Le secrétaire d’État de l’Ohio approuve et tient un registre des noms commerciaux. La loi de l’Ohio exige que les nouveaux noms commerciaux soient » distinguables sur les registres du bureau du secrétaire d’État » des autres noms commerciaux précédemment enregistrés (c’est-à-dire qu’ils ne soient pas en conflit). Par exemple, le nom d’une société à responsabilité limitée ne peut être enregistré que s’il peut être distingué de tous les noms commerciaux précédemment enregistrés et des noms de toutes les sociétés, sociétés à responsabilité limitée, sociétés en commandite et sociétés à responsabilité limitée existantes. Certains noms commerciaux sont soumis à des restrictions et/ou des exigences supplémentaires. Ce document a pour but de fournir des conseils et de répondre à certaines questions courantes concernant les normes de disponibilité des noms de l’Ohio.
Quand une entreprise doit-elle être distinguable sur les registres ?
Les types de noms d’entreprise suivants doivent être » distinguables sur les registres » des autres noms d’entreprise précédemment enregistrés qui maintiennent un statut » actif » ou » en attente » :
- Noms commerciaux
- Noms de sociétés
- Noms de sociétés à responsabilité limitée
- Noms de sociétés à responsabilité limitée
- Noms réservés
Lorsque le Secrétaire d’État reçoit un dépôt demandant l’enregistrement d’un nom commercial, nous effectuons une recherche dans nos dossiers pour déterminer s’il existe un conflit de noms. Par exemple, un nom commercial proposé sera comparé à tous les noms commerciaux précédemment enregistrés et aux noms de toutes les sociétés, sociétés à responsabilité limitée, sociétés en commandite et sociétés à responsabilité limitée précédemment enregistrées.
Si un dépôt demande un nom qui ne peut pas être distingué sur les registres d’un autre nom commercial précédemment enregistré, la demande crée un conflit de noms et généralement, le nouveau nom ne peut pas être enregistré. Par exemple, un dépôt demandant le nom « ABC Corp, » sera rejeté parce que le nom demandé entre en conflit avec le nom commercial existant « ABC, LLC. »
Noms fictifs
Il n’est pas nécessaire que les noms fictifs se distinguent sur les registres de tout autre nom précédemment enregistré. Cependant, un nom fictif n’offre aucune protection car il n’est pas nécessaire que les autres noms enregistrés puissent être distingués d’un nom fictif. Par exemple, si « Benny’s Ice Cream » est enregistré comme nom fictif, une société serait autorisée à enregistrer « Benny’s Ice Cream, Incorporated » parce que les noms ne sont pas tenus de se distinguer.
Noms de société en nom collectif
Les sociétés en nom collectif ont la possibilité de déposer leur nom commercial comme (1) un nom commercial, (2) un nom fictif ou (3) elles peuvent déposer le nom sur la déclaration d’autorisation de la société, auquel cas il est traité comme un nom fictif. Si une société en nom collectif dépose un enregistrement de nom commercial, le nom doit pouvoir être distingué dans le registre, comme décrit ci-dessus. Si une société en nom collectif dépose un nom fictif ou dépose une déclaration d’autorité de partenariat, alors le nom est traité comme un nom fictif, et comme décrit dans le paragraphe ci-dessus, le nom ne doit pas être distinguable dans les registres de tout nom enregistré précédemment.
Qu’en est-il si mon nom commercial n’est pas distinguable sur les registres ?
Généralement, si un nom commercial n’est pas distinguable sur les registres d’autres noms précédemment enregistrés, il ne peut pas être enregistré auprès du secrétaire d’État de l’Ohio et un nouveau nom commercial doit être choisi.
Un nom conflictuel ne peut être enregistré que si le consentement est obtenu du titulaire du ou des noms conflictuels. Pour enregistrer un nom conflictuel, veuillez soumettre le formulaire » Consentement pour l’utilisation d’un nom similaire » avec vos autres documents (par exemple, les articles de constitution en société) pour montrer que le consentement a été obtenu du titulaire précédent.
Que signifie le statut » Hold » d’un nom ?
Dans certaines circonstances, le secrétaire d’État de l’Ohio est autorisé à annuler la licence d’une entreprise. Par exemple, si une société ne paie pas l’impôt sur les franchises des sociétés pour une année donnée, notre bureau annulera la licence de la société après que le département des impôts de l’Ohio nous ait informés de la délinquance fiscale de. Toutefois, le secrétaire d’État est tenu de « conserver » le nom de l’entité annulée pendant un an à compter de la date d’annulation, afin de donner à l’entité une chance de se réintégrer (c’est-à-dire de payer les impôts en retard et de retrouver sa bonne réputation) en utilisant son nom commercial existant. Ainsi, les nouveaux noms commerciaux doivent pouvoir être distingués, dans les registres, des noms commerciaux précédemment enregistrés qui sont en « attente » pendant une période d’un an. Si la société annulée ne se réinscrit pas dans le délai d’un an, le nom redevient disponible pour l’enregistrement.
