ou une copie de l’accord pour servir en tant que tel. Par exemple, vous pouvez joindre des documents concernant l’offre d’un type particulier d’excursion. La même chose fonctionne pour les opérateurs solo.
2. Preuve de vos qualifications. Que vous ayez plusieurs agents ou que vous soyez un opérateur solo, vous devez soumettre une licence d’exploitation ou des copies de toutes les certifications, telles que les cours de formation des agents. Vous devez indiquer ici que vos agents répondent aux critères professionnels, selon les normes commerciales locales.
3. Confirmation de l’expérience antérieure de l’agent de voyage. Si vous avez déjà collaboré avec un agent accrédité par l’IATA ou une compagnie aérienne, incluez ce document dans vos documents. Si possible, joignez une lettre de recommandation de cette entreprise ou une documentation d’emploi. Des documents indiquant une connaissance de base des opérations des compagnies aériennes et de la billetterie peuvent également être joints.
4. Preuve de viabilité financière. Joignez des copies de toutes les transactions bancaires liées à l’entreprise de voyage pour l’année écoulée. Incluez les documents relatifs aux prêts ou aux assurances si vous en avez. Tous ces documents doivent être placés dans l’ordre chronologique. Des relevés détaillés des comptes bancaires avec les dépôts et les retraits pour l’exercice précédent sont également requis.

Veuillez noter que tous les documents doivent correspondre aux critères locaux de votre pays tels qu’ils sont énoncés dans le TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Soyez prêt à obtenir une caution. Si vos comptes montrent que vos actifs actuels sont inférieurs à vos passifs, il peut vous être demandé d’obtenir une caution de 50 000 $ minimum pour assurer votre crédibilité financière.
2. S’inscrire sur le portail d’assistance client. Utilisez la page d’inscription et procédez au processus d’inscription. Vous devez soumettre les coordonnées personnelles et configurer un mot de passe.
3. Télécharger le dossier de demande. Le dossier d’accréditation contient des instructions étape par étape sur la demande, les documents et les lettres nécessaires.
4. Soumettre le formulaire de demande IATA. Remplissez la demande et soumettez-la avec les documents via le portail client. Incluez les lettres de recommandation, en suivant les instructions du formulaire.
5. Payer les frais d’inscription et attendre. Une fois la demande reçue et traitée par l’IATA, ils vous contacteront pour les prochaines étapes et confirmeront les frais d’inscription. Habituellement, la période d’examen prend 2 semaines. Pour les agents indépendants, les frais sont de 165 $, tandis que les agences de voyages complètes ou d’entreprise doivent régulièrement payer 360 $.

Services de désignation de l’industrie du voyage (TIDS) – réservation sans billetterie aérienne

Cette option est suggérée aux intermédiaires de vente de voyages tels que les organisateurs de réunions ou les agences de voyages qui ne prévoient pas de faire de la billetterie aérienne. Le Travel Industry Designator Service (TIDS) est un code individuel qui permet de reconnaître les réservations auprès des compagnies aériennes, des compagnies de croisière, des chaînes d’hôtels, des sociétés de location de voitures, des fournisseurs de chemins de fer et d’autres fournisseurs de voyages. Bien qu’il ne permette pas d’émettre des billets, le TIDS donne accès aux fournisseurs parmi les compagnies aériennes, les compagnies de chemin de fer, les croisières, les sociétés de location de voitures, les chaînes d’hôtels et les parcs à thème. En outre, il accélère le traitement des réservations et rend votre activité de voyage visible via l’ajout à tous les produits de données mondiales de l’IATA.

L’appareil pour TIDS nécessite également un ensemble de documents et une série d’étapes.

1. Préparez une licence délivrée par le gouvernement pour les agents de voyage (le cas échéant) ou une copie d’un enregistrement d’entreprise.
2. Fournissez la preuve d’un compte bancaire au nom de l’entreprise.
3. Présenter la preuve d’adhésion à la National Travel Agent Association si vous l’avez déjà.
4. Si vous n’êtes pas membre de la National Travel Agent Association, présentez l’un des dossiers de recommandation suivants :

• une lettre de recommandation d’une compagnie aérienne IATA ou d’un système de distribution global (GDS) ou
• deux lettres de recommandation de fournisseurs de l’industrie du voyage et du tourisme, tels que des chaînes d’hôtels, des sociétés de location de voitures ou d’autres représentants de l’industrie du divertissement.

Les lettres doivent être fournies sur le papier à en-tête de la partie qui recommande. Si nécessaire, référez-vous à un modèle de lettre de recommandation. Pour vérifier si vous avez tout ce qui est requis, vous pouvez consulter les exigences de la demande.

5. Inscrivez-vous sur le portail d’assistance aux clients. Utilisez la page d’inscription pour soumettre vos coordonnées personnelles et configurer un mot de passe.

6. Soumettez le formulaire de demande TIDS. Remplissez le formulaire de demande TIDS et soumettez-le avec les documents via le portail client, y compris les lettres de recommandation, en suivant les instructions du formulaire.

