La planification d’une réunion de famille, quelle que soit sa taille, exige de sérieuses compétences organisationnelles. Faites de votre événement le meilleur en utilisant cette liste de contrôle gratuite et imprimable.
Liste de contrôle de la planification
Que vous organisiez une réunion de famille traditionnelle dans votre ville natale ou quelque chose de plus exotique comme une croisière de réunion, une liste de contrôle vous aide à garder tous les invités et les activités en ordre. Cliquez sur l’image de la liste de contrôle ci-dessous et sélectionnez l’icône de téléchargement. Imprimez votre liste de contrôle et remplissez les détails au fur et à mesure de votre planification. Si vous rencontrez des problèmes pour accéder à la version imprimable, consultez le guide Adobe pour obtenir des conseils utiles.
Devoirs de planification
Du choix du thème à la recherche d’un hébergement, répartissez les tâches de planification entre plusieurs membres de la famille pour faciliter les choses. Imprimez une copie de la liste de contrôle pour chaque personne qui a un rôle dans la planification afin qu’elle puisse signer ce qu’elle complète. Prévoyez une réunion juste après une réunion de famille pour discuter des plans de l’année prochaine et rencontrez-vous à nouveau environ six mois et trois mois avant la réunion pour rester sur la tâche.
Sélection des invités
Vos ancêtres communs vous dicteront quels invités inviter dans la plupart des cas. Par exemple, vous pouvez simplement organiser une réunion pour les parents de vos arrière-grands-parents, vous n’inviterez donc pas la famille élargie de votre mari.
- Faites un mini arbre généalogique pour vous assurer que vous savez qui pourrait être inclus.
- Triez la liste et rayez toute personne décédée.
- Considérez ce que vous savez des relations familiales et des individus spécifiques et demandez autour de vous si vous ne connaissez pas bien quelqu’un. Essayez de ne laisser de côté que les membres de la famille qui mettraient vraiment la majorité des gens mal à l’aise.
- Envoyez des invitations à tous ceux qui sont vivants, même si vous savez qu’ils ne peuvent pas y assister. L’invitation seule peut permettre à quelqu’un de se sentir inclus.
Coordonner l’hébergement
Si vous avez des invités de l’extérieur, il est utile et respectueux de leur proposer des options d’hébergement. Vous pouvez inclure une section sur les invitations pour que les gens marquent s’ils ont besoin d’un hébergement. Vous pouvez ensuite dresser une liste des lieux d’hébergement potentiels qui répondent à leurs besoins particuliers. Si vous disposez d’un budget ou si vous organisez une collecte de fonds pour de futures réunions, désignez une partie du budget pour rembourser les voyageurs pour leur kilométrage afin de rendre la réunion plus accessible. Une autre façon d’économiser de l’argent est de permettre aux invités de rester chez des membres de la famille locale pour une nuit ou deux.
Planification des activités
Regardez votre liste d’invités pour avoir une idée de la tranche d’âge des invités. Visez un bon éventail d’activités physiques et non physiques qui pourraient également inclure la fabrication de souvenirs comme un annuaire de famille ou un livre de souvenirs de réunion.
- Si vous avez beaucoup de jeunes enfants, prévoyez un tas de jeux de réunion de famille pour les enfants et les familles.
- Les familles qui aiment faire la fête ensemble peuvent prévoir des activités plus adultes.
- Si votre liste d’invités comporte beaucoup de parents âgés, prévoyez des activités peu énergiques comme le partage de l’histoire de la famille ou des histoires de leur enfance.
Ajustement en fonction de la taille du groupe
Choisissez votre lieu en fonction du nombre de personnes invitées. Vous pouvez généralement estimer qu’environ les trois quarts de votre liste d’invités seront effectivement présents, alors prévoyez ce nombre. Les petits groupes bénéficient de repas assis tandis que les grands groupes sont mieux servis avec un buffet.
Gérer les drames familiaux
Soyez prêt à faire face aux drames familiaux en vous rendant compte à l’avance de tous les problèmes potentiels. Veillez à ce que toutes les parties impliquées dans les conflits familiaux sachent si les personnes avec lesquelles elles ont des problèmes sont présentes afin que chacun puisse faire son propre choix quant au fait de se présenter.
Créer une expérience amusante de rapprochement familial
Les réunions de famille sont censées être une expérience amusante où les proches ont la chance de créer des souvenirs ensemble. Tenez compte de chaque membre de la famille invité lors de la planification pour vous assurer qu’il y a quelque chose d’agréable pour tout le monde.
La réunion de famille est une expérience amusante.