L’en-tête. C’est une brève déclaration qui attire l’attention et qui résume la nouvelle que vous partagez. Le meilleur titre doit attirer rapidement l’attention des lecteurs – vous avez environ dix secondes pour les convaincre de continuer à regarder. Rédigez une introduction courte, claire et compréhensible. Elle doit répondre à la question suivante : Quel est le sujet de la lettre ? Vous pouvez faire un titre d’abord ou après que l’ensemble du courrier électronique soit prêt (c’est parfois plus facile). Petite astuce : pour rendre le titre vraiment passionnant, utilisez des mots-clés présentés dans le corps de votre texte.
Un exemple : « Découvrez comment Explorer lance le plus grand message en bouteille du monde – construit par le gagnant de Koenigsegg »
Lead. Les informations concentrées ici doivent révéler trois points : Quoi ? Où ? Quand ? Recherchez la simplicité – écrivez des phrases courtes et fournissez aux journalistes une description claire de l’objet de votre communiqué de presse. Les rédacteurs en chef n’ont généralement pas beaucoup de temps pour se plonger dans votre lettre. Ils reçoivent des dizaines de messages similaires chaque jour.
Comment distinguer votre message parmi la foule ? Essayez de faciliter la vie des journalistes. Placez l’idée principale en tête en utilisant des dates, des faits, des lieux et des contacts précis. De cette façon, vous augmentez les chances que votre courriel soit remarqué et, finalement, publié.
Corps. C’est une partie centrale de votre email de communiqué de presse consistant en une explication détaillée des informations présentées ci-dessus. Enrichissez les paragraphes supplémentaires avec du matériel d’appui et des détails significatifs (c’est-à-dire des citations directes, des informations contextuelles pertinentes, des statistiques, etc.).
Au cas où il vous serait difficile de déterminer une approche unique pour rédiger le corps, vous pouvez utiliser n’importe quel modèle universel d’email de communiqué de presse, par exemple, celui que nous avons présenté à la fin de l’article.
Bio de l’entreprise. Augmentez la confiance des journalistes en leur donnant des informations fiables sur votre entreprise : nom, région, réalisations, lieu du siège social, etc.
Coordonnées. Montrez que vous êtes une personne réelle et que vous êtes digne de confiance. Mettez votre photo (si c’est possible), votre poste, un lien vers LinkedIn, un courriel et un numéro de téléphone pour une numérotation rapide.
Maintenant, il est temps de parcourir l’ensemble du texte. Vous devez vérifier si vous l’avez rédigé en langage clair et si vous avez fourni suffisamment d’informations (ou trop).
Pour ce faire, assurez-vous que votre courriel répond aux questions suivantes :
- Que cherchez-vous à annoncer ? (qui est sur le point de faire quelque chose ou l’a déjà fait)
- Quelle est l’importance de l’événement ?
- Quand et où il va avoir lieu ou a déjà eu lieu ?
- Quel est le format de l’événement ?
- Qui est impliqué ? (acteurs célèbres du marché, célébrités)
- Quel est le rôle de votre entreprise ici ? Si elle n’est pas impliquée dans l’événement mais se contente de diffuser des nouvelles, notez-le.
* Ces points sont pertinents pour l’email de communiqué de presse qui annonce certains événements de l’entreprise.
Personnalisez-les si l’idée principale de votre message est l’annonce d’un autre type de nouvelles comme la mise en place de partenariats, le lancement d’un produit ou l’obtention de réalisations et de récompenses significatives.