7. Payez des frais d’inscription et attendez. Lorsque vous avez soumis votre demande TIDS et payé les frais d’inscription comme indiqué dans le formulaire de demande TIDS, votre code TIDS sera préparé dans les deux semaines suivant l’acceptation du paiement.

IATAN – paquet complet pour les entreprises de voyage basées aux États-Unis uniquement

IATAN signifie International Airlines Travel Agent Network. Fondamentalement, il est identique à ce que fournit l’IATA, mais il est utilisé pour les entreprises de voyage basées aux États-Unis uniquement. Il permet à toute entreprise de voyage ou représentant d’émettre des billets d’avion. La différence réside uniquement dans la localisation aux États-Unis de l’agence de voyage et dans un ensemble prédéfini de documents. L’IATAN fonctionne pour toute entreprise de voyage américaine ayant plus de 2 ans d’expérience.

Pour demander un numéro IATAN, vérifiez les documents et procédures suivants :

1. Fournir l’approbation de l’ARC (Airline Reporting Corporation). Aux États-Unis, toutes les transactions de paiement de la billetterie sont traitées par ARC. Fondamentalement, sa fonction est similaire à celle du BSP de l’IATA.
2. Fournir la preuve d’une licence commerciale en cours. Elle doit indiquer le nom légal de l’entité et préciser que l’entreprise est  » active  » ou  » en règle  » auprès de l’État, du comté ou de la ville.
3. Soumettre la preuve de la propriété et de la forme juridique de la société commerciale. Veuillez noter que différentes formes de propriété nécessitent différentes licences et accords commerciaux. Pour des informations plus détaillées, vous pouvez consulter le kit d’accréditation.
4. Inclure la preuve de l’enregistrement du vendeur de voyages pour les États de Californie, Floride, Hawaï, Iowa et Washington.
5. Fournir la preuve de deux années d’expérience pour le PGQ/ATQ (Qualificateur de gestion et Qualificateur de billetterie). Ici, la preuve documentée de votre expérience en matière d’activité de voyage est requise. Il peut s’agir de lettres de recommandation de vos précédents employeurs ou partenaires, de fournisseurs de l’industrie du voyage ou de certifications indiquant que vous êtes un expert de l’industrie du voyage.

Pour consulter la liste complète des documents et certifications valides, veuillez vous référer à la section des exigences du kit d’accréditation.

6. Téléchargez le kit de demande. Visitez la page d’accréditation de l’IATAN et téléchargez un ensemble de documents que vous devez remplir et soumettre.

7. Soumettez les documents. Une fois que vous avez rempli et notarié tous les documents et que vous les avez ajoutés aux preuves d’activités commerciales, soumettez tous ces documents directement à l’email de soumission de l’IATAN.

8. Payez les frais d’inscription en ligne et attendez. Une fois que tous les documents de demande sont reçus et traités par l’IATAN, vous recevrez des instructions sur les frais d’inscription par e-mail. La période moyenne d’examen de la demande est de 30 jours.

L’accréditation IATAN Non-ticketing

L’accréditation IATAN Non-ticketing est l’option la plus appropriée pour toute agence de voyage basée aux États-Unis, y compris à domicile, en vitrine, entité organisatrice de réunions ou département de voyage d’entreprise. Elle nécessite plus de deux ans d’expérience dans le secteur. Fondamentalement, les opportunités sont similaires à ce que TIDS fournit, ce qui signifie que vous ne serez pas en mesure d’émettre des billets au nom d’une compagnie aérienne, mais que vous aurez toujours accès à leur inventaire.

Pour obtenir une accréditation IATAN non-ticketing, l’entreprise de voyage doit préparer les documents suivants.

1. Montrez vos repères financiers. Ici, le kit de documents varie en fonction du type et de la taille de l’entreprise : pour les entreprises à domicile et les nouvelles entreprises, pour les entreprises de voyages ou les entités chargées de l’organisation de réunions, et pour les services de voyages d’entreprise. Il peut s’agir d’un état financier ou d’un rapport de dépenses de l’entreprise, de la déclaration d’impôt sur le revenu de l’année précédente (pour les entreprises à long terme), de rapports de ventes de fournisseurs de l’industrie du voyage ou de lettres de fournisseurs de l’industrie du voyage indiquant le volume des ventes.

Les informations les plus complètes sont disponibles dans le kit de demande dans la section Non-billetterie correspondante.

2. Présentez une preuve d’assurance contre les erreurs et omissions ou d’assurance responsabilité professionnelle. Inclure une copie d’une police d’assurance valide ou une renonciation aux erreurs et omissions avec une preuve de deux ans d’expérience pour le propriétaire ou le représentant légal.

Une fois que vous êtes prêt, suivez les étapes mentionnées dans la section d’accréditation complète de l’IATAN que nous avons décrite ci-dessus. Pour plus d’informations, vous pouvez vous fier au kit d’accréditation ou à la section FAQ de l’IATAN.

