Des conversations difficiles au travail : 9 conseils + modèles

Des conversations difficiles au travail. Elles sont gênantes, parfois désagréables mais, au final, inévitables dans toute dynamique de travail. Vous savez quand vous devez parler à Justin du fait qu’il arrive toujours avec 45 minutes de retard ou à Ashley parce qu’elle ne livre pas assez de projets ? Nous sommes tous passés par là.

Soixante-dix pour cent des employés évitent les conversations difficiles sur le lieu de travail, selon une étude de la startup de coaching de carrière Bravely, cela peut faire baisser le moral et provoquer un environnement de travail toxique. Sheryl Sandberg, directrice de l’exploitation de Facebook, encourage ses employés à avoir des conversations difficiles au moins une fois par semaine. Si vous ne les avez pas, vous n’évoluez pas, dit-elle.

Alors, comment encourager les conversations difficiles et les gérer avec éloquence ? Nous allons vous dire comment et consultez notre infographie ci-dessous pour obtenir quelques conseils rapides.

Neuf conseils pour gérer les conversations difficiles au travail

Il est courant que les défenses soient élevées lorsque des conversations difficiles se présentent, il est donc essentiel que vous ayez un plan pour le moment où elles se produisent. Contribuez à faire de la rétroaction un aspect naturel de votre organisation et encadrez votre pensée de manière à ce qu’elle soit la clé de la croissance et du développement. Voici quelques conseils pour faciliter ces conversations.

Ne l’évitez pas

Les conversations difficiles peuvent devenir plus difficiles plus vous attendez. Vous pouvez également accumuler de l’anxiété qui rendra la situation plus importante dans votre esprit qu’elle ne l’est réellement. Comme le cofondateur d’Apple, Steve Jobs, l’a dit, votre travail n’est pas d’être facile avec les gens. Votre travail consiste à les rendre meilleurs. Faites en sorte que les retours d’information soient fréquents et prenez l’habitude d’aborder les problèmes dès qu’ils se présentent.

Ayez un objectif

Que voulez-vous retirer de cette conversation ? Notez trois choses que vous voulez accomplir et concentrez-vous sur elles. Si vous vous concentrez tout de suite sur la racine du problème, vous diminuez la probabilité que la conversation vous échappe. N’oubliez pas que nous sommes tous humains et que personne n’a envie d’être abordé avec une liste de problèmes à la pelle.

Soyez confiant et direct

La personne à l’autre bout de la conversation va probablement capter votre énergie. Si vous l’abordez comme une situation inconfortable – elle le sera. Selon Sheryl Sandberg, de Facebook, « se sentir confiant – ou faire semblant de l’être – est nécessaire pour saisir les opportunités. C’est un cliché, mais les opportunités sont rarement offertes ; elles sont saisies. » Si vous demandez une augmentation ou une promotion, prenez l’initiative, entamez la conversation avec confiance et allez rapidement au but. Vous n’obtiendrez jamais ce que vous voulez si vous ne le demandez pas.

Soyez ouvert au point de vue de l’autre personne

« Le feedback ne doit pas être un monologue, explique Alison Green de Ask a Manager, il doit être une discussion, et il est important d’écouter le point de vue de l’autre personne. Il se peut qu’il vous dise quelque chose qui vous fasse changer d’avis, et vous ne voulez pas être tellement attaché à votre évaluation initiale que vous ne l’entendez pas s’il le fait. » En écoutant son point de vue, l’autre personne sait que vous reconnaissez ses sentiments. Être capable d’écouter et de communiquer efficacement vous aidera non seulement à résoudre ensemble le problème actuel, mais aussi à améliorer votre relation à long terme.

Soyez empathique

Pensez à ce que vous pourriez ressentir en étant à l’écoute de la conversation. Si vous voyez qu’ils ont du mal à comprendre ce que vous avez dit, faites une pause pendant une minute pour qu’ils puissent rassembler leurs pensées. S’ils commencent à être émotifs, comprenez ce qu’ils doivent ressentir et rassurez-les en leur disant que vous leur donnez ce feedback en raison du potentiel que vous voyez en eux.