Veuillez noter qu’une société annulée (ou toute autre entité annulée) n’a pas le pouvoir de mener des activités commerciales et ne peut donc pas donner son consentement à l’utilisation d’un nom en conflit. Si le nom d’entreprise que vous proposez entre en conflit avec un nom en » attente « , vous pouvez enregistrer un nom différent ou attendre de voir si le nom devient disponible un an après la date d’annulation.
Lignes directrices générales sur la disponibilité des noms
Alors que le secrétaire d’État de l’Ohio détermine généralement si un nom est distinguable sur les registres, le code révisé de l’Ohio fournit les règles spécifiques suivantes sur la disponibilité des noms :
- L’utilisation de la ponctuation, des contractions ou des abréviations, ne distingue pas un nom d’un autre.
- « Knight and Day » ne se distingue pas de « Knight & Day. »
- « Hill Supermarket » ne se distingue pas de « Hill’s Supermarket. »
- « P.L.A.Y., Inc. » ne se distingue pas de Play, Inc.
- « Barnstormers » ne se distingue pas de « Barn-Stormers. »
- « Do Not Stop, Inc. » ne se distingue pas de « Don’t Stop, Co. »
- « Mister Coffee, LLC » ne se distingue pas de « Mr. Coffee, Ltd. »
- L’utilisation d’un article, tel que The, A, ou An, ou d’une conjonction, telle que And, But, ou Or, ne distingue pas un nom d’un autre.
- « The Big Company » ne se distingue pas de « A Big Company. »
- L’utilisation d’un ou de plusieurs mots désignant le type d’entité commerciale associée au nom, tels que « Company », « Corporation », « LP » ou « Limited Liability Company », ne permet pas de distinguer le nom d’un autre.
- « Barnstormers Ltd. » ne se distingue pas de » Barnstormers Co. «
- « Carpet, Inc. » se distingue de « Carpet Corps, Ltd.
- L’utilisation d’un temps ou d’un nombre différent du même mot ne permet pas de distinguer un nom d’un autre.
- « Hometown Bakery, LLC » ne se distingue pas de « Hometown Bakeries, Inc. »
En plus des règles expresses prévues dans le Code révisé de l’Ohio, le secrétaire d’État de l’Ohio applique les règles suivantes pour déterminer si un nom commercial proposé peut être distingué sur les registres :
- Les nombres dans un nom peuvent être utilisés pour distinguer un nom d’un autre si le nombre est formaté différemment dans chaque nom.
- « Roman Investments II » se distingue de « Roman Investments 2 » et de « Roman Investments Two. »
- L’ajout de lettres à un nom permet généralement de le distinguer d’un autre.
- « A Plumbing » se distingue de « AA Plumbing ».
- « ABC » se distingue de « AABC », « ABBC », « ABCC », « ABCD » et « AABBCC. »
- L’inversion des mots rend effectivement un nom distinct d’un autre nom utilisant les mêmes mots dans un ordre différent.
- « Energy First » se distingue de « First Energy. »
- L’utilisation de différentes orthographes phonétiques ou de variations orthographiques permet de distinguer un nom d’un autre.
- « Quickie Mart » se distingue de « Kwikee Mart » ou « Kwik-E-Mart. »
- « Computer Tech » se distingue de « Computer Tec. »
- Les mots mal orthographiés, intentionnellement ou non, n’entrent pas en conflit avec les mêmes mots correctement orthographiés.
- « 800-OPERATOR » se distingue de « 800-OPERATER ».
- Si le même mot de base est utilisé, les noms peuvent tout de même être considérés comme distincts.
- « Sam’s Cleaners » se distingue de « Sam’s Cleaning ».
- « Cleatus the Trucker » se distingue de « Cleatus’s Trucking ».
Langues étrangères
Les noms en langue étrangère n’entreront pas en conflit avec leur traduction anglaise. Par exemple, « La Fleur » signifie « The Flower » lorsqu’il est traduit en anglais. Cependant La Fleur n’entre pas en conflit avec une entreprise précédemment enregistrée nommée « The Flower. »
Mots inacceptables
Si un nom contient des blasphèmes ou des mots ou des phrases qui sont généralement considérés comme une injure contre un groupe ethnique, une religion, un sexe ou une hérédité, il est considéré comme inacceptable.
Affiliation gouvernementale
Le code révisé de l’Ohio interdit l’enregistrement d’un nom qui implique de manière incorrecte ou inappropriée que l’entreprise est affiliée à une agence gouvernementale. Par exemple, « I.R.S. » n’est pas un nom acceptable pour une entreprise non affiliée à l’Internal Revenue Service.
Règles spécifiques aux entités
Certains types d’entités commerciales sont soumis à la réglementation d’autres organismes d’État ou à des exigences et/ou des restrictions spécifiques en matière de nom. Voici un bref résumé de ces exigences.