Les défis de l’accréditation IATA à surveiller

Comme pour beaucoup d’autres réglementations de l’industrie, l’IATA a ses propres inconvénients dont il faut être conscient.

Consommation de temps et de ressources

Demander, rassembler les documents et attendre l’approbation prend généralement des mois. Et cela nécessite beaucoup de paperasse. En plus de remplir le kit de demande, une agence de voyages ou un agent individuel doit généralement rassembler des licences d’exploitation, des dossiers d’assurance, des formulaires fiscaux, des relevés bancaires et même des photos de l’emplacement. En outre, l’agent de voyage ou le propriétaire doit vérifier ses revenus annuels et mensuels pour satisfaire aux normes financières de l’IATA. Enfin, vous devez être cautionné pour un montant minimum de 50 000 dollars (pour une activité de deux ans ou moins) ou un montant calculé pour couvrir le montant à risque indiqué dans le TAT. Il existe des obstacles supplémentaires pour obtenir l’accréditation de l’IATA.

Requiert des examens annuels

Même après qu’un agent ou une agence soit accrédité, la vérification de l’IATA ne s’arrête pas. Le fait est que l’IATA effectue des examens financiers annuels intermédiaires. Cela signifie que tous les agents doivent soumettre leurs comptes audités au plus tard 4 mois après chaque fin d’exercice, ou comme l’exige la législation, au cours des deux premières années d’accréditation pour être évalués selon des critères financiers. À ce propos, l’IATA a également élaboré des critères d’évaluation locaux pour chaque pays. Tous les agents doivent présenter un document de sécurité financière pendant les deux premières années en tant qu’agent. Ce document doit répondre à la section 4 de la Résolution 800f. Si l’IATA constate une instabilité financière lors de l’évaluation financière, elle entame une période d’essai pour prouver la viabilité financière et commerciale.

Pas de garantie d’augmentation des ventes

Tout cela étant dit, être accrédité par l’IATA ne garantit pas une augmentation vertigineuse des ventes et des revenus. Bien que cela vous donne la liberté de jouer avec votre marge, les revenus ne dépendent pas directement de votre accréditation. Malheureusement, toutes les exigences financières et les coûts liés à la demande peuvent dépasser vos revenus.

Si ce n’est pas l’accréditation IATA, alors quoi ?

Comme vous le voyez, l’accréditation par l’IATA demande beaucoup de temps et d’efforts et comporte de nombreux pièges.

Le fait est que toutes les entreprises de voyage n’ont pas les ressources ou la volonté de se soumettre à la procédure d’accréditation. Alors, comment éviter cette procédure tout en continuant à vendre des vols ? Il existe plusieurs moyens.

Connexion à un consolidateur

Les consolidateurs sont des fournisseurs de technologie tiers qui vous couvrent. Fournissant des services par négociation individuelle, à prix fixe ou par le biais d’un programme d’affiliation, ces solutions proposent des intégrations techniques clé en main. Outre l’accréditation IATA, elles comprennent généralement des services tels que des connexions aux trois principaux GDS, des API de voyage, une intégration séparée des API ferroviaires, et bien d’autres encore.

Cette option convient généralement aux agences qui disposent de fonds suffisants mais n’ont pas le temps ni l’intérêt de se plonger profondément dans les détails de l’accréditation.

Choisir une agence d’hébergement

Une agence d’hébergement est une entreprise de voyage florissante avec des revenus stables et un flux de clients continu. Généralement, il s’agit d’opérateurs matures avec une couverture mondiale.

En raison de leur présence bien établie et à long terme sur le marché, les grandes agences de voyages ont déjà obtenu toutes les accréditations requises, notamment IATA, ARC (pour les États-Unis) et CLIA (pour les croisières). Et les petites agences peuvent utiliser le numéro d’accréditation de l’agence hôte.

Lorsque l’on partage le numéro IATA, les deux parties signent généralement un contrat sur des conditions mutuellement convenues. Le partage de la commission sur les ventes de billets est la pratique la plus courante.

Cette opportunité est plus raisonnable pour les petites agences de voyages ou les agents indépendants qui viennent de commencer leur chemin et n’ont pas la capacité, l’expérience et les ressources nécessaires pour assumer la procédure d’accréditation complète.

Envisager d’autres créneaux

Parfois, courir après de gros volumes de ventes de voyages avec des billets d’avion n’est pas faisable. Si une entreprise de voyage n’est pas encore bien établie, ou si le marché est saturé d’offres comme la vôtre, pensez à vous orienter vers des segments spécifiques.

Par exemple, vous pouvez vendre uniquement des circuits vers des destinations spécifiques. Ou vendre des voyages sans émettre de billets d’avion. Ici, un propriétaire d’entreprise doit examiner son marché, trouver une niche particulière et planifier minutieusement d’autres activités de marketing. Une exécution planifiée de manière réfléchie devrait permettre de dégager des revenus à partir de différents canaux de distribution.

L’entreprise doit être en mesure d’offrir un service de qualité.