Alors que vous commencez une carrière en assurance, il sera essentiel que vous vous familiarisiez avec les applications utilisées dans le système de gestion d’agence (AMS). Poursuivez votre lecture pour obtenir plus de détails sur les applications que vous utiliserez tous les jours pour gérer les informations relatives aux clients.
Qu’est-ce que les formulaires Acord ?
Les formulaires Acord sont des documents universellement reconnus qui contiennent des informations que la plupart, voire la totalité, des compagnies d’assurance exigent de remplir afin de fournir un devis en retour à l’agence. Il existe plusieurs formulaires Acord et chacun d’entre eux a un objectif spécifique au type de couverture qu’il représente. De tous les formulaires, cependant, le premier que vous utiliserez assez souvent est l’Acord 126.
Qu’est-ce qu’un formulaire Acord 126 ?
Le formulaire Acord 126 est plus communément appelé section responsabilité civile générale commerciale. Cette application est utilisée pour enregistrer les informations du client, y compris des choses comme l’exposition de l’assuré, l’historique des pertes et d’autres détails nécessaires sur les opérations commerciales. Ce formulaire sera toujours utilisé en combinaison avec l’Acord 125 lors de la création d’une soumission de transporteur.
Vous regardez peut-être ceci et vous vous demandez si vous devez savoir comment remplir l’accord 126 ? La réponse à cette question est : absolument ! Cette demande est utilisée sur presque toutes les polices d’assurance commerciale pour fournir les détails nécessaires concernant l’exposition à la responsabilité de l’entreprise, il est donc important que vous compreniez comment remplir un Acord 126.
Regardons quelques points clés du formulaire auxquels vous voudrez vous assurer de prêter attention lorsque vous remplirez l’Acord 126 :
La page 1 commence par une section consacrée aux informations sur l’agence et l’assuré. Dans cette partie du formulaire, vous devrez fournir le nom de l’agence, la date d’entrée en vigueur et le premier assuré désigné.
La section suivante de la première page est conçue pour recueillir des informations concernant la couverture et les limites. Dans la première case, vous devrez cocher la case à côté de Responsabilité civile générale des entreprises. Veillez également à sélectionner Occurrence plutôt que Claims Made, à moins que cela ne vous soit demandé. À droite, vous devrez préciser comment l’agrégat doit s’appliquer. Le plus souvent, il s’agit de « par police », mais assurez-vous de bien comprendre les opérations et de savoir si « par projet » ou « par emplacement » convient mieux au client. Vous devrez également indiquer les limites de la responsabilité civile générale. Les suivantes sont les plus courantes, mais assurez-vous de les ajuster en fonction du client :
GENERAL AGGREGATE – $2,000,000
PRODUCT & COMPLETED OPERATIONS AGGREGATE – $2,000 000
Personnel &Blessure publicitaire – 1 000 000
Chaque occurrence – 1 000,000
Dommages aux locaux loués – 50 000 $
Dépenses médicales – 5 000 $
Prestations des employés – 1 000 000 $
Après avoir entré les limites, vous voudrez prendre un moment pour noter les autres garanties, restrictions et/ou avenants. Cette zone est utilisée pour stipuler une ou deux restrictions et/ou avenants supplémentaires pour la police. Si de nombreux avenants sont nécessaires pour la police, remplissez et joignez l’ACORD 829 à l’ACORD 126 et inscrivez » Voir les formulaires joints & Tableau des avenants. »
Maintenant que vous avez rempli les renseignements sur la couverture et les limites, il est temps de passer au Tableau des risques. Dans cette section, vous devrez d’abord entrer le numéro de l’emplacement qui devrait correspondre au numéro de l’emplacement déjà identifié sur l’Acord 125. La case suivante concerne le danger. Vous voudrez commencer par #1 pour chaque emplacement et numéroter séquentiellement.
Par exemple, si l’emplacement 1 a deux bâtiments, vous entrerez Loc# 1 pour les deux, mais Haz #1 et Haz #2 respectivement. L’emplacement 2 recommencerait comme Loc #2, Haz #1.
Puis, vous devrez spécifier le code de classe pour l’emplacement et le danger. Ces codes de classe doivent refléter les codes de classe trouvés sur les documents Estimated Annual Exposure Figures envoyés à l’assuré ou fournis par lui. S’ils sont inconnus, utilisez le tableau de classification ISO.
