Comment rédiger des réponses à des courriels d’accusé de réception (avec des exemples)

Même si le courriel est une ramification de l’écriture de lettres qui est arrivée avec l’ère numérique, beaucoup de gens n’ont pas été en mesure de maîtriser l’écriture de lettres et encore moins le courriel. Ce n’est de toute façon pas un problème car la différence entre un email et une lettre est tout comme la différence entre la vitesse automatique d’une voiture et la vitesse manuelle. Il n’est pas nécessaire d’apprendre à conduire une voiture avec une boîte de vitesses manuelle avant de conduire une voiture avec une boîte de vitesses automatique. Cependant, comprendre le système d’engrenage manuel vous permet de saisir facilement le fonctionnement de l’engrenage automatique.

De même, comprendre la rédaction de lettres rend l’emailing professionnel très facile. Par conséquent, en examinant comment rédiger des réponses aux e-mails d’accusé de réception, nous pouvons nous inspirer des principes de la rédaction de lettres.

Comme vous le savez probablement, les principales distinctions entre les lettres et les e-mails sont :

1. Les courriels n’ont pas besoin d’adresses au-dessus du corps du courriel. Vous pouvez lire des conseils et des exemples sur la rédaction et la réponse aux e-mails professionnels ici.

2. Les e-mails nécessitent des signatures plus élaborées contrairement aux lettres. Vous pouvez lire plus d’informations sur les clôtures ici.

3. Les courriels sont plus courts et plus simples que les lettres. Vous pouvez lire des conseils pour rédiger des e-mails professionnels efficaces ici.

Conseils et exemples pour rédiger des réponses aux e-mails d’accusé de réception

Nous sommes généralement confrontés à la nécessité d’accuser réception de divers types d’e-mails dans les affaires. Souvent, les professionnels et les hommes d’affaires trouvent nécessaire d’ajouter des informations supplémentaires aux accusés de réception qu’ils envoient. Ainsi, les courriels d’accusé de réception jouent désormais un rôle très tangentiel dans la communication commerciale et professionnelle.

Conseils pour rédiger des réponses aux courriels d’accusé de réception

Voici ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous rédigez des courriels d’accusé de réception :

1. Tentez de renforcer les accords ou de réviser les termes de l’accord si vous êtes sur le point de parvenir à un accord.
2. Avertissez rapidement les clients et les partenaires que vous avez vu leur courriel afin de leur permettre de poursuivre toute autre tâche nécessaire.
3. Avertissez votre client ou partenaire s’il y aura un changement dans l’accord, par exemple si leur commande sera retardée de quelques jours.

Échantillons de réponses à des courriels d’accusé de réception

Les échantillons de réponses à des courriels d’accusé de réception ci-dessous sont destinés à servir de guide pour la rédaction de courriels d’accusé de réception pour différentes situations.

1. Courriel accusant réception d’une commande commerciale

Un client a passé une commande pour votre produit, mais vous avez besoin de quelques informations supplémentaires avant l’expédition ou vous devez guider le client sur ce qu’il doit faire ensuite.

Chère Madame Kentura,

Merci pour votre commande de deux conteneurs de diluant de nitrocellulose. Vos marchandises seront prêtes dans sept (7) jours ouvrables et seront expédiées dans exactement huit (8) jours ouvrables à partir de maintenant.

Avant cela, nous aimerions savoir si vous souhaitez que nous incluions nos souvenirs pour vos clients ainsi que des produits échantillons d’autres unités. Vous pouvez choisir les produits échantillons que vous souhaitez recevoir dans le catalogue que nous avons envoyé précédemment.

Notre diluant nitrocellulosique recyclé est fait pour offrir les meilleurs résultats à un coût très bas. Nous sommes sûrs que vos clients seront très satisfaits de ce produit.

Merci encore pour votre commande. Nous attendons avec impatience de recevoir vos instructions fermes pour inclure nos souvenirs et d’autres produits échantillons.

Sincèrement,

Ayo Oyedotun

Directeur des opérations

Maraino Porelli Limited

2. Courriel accusant réception de l’inscription à un cours

Quelqu’un s’est inscrit à votre cours. Vous souhaitez remercier la personne de s’être inscrite et lui expliquer quelques détails supplémentaires sur le cours.

Cher Monsieur Haricot,

Merci de votre récente inscription à notre cours de leadership de base 2013. Cet email confirme notre réception de vos frais d’inscription et de votre formulaire de bio-données.

Le cours se déroulera pendant trois (3) semaines du lundi au vendredi, à partir du 3 juin 2013, et le lieu sera la cathédrale Alpha. Chaque session durera deux (2) heures, et nous aurons seulement trois (3) sessions par jour. Ainsi, chaque personne inscrite est censée reprendre tous les jours à 8h00 du matin pendant les trois (3) semaines de la formation. Veuillez consulter notre site internet – http://afrimash.com/- pour de plus amples informations.

Nous nous réjouissons de vous voir à la cathédrale Alpha. N’hésitez pas à m’envoyer un mail à tout moment si vous avez des questions.

Best regards,

Ayo Oyedotun

Heas, Administration

Institut Anthony Robbins

3. Email d’accusé de réception de candidature

Les grandes organisations accusent généralement réception des emails de candidatures. Cet exemple d’email d’accusé de réception est destiné aux managers et aux personnes chargées des ressources humaines qui souhaitent accuser réception des candidatures des demandeurs d’emploi.

Chère Madame Sharon,

Merci beaucoup d’avoir postulé pour le poste de responsable marketing chez Breinswaitte Resources Limited. Je vais examiner votre candidature ainsi que les autres que nous avons reçues dans les prochains jours. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.

We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.

Sincerely,

Ayo A. Oyedotun

Head of Human Resource

Factbook Inc.

Here’s a simpler acknowledgement:

Dear Ms. Sharon,

Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).

We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.

Thank you for your interest in BRL.

Best Wishes,

Ayo Oyedotun

Head, Human Capital Development

Breinswaitte Resources Limited

4. Réponse simple d’accusé de réception d’email

Dans de très nombreuses situations, on vous demandera de confirmer la réception d’emails où vous n’avez que peu ou pas d’informations à ajouter. Généralement, l’expéditeur veut simplement savoir que vous avez vu le courriel et attend un simple accusé de réception de votre part.

Ce type de courriel peut se terminer par  » Veuillez accuser réception de ce message « ,  » Veuillez accuser réception de ce courriel  » ou  » Veuillez accuser réception de ce courriel « .

Accusé de réception de courriel simple pour les candidats à l’emploi :

Chère Kentura,

Ceci a pour but de confirmer que j’ai reçu ce courriel. Encore une fois, je voudrais vous remercier de m’offrir une opportunité de faire partie de votre main-d’œuvre très estimée.

Best regards,

Ayo Oyedotun

Simple accusé de réception par courriel d’une commande commerciale

Cher M. Frank,

Ceci est pour confirmer que j’ai vu votre courriel. J’ai hâte de recevoir mon envoi la semaine prochaine comme vous l’avez promis.

Regards,

Ayo Oyedotun

Assistant, Développement commercial

Marygold Inc.

Conclusion

Quel que soit le type de courriel d’accusé de réception que vous envoyez, rappelez-vous toutes les règles de rédaction des réponses par courriel. Assurez-vous de vérifier votre CC et de réviser l’objet de votre courriel, si nécessaire, avant d’appuyer sur l’envoi. Vérifiez également la fermeture et la signature de votre courriel pour éviter les erreurs inutiles.