Alors que vous commencez une carrière en assurance, il sera essentiel que vous vous familiarisiez avec les applications utilisées dans le système de gestion d’agence (AMS). Poursuivez votre lecture pour obtenir plus de détails sur les applications que vous utiliserez tous les jours pour gérer les informations relatives aux clients.
Qu’est-ce que les formulaires Acord ?
Les formulaires Acord sont des documents universellement reconnus qui contiennent des informations que la plupart, voire la totalité, des compagnies d’assurance exigent de remplir afin de fournir un devis en retour à l’agence. Il existe plusieurs formulaires Acord et chacun d’entre eux sert un objectif spécifique au type de couverture qu’il représente. De tous les formulaires, cependant, le premier que vous verrez est l’Acord 125.
Qu’est-ce qu’un formulaire Acord 125 ?
Le formulaire Acord 125 est plus communément appelé la proposition d’assurance commerciale. Cette demande est utilisée pour enregistrer les informations générales du client, y compris des choses comme l’emplacement et les coordonnées de l’entreprise, la description de l’entreprise, les assurances antérieures et l’historique des pertes.
Vous regardez peut-être ceci et vous vous demandez si vous devez savoir comment remplir l’accord 125 ? La réponse est oui ! Cette demande est utilisée sur presque toutes les polices d’assurance commerciale, il est donc important que vous compreniez comment remplir un accord 125.
Regardons quelques points clés du formulaire auxquels vous voudrez vous assurer de prêter attention lorsque vous remplirez l’Acord 125 :
La page 1 se concentrera sur les éléments de base dont la compagnie a besoin pour commencer le processus de souscription ou de tarification.
Le tout début du formulaire requiert les détails de l’agence. Le système de gestion d’agence remplira très probablement ces informations pour vous, mais si vous remplissez en dehors d’un AMS, assurez-vous de saisir manuellement les détails requis.
Sur le côté droit de cette section, vous trouverez également une case pour le statut de la transaction. Si vous préparez cette demande pour qu’elle soit soumise aux transporteurs avec d’autres, vous voudrez sélectionner « devis ».
La prochaine section que vous voudrez examiner est celle des lignes d’affaires du formulaire. Prenez un moment pour examiner les options de police énumérées et cochez toutes celles qui s’appliquent à l’assuré.
Passons maintenant aux renseignements sur la police, assurez-vous d’indiquer les dates d’entrée en vigueur et d’expiration (quand la police commencera et se terminera), le plan de facturation en précisant si la prime sera facturée à l’assuré ou à l’agence, ainsi que le plan de paiement que le client a choisi. Vous verrez également une case dans cette ligne pour l’audit, qui sert à indiquer la fréquence à laquelle la police sera auditée. Un audit annuel est le plus courant, vous pouvez donc entrer un « A » dans cette section.
Suivant, sur le formulaire, se trouvent les informations sur le proposant. Dans cette section, vous indiquerez l’assuré désigné ainsi que son adresse postale, son FEIN (Federal Employer Identification Number) ou son numéro de sécurité sociale (pour les particuliers uniquement) et le principal numéro de téléphone professionnel de l’assuré. Vous voudrez également cocher une case indiquant le type d’entreprise. SI d’autres assurés désignés doivent être nommés sur la police, assurez-vous d’entrer ces informations également.
La page 2 entrera un peu plus dans les détails des activités de l’entreprise, mais assurez-vous de remplir la section Coordonnées en haut de la page avant de continuer. Vous voudrez vous assurer de
inclure le type de contact, le nom du contact et le numéro de téléphone.
La section suivante que vous trouverez à la page 2 est l’Information sur les locaux. C’est ici que vous entrerez le numéro de l’emplacement et du bâtiment (en commençant par le numéro 1), l’adresse de l’emplacement et du bâtiment ainsi que d’autres détails indiquant si l’emplacement est à l’intérieur ou à l’extérieur des limites de la ville, si l’assuré est propriétaire ou locataire de l’emplacement et le nombre d’employés. Les autres lignes de cette section sont consacrées aux revenus et à la superficie en pieds carrés, y compris les revenus annuels, la superficie en pieds carrés de la zone occupée, de la zone ouverte au public et de la superficie totale du bâtiment, ainsi que la confirmation qu’une partie des locaux est louée ou non à d’autres. Tout cela est utilisé pour aider à déterminer la prime de la police d’assurance.
Une fois que vous avez rempli les informations sur les locaux, vous devrez entrer les détails sur la nature de l’entreprise. Dans la première partie de cette section, vous devrez cocher une case à côté de la catégorie qui correspond au type d’entreprise de l’assuré. Dans la zone ci-dessous, vous voudrez fournir une description des activités de l’assuré.
En parcourant la page 2, vous trouverez ensuite la zone Intérêt supplémentaire. C’est ici que vous voudrez entrer les informations pour toute partie ayant un intérêt dans l’entreprise de l’assuré. Cochez la case qui s’applique et entrez le nom et l’adresse de l’intérêt supplémentaire.
La page 3 sert principalement à recueillir des renseignements généraux. Cette page comporte une série de 15 questions auxquelles vous devrez veiller à répondre en indiquant « oui » ou « non » dans la colonne de droite. Certaines questions peuvent nécessiter des détails supplémentaires pour toute réponse » oui « , alors assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires
Au bas de cette page, vous arriverez à l’information sur le transporteur antérieur. Dans cette section, vous devrez entrer les détails de la couverture antérieure, notamment l’année, le nom du transporteur, le numéro de la police, l’historique des primes pour les lignes de couverture applicables et les dates d’entrée en vigueur et d’expiration de la police.
Ces informations antérieures sur le transporteur se poursuivent à la page 4 en vous fournissant des espaces pour des antécédents supplémentaires sur le transporteur. En descendant la page 4, vous arriverez à la section Historique des sinistres. À cet endroit, vous devrez soit cocher « non » s’ils n’ont pas eu de sinistres au cours des périodes d’assurance précédentes OU remplir le détail des sinistres demandé.
La fin de la page 4 fournit des espaces pour la signature du producteur et de l’assuré. Celles-ci ne seront pas requises pendant le processus de devis, mais devront être obtenues lorsque la police sera liée.
Autres remarques importantes :
Un formulaire Acord 125 remplissable (ainsi que d’autres formulaires Acord comme l’Acord 130) devrait être disponible dans votre système de gestion d’agence. Vous pouvez remplir le formulaire, puis envoyer un PDF Acord 125 au client pour qu’il l’examine et le signe.
Certains des détails examinés seront pré-remplis dans votre AMS. Cela vous permettra de gagner du temps lorsque vous remplirez le formulaire Acord 125.
L’AMS est un système de gestion de l’agence.