Dans la case suivante, vous indiquerez la base de la prime. Saisissez l’abréviation de base de prime correcte pour le numéro d’emplacement, le numéro de risque et le code de classe appropriés. Les détails des abréviations se trouvent au bas de cette section.
Après avoir saisi la base de prime, vous pouvez passer à l’exposition. Saisissez le bon chiffre d’exposition annuelle estimée pour le n° d’emplacement, le n° de danger, le code de classe et la base de prime respectifs.
Pour chaque emplacement et danger identifié, vous devrez également saisir la description de la classification. Celle-ci sera basée sur la description du tableau de classification ISO qui correspond au code de classe qui a déjà été identifié.
Après le schedule of hazards, vous verrez une section avec des questions Claims Made policies. Cette section ne doit être remplie que si la police est souscrite sur la base d’une réclamation. Si c’est le cas, répondez aux questions et fournissez une explication pour toute réponse « oui ».
À la fin de la page 1, vous arriverez à la section Responsabilité des avantages sociaux des employés de la demande. Assurez-vous d’entrer tous les renseignements demandés, notamment La franchise par sinistre (le plus souvent 1 000 $), le nombre d’employés et le nombre d’employés couverts par le régime d’avantages sociaux des employés. Et enfin, la date de rétroactivité qui représente la première date à laquelle l’assuré avait une couverture EBL en place. Si c’est la première fois que l’assuré souscrit ce type de couverture, vous voudrez utiliser la date d’entrée en vigueur de la police.
Maintenant que vous avez conquis la première page du formulaire, vous êtes prêt à passer à la page 2. En haut de la page, vous trouverez une section de questions pour les entrepreneurs. Celle-ci est utilisée pour aider à mieux comprendre les opérations. Il y a une série de 6 questions auxquelles il faut répondre par « oui » ou « non » dans la colonne de droite. Toutes les réponses « oui » nécessiteront des explications supplémentaires. Au bas de cette section, vous devrez décrire les travaux effectués par les sous-traitants, le cas échéant.
Dans la section suivante, vous devrez fournir des détails sur les produits et les opérations achevées. Dans le haut de cette section, vous devrez inclure les informations suivantes : nom du ou des produits fabriqués/vendus ou du ou des services fournis par l’assuré, ventes brutes annuelles pour chaque produit, nombre d’unités fabriquées ou vendues chaque année, durée de commercialisation du produit ou du service, durée de vie utile du produit ou du service et utilisation du produit.
Dans la zone suivante de la section produits/opérations achevées, vous trouverez une série de 10 questions. Vous devrez répondre à toutes les questions en indiquant « oui » ou « non » dans la colonne d’extrême droite. Toutes les réponses « oui » devront également faire l’objet d’une explication détaillée.
Vous avez maintenant terminé la page 2 et vous êtes prêt à passer à la page 3 de l’Acord 126. En haut de la page, vous verrez une section pour l’intérêt supplémentaire ou le destinataire du certificat. Dans cette zone, vous allez saisir le nom et l’adresse de l’intérêt supplémentaire et identifier le type d’intérêt en cochant la case appropriée dans la colonne de gauche.
Le reste de la page 3 et la majeure partie de la page 4 seront consacrés aux informations générales. Dans cette section, vous trouverez 22 questions. Vous devez répondre à toutes les questions par « oui » ou « non » dans la colonne de droite. Veillez à inclure une explication pour toutes celles auxquelles il est répondu « oui ».
À la fin du formulaire, vous trouverez une section pour les signatures du producteur et du demandeur. Celles-ci ne seront pas requises pour la soumission mais devront être recueillies lors de la liaison.
Autres remarques importantes :
Un formulaire Acord 126 à remplir (ainsi que d’autres formulaires Acord) devrait être disponible dans votre système de gestion d’agence. Vous pouvez remplir le formulaire, puis envoyer un PDF Acord 126 au client pour qu’il l’examine et le signe.
Certains des détails examinés seront pré-remplis dans votre AMS. Cela vous permettra de gagner du temps lorsque vous remplirez le formulaire Acord 126.
L’AMS est un système de gestion de l’agence.