Utilisez des déclarations « Je »

Débuter votre phrase par « Je » au lieu de « Tu » évite les rabaissements, favorise une communication positive et suscite l’enthousiasme pour trouver une solution. C’est une énorme partie de ce qui différencie le feedback constructif du feedback critique. Nous avons fourni quelques exemples de la façon de procéder dans la section ci-dessous.

S’en tenir aux faits

Avant votre conversation, ayez une idée claire de ce qui s’est passé. Assumez la responsabilité de votre rôle dans la situation et concentrez-vous sur les faits. Identifiez les erreurs de l’une ou l’autre personne et discutez de l’impact de cette conversation sur chacun d’entre vous, sur l’équipe et sur l’organisation dans son ensemble. Toutes les conversations ne vont pas se dérouler comme vous le souhaitez et tout le monde ne sera pas d’accord avec votre point de vue. Essayez de ne pas laisser vos sentiments faire obstacle à une résolution.

Présenter une solution

Le but de cette conversation est de parvenir à une résolution. Si la solution n’est pas claire dès le début, travaillez ensemble pour en trouver une sur laquelle vous êtes tous les deux d’accord. Écoutez ses idées, s’il en a, et mettez également les vôtres sur la table. Par exemple, si vous dites à un employé qu’il n’a pas obtenu d’augmentation, expliquez-lui pourquoi et proposez-lui des solutions pour s’améliorer. Une fois que vous êtes d’accord, engagez-vous sur la résolution et assurez-vous qu’il existe un plan d’action pour la suite.

Suivre pour éviter les retombées

Dans un monde parfait, toutes les conversations que nous avons se termineraient comme nous le souhaitons. Cependant, ce n’est pas le cas. Certaines personnes ont des réactions retardées aux mauvaises nouvelles et peuvent éprouver des sentiments de frustration, d’embarras ou de ressentiment après avoir quitté la conversation. Soyez-en conscient et prenez régulièrement des nouvelles de votre interlocuteur pour vous assurer qu’il va bien. S’il semble y avoir une certaine tension, prévoyez du temps pour une rencontre hors site qui ne tourne pas autour de la discussion de travail – comme prendre un café – où vous vous rencontrez en tant qu’individus et non en tant que collègues.

Nine difficult work conversations + templates

Les conversations de travail inconfortables surviennent dans un large éventail de situations et peuvent se produire entre collègues, vos responsables ou les personnes que vous supervisez. Si laisser partir quelqu’un ou demander une augmentation sont deux conversations difficiles à avoir, qu’en est-il de celles qui sont tout simplement gênantes ? Qu’il s’agisse d’aborder les préoccupations des employés concernant les décisions de promotion ou de dire à votre patron que vous vous sentez surmené, voici neuf conversations inconfortables et des conseils pour les gérer.

Employé à superviseur

1. Lorsque vous n’êtes pas d’accord avec la décision de votre patron.

Ne pas être d’accord avec quelqu’un de manière respectueuse et non condescendante est difficile – surtout lorsque cette personne est votre patron. Si vous êtes suffisamment convaincu de votre opinion, vous devriez dire ce que vous pensez. Tout bon patron respectera votre confiance et pourrait même vous récompenser à la fin. Assurez-vous simplement de garder la conversation positive, de vous concentrer sur les résultats et de respecter la décision finale. Voici un exemple:

« Je voulais vous parler de la récente stratégie que vous avez mise en place. Je pense que c’est une excellente idée, cependant, je crains que le reste de l’équipe ne se sente surmené et que cela ne diminue le moral à la longue. Si nous procédons autrement, nous obtiendrons peut-être les mêmes résultats, tout en gardant les employés heureux. Je voulais attirer votre attention sur ce point car je sais combien la culture d’entreprise est importante pour vous. Cependant, je respecterai en fin de compte la décision que vous déciderez de prendre. »

