Comprendre les logiciels de gestion de cabinet

Qu’est-ce que la gestion de cabinet ?

Vous cherchez à rendre votre cabinet plus productif et à rationaliser votre flux de facturation et vos processus de gestion des patients ? La gestion de la pratique médicale peut vous aider.

L’American Medical Association définit l’objectif de la gestion de la pratique médicale comme l’amélioration de l’efficacité de la pratique, de la satisfaction professionnelle et de la prestation des soins aux patients. Les organisations déploient la gestion de la pratique pour gérer l’inscription, la programmation, le suivi des patients, la comptabilité des patients et les rapports par le biais d’un flux de travail unique dans toutes les opérations. Cela permet de disposer d’une plateforme unique pour collecter les paiements sur tous les comptes des patients.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de cabinet ?

Un logiciel de gestion de cabinet (logiciel PM) est conçu pour aider les cabinets médicaux de toute taille à fonctionner plus efficacement. Généralement, les petits et moyens cabinets utilisent un logiciel de gestion de cabinet pour gérer les opérations quotidiennes comme les fonctions financières et administratives ; certains cabinets l’utilisent pour se connecter aux dossiers médicaux électroniques.

Les capacités les plus courantes des logiciels de gestion de cabinet incluent :

• Saisie et suivi des patients
• Enregistrement des données démographiques des patients
• Planification des rendez-vous des patients
• Gestion de la saisie des frais
• Exécution des procédures de facturation
• Soumission des demandes d’assurance
• Traitement des paiements des patients, des prestataires d’assurance et des tiers
• Générer des rapports pour les membres du personnel

Le logiciel de gestion de cabinet médical ne nécessite qu’une connexion Internet et un simple réseau informatique. Il peut être déployé de trois manières différentes : comme logiciel de bureau uniquement, logiciel client-serveur ou logiciel basé sur Internet.

Logiciel de bureau uniquement : Utilisé sur un seul ordinateur par quelques personnes au maximum qui en partagent l’accès.

Logiciel client-serveur : Permet à plusieurs utilisateurs de partager les données et l’accès à un serveur sur place que le cabinet doit acheter ou louer.

Les logiciels basés sur Internet : Les utilisateurs accèdent au système par Internet, ce qui élimine la nécessité d’acheter un serveur mais déplace les données des patients en dehors du bureau du cabinet.

En plus des bases de données de dossiers de patients qu’un cabinet peut conserver, les logiciels de gestion de cabinet médical gèrent de grands ensembles de données, notamment des listes de codes CIM, de procédures, de compagnies d’assurance, d’établissements médicaux, de médecins et d’autres prestataires du système de soins de santé.

Avantages des logiciels de gestion de cabinet

Les logiciels de gestion de cabinet peuvent aider les cabinets et les patients de différentes manières. Voici quelques exemples des cas les plus courants qui se produisent chaque jour dans un cabinet :

Avantages du logiciel de gestion de cabinet pour les cabinets

Le personnel de la réception n’aura pas à faire des copies de la carte d’assurance d’un patient. Au lieu de cela, ils n’ont qu’à scanner la carte et le logiciel PM capture les informations pertinentes.

Le service de facturation et les autres membres du personnel chargés de soumettre à nouveau les demandes d’assurance apprécieront que le logiciel PM automatise cette tâche fastidieuse. Non seulement cela permet de gagner du temps, mais cela peut également stimuler les flux de trésorerie.

Les médecins peuvent utiliser le logiciel pour valider une procédure pour un diagnostic patient auprès d’une compagnie d’assurance avant de la commander. En outre, en rationalisant les fonctions administratives nécessaires à la gestion d’un cabinet, le logiciel de PM donne aux médecins plus de temps pour traiter les patients.

Avantages du logiciel de gestion de cabinet pour les patients

Le logiciel de PM peut aider les patients qui ne sont pas sûrs de leur couverture d’assurance ou qui sont déroutés par une explication des prestations. Une réceptionniste utilisant le logiciel pourra vérifier l’éligibilité à l’assurance et informer les patients s’ils ont un solde à payer.

Exemples de la façon dont un logiciel de gestion de cabinet pourrait aider votre cabinet :

Un accès plus facile aux dossiers médicaux électroniques. Comme les logiciels de PM conservent les documents et les données en ligne, ils rationalisent les opérations au sein d’un cabinet, notamment la possibilité de rechercher des documents de DSE.

Traiter les remboursements plus rapidement. Les logiciels de PM réduisent la paperasse et donnent aux facturiers la possibilité de faire des recherches dans les dossiers des patients ainsi que dans les rapports numériques couvrant les informations sur les assurances, les remises et les avis sur les demandes de remboursement.

Réduire les erreurs. Les systèmes de gestion de cabinet sont intégrés aux processus d’assurance et de facturation. Les utilisateurs peuvent mettre à jour les informations sur les patients de manière régulière et le logiciel lui-même est capable de corriger et de mettre à jour les erreurs qu’il trouve dans les données.

Gagner du temps pour le personnel du cabinet. Le logiciel PM est conçu pour accroître l’efficacité et améliorer les processus qui font partie de la gestion quotidienne d’un cabinet médical. Il élimine plusieurs tâches de bureau liées à la collecte et à la vérification des documents.

Composants importants des logiciels PM :

Programmation des patients

Les systèmes de gestion de cabinet médical comprennent une fonction de planification pour créer et suivre les visites des patients. Les plannings des différents prestataires au sein d’un cabinet peuvent être codés par couleur pour indiquer les heures de rendez-vous, la durée et les ensembles de patients.