Banques et fiducies
Un nom d’entreprise ne peut inclure aucun des mots suivants sans l’approbation préalable du surintendant des institutions financières : banque, banquier, banque ou fiducie, ou des mots de sens similaire dans toute autre langue. Cette règle s’applique même aux entreprises qui n’exercent pas d’activités bancaires ou fiduciaires. Par exemple, le nom West Bank Condominiums pour une société de développement de condominiums doit être approuvé par le surintendant des institutions financières avant de pouvoir être enregistré auprès du secrétaire d’État.
Agences d’assurance
Toutes les agences d’assurance, qu’elles soient nationales ou étrangères, doivent être enregistrées auprès du bureau du secrétaire d’État de l’Ohio. Les agences d’assurance nationales doivent s’inscrire auprès de notre bureau avant d’obtenir une licence d’assurance auprès du département des assurances de l’Ohio. Les agences d’assurance étrangères doivent s’inscrire auprès de notre bureau avant de pouvoir exercer leurs activités dans l’État de l’Ohio. Un propriétaire unique exploitant une agence d’assurance sous un nom fictif (ou supposé) qui n’est pas ou ne peut pas être enregistré comme nom commercial doit enregistrer le nom fictif/supposé auprès du secrétaire d’État.
Coopératives
Le nom de toute coopérative formée en vertu du chapitre 1729 du code révisé de l’Ohio doit inclure le mot ou l’abréviation : « coopérative », « coop », « coopérative », « coop », « association », « assn », « compagnie », « co », « incorporé », « inc », « corporation » ou « corp ». En outre, aucune entité commerciale ne doit utiliser le mot ou l’abréviation « coopérative », « coop », « coopérative » ou « coop » dans sa dénomination commerciale, sauf si (1) elle est organisée en vertu du chapitre 1729 ; (2) elle est organisée et fonctionne sur une base coopérative en vertu du chapitre 1702 ; (3) elle est organisée et fonctionne conformément aux lois sur les coopératives d’un autre État, du district de Columbia ou des États-Unis ; ou (4) elle est une coopérative de crédit d’État ou à charte fédérale.
Associations professionnelles juridiques
Les associations professionnelles juridiques ou les cliniques juridiques, qui forment une société professionnelle en vertu du chapitre 1785 du code révisé de l’Ohio, doivent suivre des directives spécifiques en matière de nom énoncées dans la règle III de la Cour suprême de l’Ohio. Le nom d’une association professionnelle juridique ou d’une clinique juridique doit (1) se terminer par « Co., Lpa » ou (2) utiliser les mots « Une association professionnelle juridique » directement sous le nom.
Réservations et transferts de noms
La loi de l’Ohio permet à une entreprise nationale ou étrangère de réserver un nom commercial avant d’enregistrer effectivement l’entreprise et d’obtenir une licence. La réservation d’un nom empêche une autre entreprise d’enregistrer ce même nom pendant que vous décidez si et quand vous devez vous enregistrer pour obtenir une licence commerciale. Une réservation de nom national ou étranger est valable pendant 180 jours à compter de la date de dépôt.
Un nom ne peut être réservé que s’il se distingue, sur les registres, des noms d’entreprises précédemment enregistrés ou réservés. En outre, une fois qu’un nom est réservé, les nouveaux noms d’entreprise doivent pouvoir être distingués sur les registres du nom réservé (en plus de tous les noms d’entreprise enregistrés précédemment, comme déjà discuté).
Le titulaire d’une réservation de nom ne peut pas donner son consentement à une autre entreprise pour enregistrer un nom d’entreprise indiscernable. Toutefois, la réservation de nom peut être transférée du titulaire initial à un autre. Pour transférer une réservation de nom d’un registrant à un autre, veuillez utiliser le formulaire « Mise à jour de l’enregistrement du nom ».
Veuillez noter que si un nom est réservé par un avocat, un cabinet d’avocats ou une société de services au nom d’un client, le nom ne doit pas être transféré au client avant l’enregistrement final.
Noms commerciaux
La loi de l’Ohio interdit l’enregistrement d’un nom commercial qui « indique ou implique que le demandeur est constitué en société » lorsque le demandeur n’est pas constitué en société. Voir la section 1329.02 du code révisé de l’Ohio. En d’autres termes, un propriétaire unique exploitant l’entreprise « Bob’s Fish Market » ne peut pas enregistrer le nom commercial « Bob’s Fish Market, Inc. » parce que l’entreprise n’est pas constituée en société.
Tous les noms commerciaux doivent pouvoir être distingués des marques commerciales, des marques de service et des autres noms commerciaux déjà enregistrés.
Marques commerciales et marques de service
Les marques commerciales et les marques de service sont enregistrées sans tenir compte des autres noms commerciaux déjà enregistrés auprès du bureau du secrétaire d’État. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire qu’elles puissent être distinguées sur les registres des noms commerciaux existants.
Caractères acceptés
La liste suivante représente les caractères acceptables à utiliser dans les dépôts de sociétés.
- Les lettres de l’alphabet anglais/américain
- Les chiffres arabes (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0)
- Les chiffres romains (I, II, IV, V, X, C, etc.)
- Symboles ( !, @, #, $, %, &, *, (,), -, +, =, « , ‘)
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