2. Quand vous vous sentez surmené.

C’est normal de l’admettre. Parfois, nous nous sentons débordés au travail et avons tout simplement trop de choses à faire. Mais, comment dire à votre patron que vous avez trop de choses à faire sans passer pour un paresseux ou un mauvais joueur d’équipe ? Il est important d’être honnête, d’éviter de se plaindre et de proposer des solutions pour aider. Votre patron n’a peut-être aucune idée que la bande passante est un problème et vous pourriez lui rendre un énorme service. Voici un exemple :

« J’ai eu quelques difficultés à gérer le nombre de choses sur mon assiette en ce moment. Seriez-vous d’accord pour que je délègue et à car ils prennent la plupart de mon temps ? Notre nouvelle stagiaire a dit qu’elle avait un peu de disponibilité et j’aimerais beaucoup qu’elle soit formée au processus. »

3. Quand vous êtes malade.

Ne ressentez pas le besoin de vous excuser dans ces situations. Nous avons tous le droit d’être malades parfois. Faites votre note courte et douce sur la raison pour laquelle vous devez prendre un jour de congé. Voici un exemple:

« Malheureusement, je me suis réveillé en me sentant trop malade pour venir au bureau aujourd’hui. Je vais prendre un congé de maladie payé pour me reposer et me rétablir. Cependant, j’ai l’intention de vérifier mon courrier électronique périodiquement tout au long de la journée au cas où quelque chose d’urgent se produirait. N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions. J’espère être de retour au bureau demain ! »

Superviseur à employé

1. Quand une personnalité entre en conflit avec l’équipe.

Tout le monde ne va pas s’entendre sur le lieu de travail et lorsque cela se produit, cela a tendance à créer un environnement de travail inconfortable. Si les employés ne semblent pas pouvoir régler le problème eux-mêmes, tirez les deux à part en privé. Veillez à écouter les deux parties, à déterminer le véritable problème et à trouver une solution. Voici quelques façons d’entamer cette conversation :

« Je comprends qu’il y a un problème entre vous et… Je voulais vous prendre à part pour m’assurer que cela n’affectait pas votre travail et ceux qui vous entourent. J’ai prévu un moment pour vous et pour prendre un café ensemble à l’extérieur. Je pense qu’il serait bon pour vous de vous connecter en tant qu’individus et non en tant que collègues de travail. »

2. Lorsqu’un employé ne répond pas aux attentes mais a une attitude positive.

Il est difficile de dire à quelqu’un que vous appréciez sincèrement qu’il n’est pas performant. Cependant, attitude positive ou non, les performances des employés affectent l’ensemble de l’organisation, il est donc important d’en discuter de manière professionnelle. Pour cette conversation, nous recommandons d’aborder le problème, d’offrir des moyens d’aider et de rassurer. Voici un exemple:

« En tant que responsable, c’est mon travail de souligner les domaines dans lesquels vous devez vous améliorer. Cela permet de s’assurer que vous développez constamment votre ensemble de compétences ainsi que votre professionnalisme. Pour l’instant, j’aimerais que vous vous concentriez sur l’amélioration de vos compétences. Pour t’aider, j’adorerais mettre en place des séances de formation pour te mettre sur la bonne voie. »

3. Lorsqu’un employé n’est pas d’accord avec une décision de promotion ou de rémunération.

Lorsqu’il existe des possibilités d’avancement, il est naturel que les collègues deviennent compétitifs. Si vous avez promu quelqu’un par rapport aux autres, la jalousie peut s’ensuivre et si elle commence à poser problème, abordez-la immédiatement. Veillez à faire preuve d’empathie, mais aussi à défendre votre décision. Voici un exemple:

« Comme tu le sais, j’ai été promu mercredi. Je voulais avoir une discussion avec vous parce que je sais que vous avez exprimé votre intérêt pour cette opportunité. La raison pour laquelle j’ai choisi de vous promouvoir est qu’ils ont constamment atteint les objectifs des clients mois après mois. Ils excellent également dans les domaines suivants, qui sont autant de domaines dans lesquels je pense que vous pourriez vous améliorer. Je sais que vous recherchez une mobilité ascendante dans l’entreprise et ce n’est pas parce que cette opportunité n’a pas fonctionné qu’il n’y en aura pas d’autres. Je suis prêt à vous aider à y parvenir et j’aimerais vous mettre sur la voie du succès lors de futures opportunités. »

Entre employé

1. Comment demander de l’aide.

Parfois, ce gros projet sur lequel vous travaillez s’avère plus difficile que prévu et vous avez besoin d’un coup de main supplémentaire. Les employés peuvent éviter de demander de l’aide parce qu’ils ne veulent pas être perçus comme incompétents ou ennuyeux. Demander de l’aide quand on en a besoin n’est pas honteux, c’est intelligent. Soyez honnête avec ce que vous pouvez gérer et demandez de l’aide aux autres lorsque vous vous sentez débordé. Voici un exemple :

« Hé, j’ai commencé à travailler sur , mais je suis bloqué et c’est à rendre ce vendredi. J’ai vu que vous avez précédemment fait et la haute direction était très heureuse du résultat. Pourrais-je prévoir un peu de temps avec vous pour faire un brainstorming sur les approches potentielles ? »

2. Dire non.

Disons que votre collègue vous demande de l’aide sur un projet pour lequel vous n’avez pas le temps, ou qu’il vous demande de l’aide sur une mission pour laquelle vous avez très peu de connaissances (ou d’intérêt). C’est normal de dire non. Surtout si vous n’avez pas le temps. Cependant, nous sommes nombreux à avoir du mal à dire non sur le lieu de travail. La plupart d’entre nous veulent être appréciés et respectés, mais vous devez vous méfier de ceux qui pourraient profiter de vous. Voici un exemple de la façon de dire non:

 » J’aimerais beaucoup aider, mais je suis actuellement à pleine capacité en raison de quelques projets. Si c’est quelque chose qui peut être commencé la semaine prochaine, je serais heureux d’aider alors. Dans le cas où je termine mes projets plus tôt, je vous le ferai savoir. »

3. Faire face à un collègue distrait.

S’asseoir à côté de Chatty Cathy peut être divertissant au début, mais si la distraction commence à inhiber votre travail, il est temps d’avoir une conversation. Surtout, si le son de leur voix porte dans tout le bureau. Prenez gentiment votre collègue à part et ayez une véritable conversation. Veillez à garder leurs sentiments à l’esprit et restez respectueux tout au long de la conversation. Voici comment :

« J’ai vraiment aimé apprendre à te connaître, mais j’ai constaté que parfois je prends du retard dans mon travail à cause de nos conversations. Peut-être que nous pourrions prévoir du temps pour prendre un café une fois par semaine ? ».

Selon la professeure de pleine conscience et coach exécutif Kim Nicol, les gens quittent les managers, pas les entreprises. Encourager vos employés ou vos collègues à s’approprier les conversations de travail difficiles est un défi. Le conseil de Nicol : montrez l’exemple. Lorsqu’il s’agit de conversations inconfortables, comme demander un salaire à vos collègues ou dire non à un collègue, la communication est essentielle dans tout environnement de travail. Si vous êtes ouvert, on peut espérer que le reste de votre équipe le sera.

Pour plus de conseils et de statistiques sur les conversations difficiles au travail, consultez notre infographie ci-dessous.

L’Agence d’assurance-vie Haven offre ceci à titre d’information éducative seulement et ne cautionne aucune entreprise, personne ou stratégie discutée ici. Haven Life est une agence d’assurance vie en ligne offrant une assurance vie temporaire émise par Massachusetts Mutual Life Insurance Company.