Processus de réclamation

Les systèmes de gestion de cabinet suivent également les réclamations électroniques une fois qu’elles sont soumises, soit directement à un payeur d’assurance, soit par l’intermédiaire d’une chambre de compensation des réclamations électroniques. Pour les réclamations dans lesquelles un patient doit un solde dû, un cabinet peut utiliser un logiciel de PM pour imprimer et envoyer ses propres relevés aux patients.

Capacités de rapport

Le logiciel de PM permet un large éventail de capacités de rapport du cabinet en fonction de plusieurs paramètres personnalisables. Certaines des utilisations les plus courantes des rapports sont les performances financières (y compris la facturation et les historiques financiers des patients), la planification et les codes ICD. Les utilisateurs du logiciel peuvent concevoir leurs propres rapports ou travailler avec des rapports prédéfinis dans le système.

Caractéristiques communes des logiciels de gestion de cabinet :

Rappels électroniques automatiques aux patients par courriel ou par message texte. Cela peut réduire le nombre de rendez-vous manqués et conduire à une augmentation des revenus.

Facturation médicale automatique et vérification de la couverture d’assurance et de l’admissibilité.

Une variété de jeux de codes de facturation, y compris le Healthcare Common Procedure Coding System (HCPCS), le système Common Procedure Coding (CPT) et la Classification internationale des maladies (CIM) actuelle.

Infface de scanner de cartes pour le personnel de front-office pour glisser les cartes d’assurance médicale. Cela peut aider à réduire le risque de réclamations frauduleuses.

L’accès de sécurité personnalisé permet aux administrateurs de fournir différents niveaux d’accès pour chaque utilisateur individuel.

L’intégration du système de dossiers médicaux électroniques donne aux cabinets la possibilité de relier leur logiciel de gestion de cabinet médical. L’avantage potentiel est une meilleure gestion des dossiers.

Des données démographiques vérifiées sur les patients avec tous les fournisseurs d’assurance enregistrés.

Quelle est la différence entre le logiciel de gestion de cabinet et les dossiers médicaux électroniques?

Un DME est une version numérique des antécédents médicaux d’un patient dans un cabinet individuel. Cette technologie a attiré l’attention en 2009 lorsque le gouvernement américain a créé des incitations financières pour que les entreprises augmentent l’utilisation des technologies de l’information dans le secteur des soins de santé, y compris l’adoption de dossiers médicaux électroniques.

A la suite de la loi sur les technologies de l’information sur la santé économique et clinique (HITECH Act), les cabinets médicaux ont augmenté leur mise en œuvre des systèmes de DME. En plus d’aider les médecins à améliorer les soins aux patients, certaines données recueillies par les systèmes sont partagées avec les responsables de la santé publique.

Bien que certaines informations sur les patients dans un DME puissent également être contenues dans un système de gestion de cabinet, les logiciels de gestion de cabinet sont utilisés dans un but différent – pour des fonctions administratives et financières.

Les logiciels de gestion de cabinet peuvent fonctionner ensemble avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME). Cependant, l’intégration des deux peut être un défi si un cabinet médical choisit des fournisseurs différents pour les systèmes. Améliorer cette intégration est une priorité pour certaines entreprises développant des logiciels de gestion de cabinet médical.

Gestion de cabinet avec athenaPractice

Depuis près de 20 ans, Quatris Healthco aide les médecins et les administrateurs de cabinet à être plus productifs. Cette productivité accrue a permis d’augmenter la rentabilité des cabinets médicaux et d’améliorer le service et les communications pour leurs patients.

Quatris Healthco comprend ce dont les cabinets ont besoin pour gérer leur activité. Nous configurons des solutions logicielles pour les pratiques qui ont besoin d’aide avec le DME et la gestion des pratiques médicales. De la formation en classe à l’apprentissage autoguidé, Quatris Healthco est particulièrement bien préparé pour aider les administrateurs de cabinets et les médecins à en apprendre davantage et à en faire plus avec athenaPractice.

athenaPractice rend les tâches telles que la planification, la facturation et le dépôt des demandes d’assurance beaucoup plus faciles à gérer. Qu’elle soit seule ou jumelée à la plateforme de DME, la fonctionnalité PM d’athenaPractice permet de réduire les coûts et de stimuler la productivité.

Les cabinets de soins de santé de toutes tailles sont confrontés à des changements réglementaires et à des défis en matière de remboursement. Un système intégré de DME et de gestion de cabinet comme athenaPractice peut aider les cabinets à s’adapter à ces changements sectoriels.

La personnalisation et l’interopérabilité sont deux avantages clés d’athenaPractice. Il dispose d’un DME qui peut être personnalisé pour utiliser un vocabulaire uniforme, des champs personnalisables pour les conditions courantes et des configurations de flux de travail adaptées à un cabinet individuel. L’interopérabilité basée sur des normes permet à athenaPractice de se connecter à presque n’importe quel DME hospitalier ou système de MP.

En outre, athenaPractice prépare un cabinet à l’attestation Meaningful Use, à la CIM-10 et aux exigences HIPAA 5010. athenaPractice donne également accès à plus de 20 millions de dossiers de patients et à 20 ans de données de cabinet qui permettent de fournir aux médecins un meilleur aperçu des conditions médicales chroniques.

Avec la solution de gestion de cabinet de Quatris Healthco, le personnel du cabinet peut :

• Reduce manual billing and paperwork
• Speed up the payment process for better cash flow
• Receive faster reimbursement decisions from insurance companies
• Process claims more efficiently and effectively
• Schedule patient visits
• Share information with other staff in the practice
• Easily add new patients to the database
• Integrate legacy IT systems
• Spend less time on paperwork and more time with patients

Discover how Practice Management With athenaPractice can help your practice increase productivity and enhance cash flow.

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